Podręcznik użytkownika > Dokumenty > Dodawanie, modyfikacja i usuwanie dokumentów

Dodawanie, modyfikacja i usuwanie dokumentów

Zarządzanie dokumentami obejmuje następujące czynności:

• Dodawanie nowych dokumentów
• Modyfikacja dokumentów
• Usuwanie i przywracanie dokumentów

Powyższe operacje możemy wykonać z poziomu zakładki Dokumenty w innych miejscach w systmie, np. w Sprawie czy Kartotece klienta.

Dodawanie nowych dokumentów

Aby dodać nowy dokument w module eDokumenty, klikamy ikonę Nowy w Pasku narzędzi i z rozwiniętej listy wybieramy typ dokumentu. W zależności od typu dokumentu, zostaje wyświetlony odpowiednio zdefiniowany formularz. Poniżej szczegółowo opisano proces dodawania podstawowych typów dokumentów:

• Pismo
• Faktura
• Notatka służbowa
• Email
• Oferta
• Płatność
• Zamówienie
• Przesunięcie międzymagazynowe
• Przyjęcie zewnętrzne, Wydanie zewnętrzne
• Zapotrzebowanie
• Umowa
• Zwrotka
• Dokumenty z wzorów/szablonów
• Dokumenty z dysku

Nowe pismo

Formularz dodawania nowego pisma składa się z zakładki Szczegóły

Okno dodawania dokumentu typu Pismo

Uwagi do wypełniania wybranych pól

• W polach Nadawca, Odbiorca znajduje się dodatkowe menu, rozwijane po kliknięciu ikony . Z poziomu tego menu możemy dodać klienta, którego nie ma w bazie, zaznaczyć checkbox Pokazuj adresy osób kontaktowych (wyszukiwanie obejmuje Bazę klientów i bazę Moje kontakty) lub skorzystać z zaawansowanej wyszukiwarki kontrahentów.
• W polu Miejsce wskazujemy miejsce przechowywania (oryginału) dokumentu, np. szafa w sekretariacie. Jeśli jakieś miejsce nie jest zdefiniowane, możemy je dodać po kliknięciu ikony
• W polu Nr "R-ki" wpisujemy numer z naklejki na liście poleconym. Numer taki może być generowany po kliknięciu ikony (po wcześniejszej konfiguracji w plicu config.inc). Stan licznika (fragment numeru R-ki) zmieniamy klikając ikonę
• Z listy Dyspozycja wybieramy sposób dostarczenia (np. list polecony). Zaznaczenie checkboxa Kurier sprawi, że system automatycznie zaznaczy przypisanego kuriera na podstawie adresu wybranego w polu Odbiorca
• W polu Doręczono wybieramy datę dostarczenia do adresata
• W polu Kategoria określamy typ pisma, np. zapytanie ofertowe. Jeśli na liście nie ma odpowiedniej kategorii, możemy ją dodać po kliknięciu ikony .

W dolnej części okna znajduje się Panel zarządzania załącznikami.

Dokument zapisujemy klikając Zapisz lub OK (Zapisz + Zamknij)

Nowa faktura

Niezależnie od rodzaju faktury (zakupu czy sprzedaży), korzystamy z tego samego okna. Jedyną różnicą są domyślnie wybrane wartości w polach Sprzedawca i Nabywca przy dodawaniu faktury. Pełny formularz wprowadzania tego dokumentu zostaje wyświetlony po uzupełnieniu podstawowych danych w zakładce Szczegóły i kliknięciu przycisku Zapisz.

Pełny formularz wprowadzania faktury

Uwagi do wypełniania wybranych pól_

• Zakładka Szczegóły
  • Menu rozwijane po kliknięciu ikony . Z poziomu tego menu możemy dodać klienta, którego nie ma w bazie, zaznaczyć checkbox Pokazuj adresy osób kontaktowych (wyszukiwanie obejmuje Bazę klientów i bazę Moje kontakty) lub skorzystać z zaawansowanej wyszukiwarki kontrahentów.

