Podręcznik użytkownika > Dokumenty > Modyfikacja i usuwanie dokumentów

Modyfikacja i usuwanie dokumentów

Okno edycji dokumentu możemy wyświetlić na jeden z kilku sposobów:

• zaznaczając dokument na liście i klikając ikonę Edycja w Pasku narzędzi
• klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy element na liście
• wybierając pozycję Edytuj z menu rozwiniętego po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy.

Okno edycji dokumentu ma postać okna dodawania dokumentu wzbogaconego o Pasek narzędzi i poszerzonego o dodatkowe zakładki. Zestaw przycisków w prawym dolnym rogu może różnić się od statusu dokumentu. Na przykład, jeśli dokument za status Zatwierdzono jego edycja może być zablokowana i wyświetla się jedynie przycisk Zamknij.

Pasek narzędzi

Pasek narzędzi w oknie dokumentu

Korzystając z Paska narzędzi w oknie dokumentu możemy wykonać następujace akcje (od lewej na powyższym rysunku):

• Przekazać dokument innym pracownikom.

Okno przekazywania dokumentu

• Aby przekazać dokument, z oknie po lewej stronie wybieramy osobę, po czym klikamy przycisk Do, DW lub UDW nad oknami po prawej stronie, w zależności od tego, kto ma być głównym odbiorcą, otrzymać kopię lub ukrytą kopię. Można też skorzystać z listy dystrybucyjnej.
  • Aby dodać treść, która wyświetli się w zakładce Instrukcje odbiorców, możemy wybrać pozycje z listy Wybierz instrukcję lub napisać własną w polu Instrukcje.
• Aby utworzyć zadanie dla związane z dokumentem dla siebie (checkbox Zlecający) lub odbiorcy (checkbox Wykonawca), należy w polu Na kiedy uzupełnić datę i godzinę rozpoczęcia zadania.
• Jeśli np. przekazaliśmy komuś zły dokument, możemy poprosić o jego zwrot. W tym celu zaznaczamy odpowiedni rekord na liście (wyszarzona pozycja z ikoną) i z Menu górnego wybieramy Akcje > Poproś o zwrot dokumentu. Użytkownik, któremu przekazaliśmy dokument, dostanie wiadomość o stosownej treści na komunikatorze, a klikając odnośnik w wiadomości, będzie mógł zwrócić dokument za pomocą przycisku Zwróć dokument.

• Zwrócić dokument - opcja dotycząca dokumentów wewnętrznych, które zostały nam przekazane.
• Odpowiedzieć na dokument - opcja ta wykorzystywana głównie w przypadku notatek służbowych i ma zastosowanie dla dokumentów wewnętrznych. Po kliknięciu Odpowiedz wyświetlony zostaje okno dokumentu z domyślnie wybranymi nadawcą i odbiorcą.
• Odpowiedzieć na dokument do wszystkich - jak wyżej, z tym że jeśli notatka była adresowana na kilku osób, nasza odpowiedź zostanie przesłana do wszystkich.
• Dołączyć dokument do sprawy - jest to alternatywny sposób wypełnienia pola Nr sprawy w zakładce Szczegóły. Po dołączeniu dokumentu do sprawy automatycznie tworzone jest powiązanie z tą sprawą. Usunięcie powiązania nie ma wpływu na przypisanie dokumentu do sprawy. Dokument może być dołączony tylko do jednej sprawy, natomiast powiązany z wieloma.
• Wyłączyć dokument ze sprawy - po zaznaczeniu tej opcji, pole Nr sprawy w zakładce Szczegóły zostaje wyczyszczone.
• Zarządzać zaawansowanymi uprawnieniami.
• Wyświetlić historię i informacje o kopiach dokumentu - otworzenie okna z informacjami o modyfikacji dokumentu oraz o jego kopiach.
  Uwaga
  Kopie dokumentów tworzymy zaznaczając je na liście i wybierając z Menu górnego pozycję Akcje > Utwórz kopię.
• Wydrukować historię dekretacji, generować pliki z szablonów i generować raporty.
  • Wydruk historii dekratacji zawiera informacje o datach i instrukcjach
  • Aby wygenerować plik z szablonu, pole Klient w zakładce Szczegóły nie może być puste. Wygenerowany dokument może być załącznikiem do wiadomości email lub/i załącznikiem do dokumentu (wyświetlonym w Panelu zarządzania załącznikami)
  • Więcej o raportach >>
• Utworzyć nowy dokument z istniejącego, konwertować na dokument innego typu, wysłać dokument pocztą elektroniczną, wysłać faksem, sprawdzić poziom uprawnień, przenieść dokument do kosza, oznaczyć jako załatwiony, dodać wpis w rejestrze, dodać przypomnienie.

