Podręcznik użytkownika > Dokumenty > Uprawnienia do dokumentów

Uprawnienia do dokumentów

Zakres czynności, które możemy wykonywać na dokumentach, jest zależny od uprawnień przyznawanych na różnych poziomach. Dokumenty możemy:

• dodawać
• odczytywać
• edytować
• usuwać.

Dostęp do dokumentów

Dokumentami możemy zarządzać w module Dokumenty oraz z poziomu m.in. kartoteki klienta lub sprawy.

Jakie dokumenty widzimy

Abyśmy mogli zapoznać się z dokumentem, nie może nam zostać zabrane prawo do odczytu w zaawansowanych uprawnieniach na dokumencie. Wtedy:

• możemy otworzyć dokumenty utworzone przez nas
• możemy otworzyć dokumenty otrzymane
• możemy otworzyć dokumenty ze spraw, do których mamy dostęp - szczegóły
• możemy otworzyć dokumenty na stanowiskach, do których mamy dostęp (stanowisko wybieramy na drzewku w panelu nawigacyjnym Pozostałe stanowiska - więcej)

Kiedy możemy dodawać dokumenty

• dokumenty możemy dodawać, jeśli posiadamy uprawnienia systemowe do Tworzenia i do Edycji dokumentów

Kiedy możemy edytować dokumenty

Do edycji dokumentów niezbędne jest posiadanie uprawnienia systemowego Edycja dokumentów. Wtedy:

• możemy edytować dokumenty dodane przez nas
• możemy edytować dokumenty otrzymane
• możemy edytować dokumenty, na których mamy zaawansowane uprawnienia do edycji
• możemy edytować dokumenty ze spraw, do których mamy dostęp - szczegóły
• możemy edytować dokumenty, do których mamy zaawansowane uprawnienia odczyt i zapis na dokumencie
• dokumenty na stanowiskach, do których mamy prawa, tzw. prawa do jednostek

Kiedy możemy usuwać dokumenty

Aby przenosić dokumenty do kosza, niezbędne jest posiadanie uprawnienia systemowego Usuwanie. Aby dodatkowo móc usuwać dokumenty z kosza, potrzebne jest uprawnienie systemowe Usuwanie z kosza. Wtedy:

• możemy usuwać dokumenty dodane przez nas
• możemy usuwać dokumenty ze spraw, do których mamy dostęp - szczegóły
• możemy usuwać dokumenty na stanowiskach, do których mamy prawa, tzw. prawa do jednostek
• możemy usuwać dokumenty, do których mamy zaawansowane uprawnienia na dokumencie (odczyt i edycja)

Uwaga
Aby mieć dostęp do dokumentu ze sprawy lub kartoteki klienta, nie musimy mieć uprawnień do tej sprawy lub kartoteki klienta. Wystarczy, że dokument zostanie nam przekazany lub nadane zostaną na nim zaawansowane uprawnienia do odczytu (i edycji).

Przyznawanie uprawnień do dokumentów

Uprawnienia zaawansowane na dokumencie

Kiedy utworzymy dokument w sprawie lub kartotece klienta, dostęp do niego będą miały osoby posiadające dostęp do sprawy lub klienta. Może się jednak zdarzyć, że będziemy chcieli udostępnić dokument pracownikowi, który nie ma dostępu do sprawy lub luźny dokument utworzony w module Dokumenty na naszym koncie. Wykorzystujemy w tym celu uprawnienia zaawansowane do dokumentu.

Okno zarządzania uprawnieniami do dokumentu wyświetlane jest po kliknięciu ikony Uprawnienia zaawansowane w Pasku narzędzi w formularzu dokumentu (ikona ).

Okno nadawania uprawnień do dokumentów

Uprawnienia do edytowanego dokumentu przyznajemy pojedynczym pracownikom (na stanowiska) lub grupom pracowników. Odpowiednią opcję wybieramy z listy (po lewej stronie na górze ekranu). Następnie, w oknie poniżej, zaznaczamy pracowników/grupy/stanowiska (w dwóch pierwszych przypadkach przytrzymujemy klawisz Ctrl aby zaznaczyć kilka elementów), po czym klikamy strzałkę . Aby przenieść wszystkie elementy między listami, klikamy podwójną strzałkę .

Następnie zaznaczamy elementy na liście Uprawnieni i zaznaczamy - w sekcji Uprawnienia poniżej checkboxy:

• odczyt, jeśli chcemy nadać prawo do tylko odczytu
• edycja, jeśli chcemy nadać prawo do modyfikacji (aby uprawnienie działało, musi być zaznaczony również odczyt)
• zarządzanie, jeśli chcemy nadać możliwość przyznawania uprawnień do dokumentu (aby uprawnienie działało, muszą być zaznaczone powyższe opcje).

Aby odebrać użytkownikowi lub grupie użytkowników uprawnienia do dokumentów, zaznaczamy ich - pojedynczo - na liście Uprawnieni i odznaczamy wszystkie checkboxy w sekcji Uprawnienia.

Jeśli dokument zostanie dodany np. w sprawie lub na kartotece klienta, będzie on widoczny dla wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp do danej sprawy/kartoteki klienta. Możemy jednak udostępnić ten dokument jedynie osobom z listy Uprawnieni zaznaczając checkbox udostępnij tylko uprawnionym użytkownikom nad listą uprawnionych.

Uprawnienia systemowe

Prawa systemowe do tworzenia, edycji, przenoszenia do kosza i usuwania z kosza dokumentów nadawane są w kartotekach pracowników. Szczegółowy opis zarządzania uprawnieniami systemowymi i praw do jednostek można przeczytać w osobnym artykule.

Uprawnienia systemowe dotyczące wybranych typów dokumentów:

• Przywilej pozwalający na edycję kosztów faktury VAT
• Dokumenty > Płatność: pozwala na zarządzanie zawartością zakładki Płatność (dodawanie, edycja, usuwanie)
• Edycja waluty na dokumentach, jeśli domyślna waluta została oznaczona jako zablokowana
• Podgląd daty przeczytania dokumentów
• Podgląd poprzednich dekretacji dokumentów
• Przywilej edycji i zarządzania dokumentem dla tworzącego dokument po jego przekazaniu
• Przywilej podglądu marży na pozycji dokumentu
• Przywilej wprowadzenia ujemnej marży na pozycji dokumentu
• Przywilej pokazywania w historii dokumentu kiedy i przez kogo dokument został przeczytany

Zobacz także

• Przeglądanie dokumentów