• Jeśli odbiorca dokumentu jest inny niż w polu Nabywca, możemy go wskazać w polu Odbiorca.
• Okno rozpisywania na stawki VAT wyświetlane jest po kliknięciu ikony

Okno Rozpis na stawki VAT

• W polu Zapłacono wpisujemy kwotę brutto w domyślnej walucie. Wybranie daty w polu Data zapłaty powoduje automatyczne uzupełnienie pola Zapłacono o kwotę brutto, na którą wystawiona jest faktura. Uwaga
  Faktury zaliczkowe i korygujące nie sa obsługiwane.
• Z listy Dyspozycja wybieramy sposób dostarczenia dokumentu
• Pole Koszt związane jest z dyspozycją i jest wypełniane automatycznie po wybraniu pozycji w listy Dyspozycja.
• Wartość w polu Nr konta możemy wybrać z listy (nr konta kontrahenta) lub wpisać ręcznie.
• Więcej o procedurach >>
• W polu Doręczono podajemy datę dostarczenia dokumentu do adresata

Dodawanie nowej faktury - zakładka Pozycje

• Zakładka Pozycje

Do obsługi zawartości listy w zakładce Pozycje wykorzystujemy umieszczony w niej Pasek narzędzi

• Podstawowe działania obejmują: dodawanie, edycję i usuwanie pozycji na fakturze. Operacji tych możemy dokonać również po wybraniu odpowiednich pozycji z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji na liście prawym przyciskiem myszy.
• Jeżeli z kontrahentem wpisanym w polu Klient związane jest Zamówienie, pozycje z tego dokumentu możemy rozliczyć po kliknięciu przycisku Rozliczenie, zaznaczeniu na liście wybranych pozycji i kliknięciu Dodaj lub Dodaj i zamknij.

Dodawanie nowej faktury - Lista zamówień

• Dla zaznaczonych na liście pozycji możemy utworzyć koszt. W tym celu klikamy ikonę Utwórz koszt dla zaznaczonych pozycji, wypełniamy wyświetlony formularz i klikamy OK lub Zapisz.
• Aby na podstawie danych w zakładkach Szczegóły i Pozycje wygenerować dokument, klikamy ikonę Utwórz dokument. Zaleca się zapis dokumentu typu Faktura do formatu *.pdf

Dodawanie nowej faktury - formularz generowania pliku

Pełny formularz wprowadzania faktury - zakładka Koszty

• Zakładka Koszty

Do zarządzania listą kosztów wykorzystujemy umieszczony w zakładce Pasek narzędzi

• Aby dodać nową pozycję, klikamy Nowy, utworzenie pozycji na podstawie zaznaczonej na liście, bez usuwania wyjściowej, możliwe jest po kliknięciu Nowy z istniejącego. Zaznaczone na liście pozycje możemy także edytować i usuwać z listy.

Formularz dodawania kosztu

• Kliknięcie ikony Kopiuj pozycje oznacza utworzenie pozycji kosztów na podstawie elementów z listy pozycji. Dla każdej pozycji tworzony jest osobny koszt.
• Listę kosztów możemy importować z pliku *.csv. W tym celu musimy najpierw przygotować odpowiedni plik. Następnie klikamy ikonę Importuj i przechodzimy przez kolejne etapy Kreatora importu kosztów faktury. W pliku, z którego dane mają zostać zaimportowane, muszą znajdować się elementy pokrywające się z danymi słownikowymi w systemie (zdefiniowanymi w Panelu sterowania w sekcji Finansowe). Ważną rzeczą jest, aby kwota netto w zakładce Szczegóły była zgodna z sumą wartości w pliku *.csv.

W pierwszym kroku wybieramy plik i odpowiednie wartości z list rozwijanych (dla załączonego pliku będą to: Separator kolumn przecinek, Separator tekstu ", Kodowanie cp1250). Klikamy przycisk Dalej i przechodzimy do drugiego kroku.
Kreator importu kosztów faktury - krok 1 W kroku drugim tworzymy powiązania. Klikamy nagłówek kolumny w sekcji Podgląd importowanego pliku lewym przyciskiem myszy (w załączonym przykładzie będą to komórki MPK, Koszt, VAT itd.) i przenosimy go do do odpowiedniej komórki w kolumnie Powiązanie w sekcji Powiązania.

