Przewodnik użytkownika > Obsługa dokumentów typu Delegacja oraz Zaliczka

Menu

1. Delegacja
2. Koszty podróży

System eDokumenty od wersji numer 3.8.31-beta obsługuje dokumenty typu Delegacja oraz Zaliczka. Proces ten jest obsługiwany przez procedurę DELEGACJA KRAJOWA, która dzieli się na kilka etapów:

• wypełnienie wniosku,
• oszacowanie wniosku i rejestracja kosztów,
• akceptacja kierownika,
• akceptacja szefa,
• rozliczenie delegacji.

Delegacja

Pierwszym krokiem w procesie jest wypełnienie wniosku delegacji. Formularz delegacji składa się z podstawowych pól jak pokazano na rysunku poniżej:

(Delegacja)

Po wypełnieniu formularzu oraz zapisaniu pojawiają się dodatkowe zakładki:

• Koszty podróży
• Rozliczenie

W tym momencie możemy zakończyć pierwszy etap procedury - Wypełnienie wnioskuklikając zaakceptuj.

(Akceptacja wypełnionego wniosku)

Po zaakceptowaniu wypełnienia wniosku pojawia się informacja, iż etap ten jest zakończony:

(Wypełniony wniosek)

Wniosek przechodzi do następnego etapu, jakim jest oszacowanie wniosku i rejestracja kosztów.

Przejdź do menu

Koszty podróży

Następnym etapem jest oszacowanie i rejestracja kosztów podróży. W ramach zakładki Koszty podróży możemy zarejestrować wszystkie odbyte podróże w ramach danej delegacji oraz wpisać koszty tych podróży, które posłużą do rozliczenia delegacji:

(Koszt podróży)

Po zarejestrowaniu kosztu na zakładce Rozliczenie zaktualizuje się wartość w polu Koszty podróży (jeśli nie zrobi się to automatycznie należy użyć przycisku Odśwież listę z paska przycisków).

Oprócz ręcznego dodawania kosztów podróży możemy również wygenerować podstawowe koszty związane z delegacją takie jak wyjazd na delegację i przyjazd z delegacji. Służy do tego ikona po kliknięciu której otrzymujemy komunikat zatwierdzający generowanie:

(Potwierdzenie generowanie podstawowych kosztów podróży)

Zatwierdzenie skutkuje wygenerowaniem kosztów jak pokazano na poniższym zrzucie:

(Podstawowe koszty)

W przypadku jeśli wybrany zasób będzie posiadał wypełnione pole "Stawka podstawowa" oraz adres klienta umieszczony w polu "Dokąd" będzie posiadał wypełnione pole "Odległość" system automatycznie obliczy wartość tej podróży. W przeciwnym przypadku należy ręcznie wprowadzić dane podróży, co pokazuje poniższy rysunek:

(Uzupełnianie kosztów podróży)

Po uzupełnieniu danych widoczne jest wyliczenie kosztów podróży:

(Uzupełnione koszty podóży)

Rozliczenie delegacji

Zakładka rozliczenie umożliwia wprowadzenie dodatkowych kosztów związanych z delegacją. Wprowadzenie kosztu można dokonać na dwa sposoby:

• Szybkie dodanie nowego dokumentu typu Faktura VAT - przycisk nowy z ikoną plusika
• Utwórz fakturę VAT - przycisk nowy bez ikony plusika

Różnica w działaniu polega na tym, że w przypadku nowy bez plusika definiujemy fakturę poprzez formularz natomiast z plusikiem opcja pozwala na automatyczne dodanie faktury pomijając formularz.

(Rozliczenie delegacji)

Po dodaniu kosztu możemy go edytować bezpośrednio z listy. Edycji podlegają pola Opis oraz Wartość (brutto). Zatwierdzenie odbywa się poprzez wyjście z pola lub kliknięcie przycisku ENTER. Po aktualizacji dokumentu następuje aktualizacja podsumowania delegacji.

W przypadku podsumowania dodatkowo mamy możliwość wypełnienia takich danych jak:

• Ryczałt za przejazdy
• Diety
• Noclegi ryczałty

Wszystkie te pola są edytowane bezpośrednio z listy wystarczy kliknąć w pole, wprowadzić wartość i zatwierdzić.

(Podsumowanie rozliczenia)

Zaliczka

Formularz zaliczki składa się z podstawowych pól jak pokazano na rysunku poniżej:

(Zaliczka)

Rozliczenie zaliczki

Po wypełnieniu formularzu oraz zapisaniu pojawia się dodatkowa zakładka Rozliczenie:

(Rozliczenie zaliczki)

Podobnie jak w przypadku zakładki Rozliczenie na Delegacji tak samo działa zakładka Rozliczenie dla Zaliczki (dodanie oraz edycji kosztu).

Dodatkowe uwagi

W przypadku faktur tworzonych do rozliczania kosztów delegacji oraz zaliczek nie ma obecnie możliwości podglądu ich bezpośrednio z listy dokumentów.

W momencie przekazywania delegacji lub zaliczki automatycznie następuje przekazanie tych faktur zgodnie z deklaracją dla dokumentu nadrzędnego.

Akcja workflow Eksport dokumentu do systemu zew również automatycznie eksportuje dokumenty podrzędne w przypadku eksportu delegacji lub zaliczki.