| Version 2 (modified by msawkiewicz, 8 years ago) |
|---|
Podręcznik użytkownika > Dzienniki > Rejestracja dokumentów w dziennikach
Rejestracja dokumentów w dziennikach
Rejestracji w module Dzienniki mogą podlegać dokumenty nadesłane, wysyłane oraz przekazywane wewnątrz organizacji wszystkich typów używanych w systemie. Dokumenty rejestrujemy w dziennikach korespondencji przychodzącej, wewnętrznej lub wychodzącej. Domyślnie w systemie dostępne są:
- Dziennik korespondencji przychodzącej
- Dziennik korespondencji wychodzącej
- Rejestr faktur przychodzących
- Rejestr faktur wychodzących.
Panel nawigacyjny Dzienniki
Uwaga
Drzewo dzienników możemy rozbudowywać tworząc własne dzienniki w Panelu sterowania.
Rejestracja
Rejestrację dokumentu rozpoczynamy od wybrania na drzewku w panelu nawigacyjnym Dzienniki odpowiedniego dziennika. Następnie klikamy odnośnik do formularza rejestracji w Pasku narzędzi. W szczególności wybierzemy:
- Korespondencję dla pism nadesłanych, rejestrowanych w dzienniku korespondencji przychodzącej
- Pismo dla pism rejestrowanych w dzienniku korespondencji wychodzącej
- Faktura dla faktur rejestrowanych w rejestrze faktur przychodzących.
Korespondencja przychodząca
Formularz rejestracji korespondencji przychodzącej
Opis pól
| Pole | Opis |
| Nr ewidencyjny | Numer generowany automatycznie po zapisaniu dokumentu |
| Nadawca | Pole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim - z listy kontrahentów - nadawcę pisma |
| Kategoria | Kategorie są definiowane w Panelu sterowania. Wybranie pozycji z listy powoduje uzupełnienie pól: Procedura, Przekaż do oraz Typ zgodnie z definicją kategorii |
| Dotyczy | Temat pisma |
| Procedura | Wybór procedury definiującej obieg dokumentu |
| Przekaż do | Z listy wybieramy pracownika, do którego ma być przekazany dokument po zapisie formularza rejestracji |
| Data wpływu | Data nadejścia pisma |
| Data pisma | Data utworzenia pisma (widniejąca na nadesłanym dokumencie) |
| Nr zewnętrzny | Numer nadesłanego pisma (dotyczy głównie korespondencji urzędowej) |
| Typ | Rodzaj dokumentu |
| Forma kontaktu | Informacja o tym, jak wpłynęło pismo |
| Uwagi | Miejsce na wpisanie dodatkowych informacji o piśmie |
W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Następny dokument. Jego kliknięcie powoduje zapisanie dokumentu i umożliwia rejestrację kolejnego (w tym samym dzienniku) bez ponownego otwierania okna. Kliknięcie OK powoduje rejestrację i zamknięcie okna.
Rejestracja pisma wychodzącego
Formularz rejestracji pisma wychodzącego pokrywa się z formularzem dokumentu typu Pismo.
Jeśli pismo istnieje już w systemie, korzystamy z formularza wyświetlonego po kliknięciu ikony Korespondencja, kiedy wybrany jest dziennik korespondencji wychodzącej. W pierwszym polu wyszukujemy dokument wpisując jego ID (ID odczytamy po kliknięciu znaku zapytania w prawym górnym rogu dokumentu) lub skanując kod kreskowy.
Formularz rejestracji pisma wychodzącego
Jak w przypadku korespondencji przychodzącej, po wypełnieniu danych, klikamy Rejestruj lub Następny dokument.
Rejestracja faktury
Formularz rejestracji faktury przychodzącej pokrywa się z formularzem dokumentu typu Faktura zakupu.
Rejestracja umów
Jeśli w systemie zdefiniowano osobny dziennik dla umów, rejestracja takiego dokumentu odbywa się podobnie, jak wyżej, z tym że po wybraniu odpowiedniego dziennika, w Pasku narzędzi klikamy Umowa.
Porada
Po zapisie formularzy rejestracyjnych dokumentów generowany jest numer ewidencyjny. Należy zapisać go na papierowym oryginale nadesłanego dokumentu. Pozwoli to na łatwe odnalezienie go w systemie.Zarejestrowane dokumenty
Po rejestracji dokumentu w dzienniku, wpis ten będzie widoczny również w module Dokumenty.
Na podstawie wartości w polu Data wpływu automatycznie tworzone jest drzewo w panelu Dzienniki. Poniższy rysunek obrazuje, jak zostało rozbudowane drzewo po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji przychodzącej pism w sierpniu 2016 roku.
Przykładowy dziennik korespondencji
Uwaga
Aby wyświetlić nowe miesiące na drzewie dzienników, klikamy ikonę Odśwież umieszczoną nad drzewem.
Uwaga
Dokumenty mogą być rejestrowane w dziennikach również z poziomu modułu Dokumenty
