Version 30 (modified by msawkiewicz, 9 years ago)

--

Podręcznik użytkownika > Sprawy > Tworzenie, modyfikowanie, zamykanie i usuwanie spraw

Tworzenie, modyfikowanie, zamykanie i usuwanie spraw

Zakładanie nowych spraw

Sprawy rejestrowane są w teczkach. Zakładanie spraw w systemie eDokumenty jest możliwe w kilku miejscach:

  • w module Dokumenty poprzez dołączanie do sprawy
  • klikając ikonę w polu Numer sprawy w formularzach dodawania elementów takich jak zdarzenia czy dokumenty
  • w zakładce Sprawy w Katrotece klienta

W powyższych przypadkach korzystamy z podstawowego formularza tworzenia nowej sprawy


Podstawowe okno dodawania nowej sprawy

  • w module Sprawy, po kliknięciu przycisku Nowa sprawa w Pasku narzędzi, po wcześniejszym wyborze teczki w drzewie w panelu Teczki.


Formularz dodawania nowej sprawy w module Sprawy

Uwagi do wypełnienia wybranych pól

  • Obowiązkowo wypełniamy pola: Nazwa, Teczka, Typ sprawy oraz Odpowiedzialna/y.
  • Zaznaczenie checkboxa Generuj znak za polem Numer spowoduje automatyczne nadanie numeru sprawie wg wzoru zdefiniowanego w Panelu sterowania
  • Pola Prognozowana wartość, Progrnozowana data sprzedaży, Prognozowany koszt oraz Szacunek (prawdopodobieństwo otrzymania zlecenia) mają zastosowanie głównie dla spraw handlowych i są uzupełniane autoamtycznie po dodaniu elementów do listy w zakładce Pozycje wyświetlonej po zapisaniu sprawy.
  • W polu Przypomnienie możemy ustawić czy i z jakim wyprzedzeniem ma zostać wyświetlane przypomnienie o zakończeniu sprawy (wartość w polu przed terminem dotyczy terminu ustawionego w polu Data zakończenia).
  • Jeśli do sprawy dołączane są dokumenty, których papierowe wersje przechowywane są w jednym miejscu w biurze, możemy dodać informację o tym, wybierając z odpowiednią pozycję z listy Miejsce przechowywania
  • Pole Zainicjowano z, w którym wskazujemy dokument wyjściowy dla założenia sprawy, ma jedynie charakter informacyjny.
  • Więcej o raportach

Uwaga
Sprawy możemy tworzyć jedynie w teczkach, do których mamy dostęp.

Uwaga
Dostęp do nowo dodanej sprawy uzyskują autoamtycznie wszyscy użytkownicy posiadający dostęp do teczki, w której sprawa została utworzona.

Modyfikowanie spraw

Aby dokonać modyfikacji informacji o sprawie, dodać do niej zdarzenia, dokumenty, pozycje itd.:

  • w module Sprawy klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy wybraną sprawę na liście lub
  • zaznaczamy sprawę na liście, po czym klikamy przycisk Edytuj w Pasku narzędzi lub
  • klikamy sprawę na liście prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybieramy pozycję Edytuj.

Operacje te możemy wykonać również w zakładce Sprawy w Katrotece klienta.

Okno edycji sprawy składa się z kilku zakładek. Dodatkowo w lewym dolnym rogu umieszczony jest przycisk Historia, po kliknięciu którego wyświetlone zostaje okno zawierające informacje o zmianach w sprawie. W górnej części znajdziemy dwie grupy dodatkowych funkcjonalności: Sprawa oraz Dodatkowe zadania.

  • Przenieś sprawę - sprawy możemy przenosić pomiędzy teczkami wskazując docelową teczkę w drzewie Teczki lub Wykaz akt i kliknięciu OK. Znak przeniesionej sprawy nie ulega zmianie.
    Uwaga
    Jeśli przenoszona sprawa zawiera podsprawy, nie zostaną one przeniesione!
  • Gantt
    • Wykres Gantta - opcja ma zastosowanie głównie w przypadku spraw będących projektem. Po kliknięciu tej pozycji wyświetlany jest klasyczny wykres Gantta uwzględniający podział na podsprawy, z poziomu którego możemy tworzyć nowe zadanie klikając odnośnik Nowe zadanie na liście.