Zakładki

• Dokument, czyli podgląd plików załączonych w Panelu zarządzania załącznikami. Dodatkowo - w kolumnie po prawej stronie - znajdują się podstawowe informacje o dokumencie, który edytujemy, zatem nie dotyczą wyświetlanych załączników.

Podgląd dokumentu w zakładce Dokument

Podgląd jest generowany dla plików: *.pdf, plików tekstowych oraz map bitowych. Dla formatów nieobsługiwanych istnieje możliwość pobrania pliku do podglądu. Każdy plik możemy pobrać na dysk klikając ikonę Pobierz do podglądu. Aby podpisać plik elektornicznie klikamy ikonę Podpisz. Dopasowanie okna do szerokości pliku, podląd pełnoekranowy oraz przechodzenie do podglądu kolejnych/poprzednich załączników odbywa się za pomocą paska ikon wyświetlonych po prawej stronie nad oknem podglądu.

• Instrukcje. Zawartość tej zakładki dotyczy dokumentów przekazanych jest generowana na podstawie wpisów w polu Instrukcje. Dodatkowo z poziomu tej zakładki, możemy dodawać zadania (które wyświetlają się w dolnej części zakładki) oraz wysyłać powiadomienia (np. o dodaniu nowego załącznika do dokumentu) do określonych osób - po kliknięciu ikony Powiadom.
• Powiązania. Miejsce, w którym możemy przeglądać klientów, sprawy lub inne dokumenty powiązane z edytowanym dokumentem oraz tworzyć, edytować i usuwać powiązania z innymi dokumentami.

Zakładka Powiązania

• Powiązania z innym dokumentem, sprawą lub klientem tworzymy klikając ikonę Dodaj powiązanie i wskazując elementy w odpowiednich polach. Jeśli chcemy dodać dokument, którego nie ma w systemie, klikamy ikonę Nowy dokument.

Okno tworzenia powiązań

Aby usunąć/edytować powiązanie, klikamy element na liście prawym przyciskiem myszy i wybieramy odpowiednią pozycję z rozwiniętego menu. Powiązania takie będą widoczne w zakładce Dokumenty w sprawach i kartotekach klientów lub w zakładce Powiązane w przypadku innych dokumentów.

• Komentarze. Szczegółowy opis zawartości zakładki znajduje można przeczytać w osobnym artykule.

Usuwanie i przywracanie dokumentów

Menu Usuń

Przenoszenie dokumentu do kosza jest możliwe na jeden z kilku sposobów:

• po zaznaczeniu dokumentu (dokumentów - przytrzymując klawisz Ctrl) na liście i wybraniu z menu Usuń w Pasku narzędzi pozycji Przenieś do kosza
• podczas edycji dokumentu po kliknięciu Dokument > Usuń w Pasku narzędzi
• po wybraniu pozycji Usuń w menu rozwiniętym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy elementu na liście.

Operację zatwierdzamy w wyświetlonym oknie potwierdzenia.

Aby trwale usunąć dokument musimy wyświetlić zawartość Kosza. W tym celu w drzewie w oknie Widok roboczy wybieramy pozycję Kosz. Następnie zaznaczamy na liście pozycje, które mają zostać usunięte i z menu Usuń w Pasku narzędzi wybieramy pozycję Usuń z kosza. Aby usunąć wszystkie elementy, klikamy Usuń > Opróżnij kosz

Chcąc przywrócić element(y) zaznaczamy go (lub kilka pozycji przytrzymując klawisz Ctrl) na liście z menu Usuń w Pasku narzędzi wybieramy pozycję Przywróć z kosza.