| Version 3 (modified by msawkiewicz, 8 years ago) |
|---|
Podręcznik użytkownika > Dzienniki > Rejestracja dokumentów w dziennikach
Rejestracja dokumentów w dziennikach
Rejestracji w module Dzienniki mogą podlegać dokumenty nadesłane, wysyłane oraz przekazywane wewnątrz organizacji wszystkich typów używanych w systemie. Dokumenty rejestrujemy w dziennikach korespondencji przychodzącej, wewnętrznej lub wychodzącej. Domyślnie w systemie dostępne są:
- Dziennik korespondencji przychodzącej
- Dziennik korespondencji wychodzącej
- Rejestr faktur przychodzących
- Rejestr faktur wychodzących.
Panel nawigacyjny Dzienniki
Uwaga
Drzewo dzienników możemy rozbudowywać tworząc własne dzienniki w Panelu sterowania.
Rejestracja
Rejestrację dokumentu rozpoczynamy od wybrania na drzewku w panelu nawigacyjnym Dzienniki odpowiedniego dziennika. Następnie klikamy odnośnik do formularza rejestracji w Pasku narzędzi. W szczególności wybierzemy:
- Korespondencję dla pism nadesłanych, rejestrowanych w dzienniku korespondencji przychodzącej
- Pismo dla pism rejestrowanych w dzienniku korespondencji wychodzącej
- Faktura dla faktur rejestrowanych w rejestrze faktur przychodzących.
Korespondencja przychodząca
Formularz rejestracji korespondencji przychodzącej
Opis pól
| Pole | Opis |
| Nr ewidencyjny | Numer generowany automatycznie po zapisaniu dokumentu |
| Nadawca | Pole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim - z listy kontrahentów - nadawcę pisma |
| Kategoria | Kategorie są definiowane w Panelu sterowania. Wybranie pozycji z listy powoduje uzupełnienie pól: Procedura, Przekaż do oraz Typ zgodnie z definicją kategorii |
| Dotyczy | Temat pisma |
| Procedura | Wybór procedury definiującej obieg dokumentu |
| Przekaż do | Z listy wybieramy pracownika, do którego ma być przekazany dokument po zapisie formularza rejestracji |
| Data wpływu | Data nadejścia pisma |
| Data pisma | Data utworzenia pisma (widniejąca na nadesłanym dokumencie) |
| Nr zewnętrzny | Numer nadesłanego pisma (dotyczy głównie korespondencji urzędowej) |
| Typ | Rodzaj dokumentu |
| Forma kontaktu | Informacja o tym, jak wpłynęło pismo |
| Uwagi | Miejsce na wpisanie dodatkowych informacji o piśmie |
W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Następny dokument. Jego kliknięcie powoduje zapisanie dokumentu i umożliwia rejestrację kolejnego (w tym samym dzienniku) bez ponownego otwierania okna. Kliknięcie OK powoduje rejestrację i zamknięcie okna.
Rejestracja pisma wychodzącego
Formularz rejestracji pisma wychodzącego pokrywa się z formularzem dokumentu typu Pismo.
Jeśli pismo istnieje już w systemie, korzystamy z formularza wyświetlonego po kliknięciu ikony Korespondencja, kiedy wybrany jest dziennik korespondencji wychodzącej. W pierwszym polu wyszukujemy dokument wpisując jego ID (ID odczytamy po kliknięciu znaku zapytania w prawym górnym rogu dokumentu) lub skanując kod kreskowy.
Formularz rejestracji pisma wychodzącego
Jak w przypadku korespondencji przychodzącej, po wypełnieniu danych, klikamy Rejestruj lub Następny dokument.
Uwaga
Jeśli osoba tworząca pismo wychodzące wybrała sposób wysyłki na dokumencie, zawartość pola Dyspozycja będzie zawężona.
Rejestracja faktury
Formularz rejestracji faktury przychodzącej pokrywa się z formularzem dokumentu typu Faktura zakupu.
Rejestracja umów
Jeśli w systemie zdefiniowano osobny dziennik dla umów, rejestracja takiego dokumentu odbywa się podobnie, jak wyżej, z tym że po wybraniu odpowiedniego dziennika, w Pasku narzędzi klikamy Umowa.
Porada
Po zapisie formularzy rejestracyjnych dokumentów generowany jest numer ewidencyjny. Należy zapisać go na papierowym oryginale nadesłanego dokumentu. Pozwoli to na łatwe odnalezienie go w systemie.Zarejestrowane dokumenty
Po rejestracji dokumentu w dzienniku, wpis ten będzie widoczny również w module Dokumenty.
Na podstawie wartości w polu Data wpływu automatycznie tworzone jest drzewo w panelu Dzienniki. Poniższy rysunek obrazuje, jak zostało rozbudowane drzewo po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji przychodzącej pism w sierpniu 2016 roku.
Przykładowy dziennik korespondencji
Uwaga
Aby wyświetlić nowe miesiące na drzewie dzienników, klikamy ikonę Odśwież umieszczoną nad drzewem.
Uwaga
Dokumenty mogą być rejestrowane w dziennikach również z poziomu modułu Dokumenty