      Przykładowy wykres Gantta w sprawie

    • Obłożenie zasobów - wyświetlanie wykresu obciążenia zasobów przypisanych do zadań w sprawie.
  • Szablony projektów
    • Utwórz szablon projektu z bieżącej sprawy - wywołuje formularz generowania szablonu projektu.


      Formularz generowania szablonu sprawy

      Na liście wybieramy istniejący szablon lub definiujemy nowy po kliknięciu ikony , po czym klikamy Generuj szablon. Szablon możemy później modyfikować - więcej informacji na ten temat można znaleźć w osobnym artykule.
    • Utwórz strukturę z szablonu projektu - aby zastosować szablon projektu dla zapisanej sprawy, wybieramy go w oknie Utwórz z szablonu. Z szablonu zostaną przeniesione podsprawy i nazwy zadań. Zmiany w szablonie nie spowodują aktualizacji w sprawie, dla której szablon został zastosowany.


      Formularz wyboru szablonu projektu

  • Dodaj wpis w rejestrze - opcja umożliwiająca dodanie wpisu w rejestrze, o ile w systemie eDokumenty został wdrożony moduł Rejestry.
  • Sprawdź poziom uprawnień - wyświetlanie informacji o czynnościach, jakie możemy wykonać w danej sprawie


    Przykładowe okno z informacją o uprawnieniach w sprawie

  • Wyłącz dla mnie powiadamianie - po kliknięciu tej pozycji, nie będziemy otrzymywać żadnych powiadomień związanych ze sprawą, np. informacji o dodaniu nowego dokumentu czy komentarza.
  • Zmień stan licznika dla podteczki - jako podteczkę rozumiemy tutaj sprawę zawierającą podsprawy. Stan licznika, o którym mowa, ma zastosowanie dla znaków podspraw.
  • Komasowanie spraw - więcej na ten temat można przeczytać w osobnym artykule.

Zakładka Ogólne

Formularz w zakładce Ogólne jest formularzem dodawania nowej sprawy wzbogaconym o dodatkowe pola.


Okno edycji sprawy

  • Jeśli przed zapisem zostało uzupełnione pole Termin realizacji, obok list Status i stan wyświetlona zostaje ikona Zamknij sprawę.
  • Dodatkowo wyświetla się lista Procedura (więcej o procedurach)

Zakładka Terminarz


Zakładka Terminarz w oknie sprawy

Zawartość zakładki Terminarz jest zawężoną wersją modułu Zadania. Możemy tu zarządzać zdarzeniami powiązanymi w daną sprawą - analogicznie, jak w module Zadania. Różnica występuje w rodzaju widoków. W zakładce Terminarz zostały one zawężone do podstawowych typów: chronologicznego i listy. Dodatkowo pozycje możemy filtrować tak, aby wyświetlane były zdarzenia: dla spraw podrzędnych, cykliczne lub załatwione.

Zakładka Dokumenty


Zakładka Dokumenty w oknie sprawy

Zawartość zakładki Dokumenty jest zawężoną wersją modułu Dokumenty. Jeśli w sprawie zostały utworzone podsprawy, pod które podpięto dokumenty, to zaznaczenie filtra dokumenty spraw podrzędnych sprawi, zostaną one wyświetlone na liście.

Jakie dokumenty widzi użytkownik

W zależności od posiadanych uprawnień, zakres dostępnych dla użytkownika dokumentów może być różny. Zakładamy, że pracownik ma dostęp do sprawy i zakładce Uprawnienia w sprawie zostały mu nadane prawa: Odczyt oraz Zapis zadań i dokumentów (aby mógł samodzielnie dodawać dokumenty). Zestaw uprawnień pozwalający na odczyt dokumentów w sprawie przedstawia poniższa tabela.