Kreator importu kosztów faktury - krok 2

Wartości dla pól MPK, RK, Dodatkowa analityka, Stawka VAT, Rejestr VAT muszą być zgodne ze zdefiniowanymi w systemie. Przykładowymi wartościami w pliku *.csv będą - odpowiednio - 502-01, 413, 413-11, 23.00%, symbol. Pole Udział(%) jest zamienne z polem Wartość i jeśli podano wartości w obu tych polach, priorytet ma Udział. Wartość jest domyślnie wartością netto.

W sekcji Parametry ustalamy, od którego wiersza mają być importowane dane. W związku z tym, że w pierwszym wierszu znajdują się zazwyczaj nazwy kolumn, zaleca sie rozpoczęcie importu od drugiego wiersza.

Jeśli w pliku *.csv znajdują się puste komórki, zostaną one uzupełnione danymi zdefiniowanymi w sekcji Wartości domyślne.

Import rozpoczyna się po kliknięciu Dalej. Po jego zakończeniu wyświetlone zostaje podsumowanie zawierające informacje o ilości prawidołow zaimportowanych wierszy i błędów. Po kliknięciu Dalej następuje powrót do listy kosztów. Aby zobaczyć dodane pozycje, klikamy przycisk Odśwież w Pasku zadań.

• Aby ustawić rodzaj kosztu dla wielu pozycji jednocześnie, zaznaczamy je na liście przytrzymując klawisz Ctrl, po czym klikamy Ustaw RK, wybieramy pozycję z listy i klikamy Ustaw. Jeśli nie zdefiniowano odpowiedniego rodzaju kosztów, możemy dodać go po kliknięciu ikony .

Nowa notatka służbowa

Notatka służbowa jest dokumentem wewnętrznym. Formularz dodawania notatki służbowej składa się z sekcji Szczegóły.
Okno dodawania notatki służbowej

Uwagi do wypełniania wybranych pól

• Treść notatki wpisujemy w edytorze pod polem Temat. Tekst możemy formatować zmieniając m.in. krój, kolor i wielkość czcionki.
• Dla notatki możemy zastosować określoną procedurę >>.
• Na liście Folder określamy katalog, w którym ma zostać umieszczona notatka. Lista składa się z katalogów wyświetlonach w drzewie w panelu Widok roboczy po rozwinięciu katalogu Foldery.
• Z opcji szyfruj oraz podpisz mogą korzystać osoby, które posiadają odpowiednie certyfikaty. Odbiorca zaszyfrowanej notatki również musi posiadać certyfikat umożliwiający odczytanie zaszyfrowanej treści. Zaznaczenie opcji podpisz sprawi, że odbiorca notatki będzie mógł zweryfikować podpis.
• Zakładka Załączniki została opisana w osobnym [support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Attachments artykule]
• W zakładce Po zapisie decydujemy, co ma się stać z notatką po kliknięciu Zapisz lub OK
  • Zaznaczenie chechkboxa zarejestruj aktywuje listę, z której możemy wybrać dzinnik, w którym notatka będzie zarejestrowana
  • Po zaznaczaniu checkboxa przekaż wybieramy odbiorów, którym ma zostać przekazany dokument.
  • Zaznaczenie checkboxa Potwierdzenie sprawi, że kiedy odbiorca otworzy dokument, zostanie poproszony o potwierdzenie jego przeczytania. Akceptacja sprawi, że otrzymamy stosowne powiadomienie w lewym dolnym rogu ekranu.

Nowy email

Jeśli na naszym koncie została skonfirugowana poczta email, kliknięcie Nowy > Email spowoduje otwarcie okna tworzenia nowej wiadomości.

