Panel zarządzania załącznikami

Panel zarządzania załącznikami wyświetlany jest w wielu miejscach w systemie, np. w oknie dokumentu czy zdarzenia. Służy on do magazynowania plików powiązanych z danym dokumentem, zdarzeniem etc.


Rysunek 1: Panel zarządzania załącznikami

Lista załączników zgromadzona jest w tabeli, a zarządzanie nimi odbywa się przy pomocy przycisków po prawej stronie lub z poziomu menu rozwijanego po kliknięciu elelemntu na liście prawym przyciskiem myszy. Z pozomiu listy możemy odczytać, czy:

• plik jest tylko do odczytu ()
• plik jest zablokowany ()
• plik jest oznaczony jako treść dokumentu ()
• plik jest zaszyfrowany ()
• plik jest podpisany elektronicznie ()

Uwaga
Pojedyncze kliknięcie elementu na liście lewym przyciskiem myszy spowoduje, że plik zostanie pobrany na dysk twardy.

Akcje dostępne pod przyciskami

Pliki możemy dodawać:

• z dysku lokalnego (naszego dysku twardego)
• z lokalizacji (podajemy adres URL pliku, który ma zostać dodany)
• z serwera (z Eksploratora plików)

po wybraniu odpowiedniej opcji w listy Dodaj.

Jeśli na naszym stanowisku zainstalowano komponent !ScanServer i podłączony jest skaner, plik możemy dodać bezpośrednio ze skanera po kliknięciu przycisku Skanuj.

Rysunek 2: Dodawnie załącznika ze skanera: eDokumenty ScanServer

Aby usunąć pliki z listy, należy je zaznaczyć (przytrzymując klawisz Ctrl) i kliknąć przycisk Usuń

Aby wysłać pliki jako załącznik do wiadomości email, należy zaznaczyć je na liście i kliknąć przycisk Wyślij emailem.

Może się tak zdarzyć, że dwie osoby w tym samym czasie edytują np. dokument i dodają/usuwają załączniki. Zmiany takie widoczne są po kliknięciu przycisku Odśwież.

Z poziomu menu Akcje możemy wykonać następujące czynności:

• oznaczyć załącznik jako treść (taki plik w momencie generowania np. pisma z szablonu system automatycznie oznaczy jako treść dokumentu)
• utworzyć elektroniczny podpis (wybrany z listy Certyfikatów pieczęci elektronicznej znajdujących się w systemie)
• sprawdzić integralność (podpisu elektronicznego dla wybranego pliku)
• pobrać wszystkie załączniki w postaci archiwum *.zip na dysk twardy (Pobierz wszystkie).

Uwaga
W zależności od miejsca, gdzie widoczny jest panel zarządzania załącznikami, zakres przycisków po prawej stronie może być różny, np. w dokumentach dostępne będą wszystkie operacje, natomiast w przypadku zdarzeń pominięty został przycisk Akcje.

Menu rozwijane

Menu rozwijane zostaje wyświetlone po kliknięciu elementu na liście załączników prawym przyciskiem myszy. Pozycje Dodaj nowy i Usuń pokrywają się z akcjami pod przyciskami Dodaj - z dysku lokalnego oraz Usuń.

Rysunek 3: Menu rozwijane na liście załączników

• Nowa wersja. Jeśli wprawdzamy zmiany w pliku załącznika na dysku twardym, a plik ten znajduje się na liście załączników, możemy taki plik nadpisać w systemie eDokumenty klikając Nowa wersja i wybierając plik ze zmianami z dysku. Nazwa elementu na liście nie ulega zmianie. Dodając nową wersję możemy odznaczyć opcje tylko do odczytu lub indeksuj zawartość (dla plików *.odt, *ods, *.pdf, *.txt).
• Podmień z propagacją - podmiana pliku bez weryfikacji zmian
• Pozycje Otwórz do edycji, Zatwierdź zmiany, Wycofaj zmiany oraz Odblokuj związane są z edycją pliku przy użyciu Active Folder. Więcej na ten temat można przeczytać w osobnym artykule.
• Porównaj pliki - opcja zarezerwowana dla dwóch plików (tekstowych i *.pdf). Po zaznaczeniu ich na liście i kliknięciu Porównaj pliki zostaje wyświetlone okno, w którym zostaje wyświetlony podgląd treści z informacją o zmianach - co dodano/usunięto z pierwszego pliku.
• Pokaż wersje - wyświetlanie okna z listą wersji i informacjami o dacie dodania i osobie dodającej nową wersję
• Właściwości - okna z informacjami o pliku zgromadzonymi w zakładkach.

Rysunek 4: Okno Właściwości

• W zakładce Ogólne znajdują się informacje o typie pliku, jego autorze, rozmiarze, dacie dodania i ostatniej modyfikacji
• Zawartość zakładki Wersje pokrywa się z oknem Pokaż wersje
• W zakładce Historia wyświetlona jest tabela Historia zmian
• Jeśli podczas dodawania załącznika zaznaczony został checkbox indeksuj zawartość, zaindeksowana treść zostanie wyświetlona w ostatniej zakładce.