Zakres dokumentów, które użytkownik może odczytać Wymagane uprawnienia
Użytkownik odczytuje wszystkie dokumenty w sprawie Uprawnienia przyznane w zakładce Uprawnienia w sprawie (poza wyżej wymienionymi): Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza
Prawo do odczytu w Zaawansowanych uprawnieniach na dokumencie
Użytkownik odczytuje tylko dokumenty dodane przez siebie brak prawa do odczytu w Uprawnieniach zaawansowanych na dokumencie
Użytkownik odczytuje dokumenty dodane przez siebie i takie,
do których jest uprawniony 		prawo do odczytu w Uprawnieniach zaawansowanych na dokumencie

Uwaga
To, że jakiś dokument jest widoczny na liście w zakładce Dokumenty, nie oznacza, że użytkownik może go odczytać.

Uwaga
Zarządzanie uprawnieniami dla spraw - globalnie - ma miejsce w Panelu sterowania (Maski praw do spraw).

Uwaga
Pozostałe uprawnienia, m.in. dostęp do danych powiązanych z kontaktem czy prawa do jednostek, nie mają wpływu na dostęp do dokumentów w sprawie.

Zakładka Cechy

Zawartość zakładki Cechy jest konfigurowalna w Panelu sterowania.


Przykładowa zawartość zakładki Cechy

Zakładka Pozycje

Pozycją w sprawie może być powiązany z nią produkt lub usługa, dlatego zakładka ta jest wypełniana głównie w przypadku spraw sprzedażowych. Elementami na liście zarządzamy korzystając z Paska narzędzi.


Zakładka Pozycje w sprawie

  • Aby dodać nowy element do listy, klikamy ikonę Nowy, po czym wypełniami formularz i klikamy OK.


Okno dodawania nowej pozycji w sprawie

  • Aby edytować pozycję, zaznaczamy ją na liście, po czym klikamy ikonę Edycja
  • Po zaznaczeniu pozycji na liście i kliknięciu ikony Usuń, znikną one z listy. Nie oznacza to jednak ich usunięcia z systemu!
  • Aby dodać większą ilość pozycji z Bazy produktów, klikamy przycisk Dodaj zbiorczo, a następnie w kolumnie Ilość podajemy - w odpowiednim wierszu - liczbę produktów, które mają zostać dodane. Klikamy przycisk Zamknij.
  • Pozycje z listy pozwalają na utworzenie dokumentów, które będą je zawierać. Można je dodać po kliknięciu ikony Generuj i wybraniu z listy żądanego typu: Zamówienie, Oferta, Faktura, Zapotrzebowanie, Wydanie zewnętrzne. Po utworzeniu dokumentu, zostanie on dodany do listy w zakładce Dokumenty.
  • Możemy także tworzyć dokumenty, które zawierają wszystkie pozycje z listy, na podstawie szablonów. Do tego celu konieczne jest uzupełnienie w zakładce Ogólne pola Klient, dla którego będzie utworzony plik. Aby go wygenerować, klikamy ikonę Z szablonu, wybieramy typ (ewentualnie zaznaczamy też checkbox załącznik w emailu, jeśli wygenerowany plik ma być od razu wysłany pocztą elektroniczną) i klikamy Generuj.


Generowanie pliku z pozycjami w sprawie

Uwaga
Utworzony w ten sposób plik nie pojawi się na liście w zakładce Dokumenty.

  • Do listy możemy również dodać pozycje z dowolnego dokumentu typu Zapotrzebowanie mającego status aktywny. W tym celu klikamy ikonę Kompletacja, po czym wybieramy elementy z wyświetlonej listy i klikamy Dodaj lub Dodaj i zamknij.


Okno wyboru pozycji z zapotrzebowań

  • Na bazie zaznaczonych na liście pozycji możemy tworzyć podsprawy (sprawy podrzędne). W tym celu klikamy ikonę Utwórz podsprawę z wybranych produktów. Wyświetlony formularz jest domyślnie uzupełniony danymi takimi, jak w zakładce Ogólne, a po jego zapisie w zakładce Pozycje na liście wyświetlone będę te, na podstawie których była tworzona podsprawa.

Zakładka Uprawnienia

W karcie Uprawnienia możemy zarządzać dostępem do spraw i podspraw. Zgodnie z powyższym zapisem, sprawa dodana do teczki, do której uprawniona jest pewna komórka organizacyjna, będzie widoczna dla wszystkich użytkowników z tego działu, jednak uprawnienia te możemy zmieniać dla poszczególnych pracowników.


Zakładka Uprawnienia w sprawie

Uprawnienia możemy przyznawać/odbierać poszczególnym pracownikom lub grupom pracowników - odpowiednią pozycję wybieramy z listy. Jeśli chcemy, aby wybrane osoby miały taki sam poziom dostępu do podspraw, zaznaczamy checkbox Propaguj uprawnienia przy zkładaniu podspraw.

Osoby (grupy) zaznaczone w oknie (oknach) po lewej stronie przenosimy na listę Uprawnieni przy pomocy niebieskich strzałek. Po wybraniu osób na liście w oknie Uprawnieni decydujemy, jakie akcje dani pracownicy mogą wykonać. W tym celu zaznaczamy odpowiednie opcje w sekcji Uprawnienia.

Uwaga
Aby wybrany pracownik mógł wykonywać czynności takie jak zapis zadań, oglądanie dokumentów itd., musi mieć zaznaczone prawo do odczytu i prawa do danych akcji.

Zakładka Komentarze

Zawartość zakładki Komentarze została opisana w osobnym artykule.

Zakładka Podsprawy

W karcie Podsprawy możemy tworzyć sprawy podrzędne. Przykładem zastosowania takiej funkcjonalności może być sprawa będąca projektem "Tworzenie witryny internetowej". Podsprawami w takim przypadku mogą być "Szablon graficzny", "CMS", "Moduł dedykowany".


Zakładka Podsprawy w sprawie

Podsprawami zarządzamy korzystając z Paska narzędzi.

  • Podsprawę dodajemy klikając ikonę Nowa sprawa. Formularz dodawania podsprawy jest taki sam, jak dla sprawy, a pola w zakładce Ogólne są automatycznie wypełnione na podstawie danych z karty Ogólne sprawy.

Uwaga
Po zapisaniu podsprawy, w jej nazwie zostaje dodany numer będący fragmentem znaku sprawy i oznaczający jej poziom, tzn. jeśli np. sprawa główna ma znak "DK.AS.012-2/15", to znakiem pierwszej dodanej do niej podsprawy będzie "DK.AS.012-2.1/15". Utworzenie podsprawy w tej podsprawie spowoduje, że dla tej najniższego poziomu wygenerowany zostanie znak "DK.AS.012-2.1.1/15" itd. Podsprawy podspraw wyświetlane są na liście w formie rozwijanego drzewa.

  • Aby utworzyć grupę podspraw, klikamy przycisk Nowa grupa spraw. [Grupy spraw Więcej o grupach >>
  • Okno edycji podsprawy wyświetlone zostaje po zaznaczeniu pozycji na liście i kliknięciu ikony Edytuj
  • Zaznaczone na liście podsprawy możemy usuwać po kliknięciu ikony Usuń i potwierdzeniu chęci wykonania tej operacji.
  • Aby zamknąć sprawę, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Oznacz sprawę jako załatwioną. Taka sprawa zostanie wyszarzona na liście, a w oknie jej edycji widoczna będzie zielona "wstęga" z napisem Zamknięta. W miejscu ikony Zamknij sprawę pojawi się przycisk Wznów sprawę.

Uwaga
Akcje edycji i usuwania podsprawy są dostępne również w menu rozwijanym po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy.

Zakładka Robocizna

Informacje o dodatkowych kosztach związanych z wykorzystaniem zasobów w sprawie mogą być gromadzone w zakładce Robocizna.


Zakładka Robocizna w sprawie

Korzystając z Paska narzędzi możemy:

  • dodawać elementy do listy bazując na zasobach zdefiniowanych w systemie (pola w sekcji Stawka uzupełniane są na podstawie informacji o zasobie, czas pracy określamy godzinowo (np. 12h) lub minutowo (np. 30m), pola w sekcji Podsumowanie są wypełniane automatycznie)


Okno dodawania pozycji do listy Robocizna

  • edytować zaznaczone pozycje
  • usuwać zaznaczone pozycje z listy
  • odświeżać listę.

Zamykanie i wznawianie spraw

W systemie eDokumenty możemy zamykać i otwierać ponownie wiele spraw jednocześnie. Jeśli sprawa zawiera podsprawy, mogą one być zamykane łącznie z nadrzędną.

Chcąc usunąć wiele spraw jednocześnie, zaznaczamy je na liście przytrzymując klawisz Ctrl, po czym klikamy ikonę Zamknij w Pasku narzędzi.


Okno zamykania spraw

Zamykane sprawy wyświetlane są z podziałem na teczki, w których zostały założone. Zmiana statusu spraw w teczkach dotyczy tylko tych wybranych do zamknięcia i nie ma wpływu na pozostałe sprawy w danej teczce. Podana w nawiasie liczba spraw jest sumą spraw nadrzędnych i wszystkich utworzonych do nich podspraw. Zamykając sprawy, możemy ustawić dla nich status:

  • Zakończony - oznacza zamknięcie sprawy, która została ukończona (np. oferta zaakceptowana przez klienta).
  • Nie zmieniaj statusu - status pozostaje bez zmian. Opcja ta ma zastosowanie w sytuacji, kiedy z jakiegoś powodu sprawa (np. projekt) nie została ukończona. Sprawa taka zostanie zamknięta, jednak jeśli jej status pozostanie ustawiony np. na W trakcie, będzie to dla nas informacja o tym, że sprawa nie dobiegła końca.
  • Ustaw status na... - status wybieramy z listy rozwijanej.

Checkbox Zamknij podrzędne zaznaczamy, jeśli chcemy, aby podsprawy zostały zamknięte automatycznie w chwili zamknięcia sprawy głównej.

Pojedynczą sprawę (wraz z podsprawami) możemy zamknąć z poziomu formularza sprawy. W tym celu klikamy ikonę umieszczoną za polem Status i stan.

Zamknięte sprawy mogą być wznawiane pojedynczo. Dotyczy to również spraw zawierających podsprawy, tzn. jeśli wznowimy sprawę, która była zamknięta wraz z podsprawami, to tylko sprawa główna zostanie wznowiona, a każda podsprawa będzie musiała być wznawiana osobno. Istnieją dwie drogi wznawiania spraw:

  • zamkniętą sprawę zaznaczamy na liście i wybieramy z Menu górnego pozycję Akcje > Wznów sprawę
  • edytując sprawę klikamy ikonę umieszczoną za polem Status i stan.

Uwaga
Aby mieć możliwość zamykania i wznawiania spraw, niezbędne jest posiadanie odpowiednich uprawnień systemowych - Prawa do zamykania spraw oraz Prawa do wznawiania spraw.

Usuwanie i przywracanie spraw

Aby usunąć sprawy, zaznaczamy je na liście i klikamy przycisk Usuń w Pasku narzędzi lub pozycję Usuń w menu rozwijanym po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy. Następnie potwierdzamy chęć wykonania tej operacji. Sprawa usuwana jest wraz z wszystkimi podsprawami.

Posiadając odpowiednie uprawnienia systemowe (Przywilej przywracania usuniętych spraw), usunięte sprawy możemy przywracać. Aby tego dokonać, zaznaczamy je na liście (przekreślone pozycje) i klikamy w Menu górnym pozycję Akcje > Przywróć usuniętą sprawę.

Zobacz także

Grupy spraw