Oferta

Formularz dodawania nowej oferty składa się z trzech zakładek: Szczegóły, Pozycje oraz Warunki handlowe. Ofertę dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Finanse i handel > Oferta.

• Zakładka Szczegóły

Okno dodawania oferty - zakładka Szczegóły

Uwagi do wypełniania wybranych pól

• Zaznaczony checkbox Generuj numer oznacza, że po zapisaniu dokumentu, ofercie zostanie automatycznie nadany numer zgodnie z wzorem określonym w szablonie numeracji w Panelu sterowania. Przykładowo może to być OF/4/15 (czwarta oferta w 2015 roku)
• Menu rozwijane po kliknięciu ikony . Z poziomu tego menu możemy dodać klienta, którego nie ma w bazie, zaznaczyć checkbox Pokazuj adresy osób kontaktowych (wyszukiwanie obejmuje Bazę klientów i bazę Moje kontakty) lub skorzystać z zaawansowanej wyszukiwarki kontrahentów.
• Aby określić kurs waluty dla dnia poprzedzającego datę wystawienia, należy najpierw zapisać dokument.
• Zakładka Załączniki została opisana w osobnym [support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Attachments artykule]
• W zakładce Po zapisie decydujemy, co ma się stać z notatką po kliknięciu Zapisz lub OK
  • Zaznaczenie chechkboxa zarejestruj aktywuje listę, z której możemy wybrać dzinnik, w którym notatka będzie zarejestrowana
  • Po zaznaczaniu checkboxa przekaż wybieramy odbiorów, którym ma zostać przekazany dokument.
  • Zaznaczenie checkboxa Potwierdzenie sprawi, że kiedy odbiorca otworzy dokument, zostanie poproszony o potwierdzenie jego przeczytania. Akceptacja sprawi, że otrzymamy stosowne powiadomienie w lewym dolnym rogu ekranu.

• Zakładka Pozycje

Aby uzupełnić tę zakładkę należy najpierw zapisać dokument klikając przycisk Zapisz.
Okno dodawania oferty - zakładka Pozycje
Pozycjami zarządzamy używając przycisków w Pasku narzędzi w zakładce.

• Aby dodać pozycję klikamy ikonę Dodaj, wypełniamy formularz Pozycja oferty i klikamy OK
• Aby zmodyfikować pozycję, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Edycja lub wybieramy tę pozycję z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji prawym przyciskiem myszy.
• Aby usunąć z listy pozycje, zaznaczamy je na liście (przytrzymując klawisz Ctrl) i klikamy ikonę Usuń lub wybieramy tę pozycję z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji prawym przyciskiem myszy.
• Bazując na liście pozycji możemy wygenerować dokument typu Faktura sprzedaży. W tym celu zaznaczamy wybrane elementy na liście i klikamy przycisk Faktura. Wynikiem generowania faktury nie jest plik *.pdf, tylko okno dokumnetu, z poziomu którego możemy dokonać wydruku do tego formatu.

• Zakładka Warunki handlowe

Aby uzupełnić tę zakładkę należy najpierw zapisać dokument klikając przycisk Zapisz.
Okno dodawania oferty - zakładka Warunki handlowe
W zakładce umieszczony został edytor tekstu, w którym możemy dodać treść widoczną na wygenerowanym pliku oferty. Korzystanie z edytora przypomina pracę z programami typu MS Word lub OpenOffice. Jeśli w systemie (w Panelu sterowania) dodano pozycje do słownika Warunki handlowe, zostaną one wyświetlone na liście Załaduj ze słownika. Wybrany element może być edytowany.

Uwaga
Po kliknięciu Zapisz pod polem Oferent wyświetlony zostaje odnośnik Generuj plik PDF. Po jego kliknięciu systemwygeneruje plik oferty zawierający dane z trzech wyżej wymienonych zakładek i zapisze ofertę w formie pliku w Panelu zarządzania załącznikami.

Płatność

Formularz dodawania dokumentu typu Płatność składa się z zakładki Szczegóły. Dokument płatności dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Finanse i handel > Płatność.
Okno dodawania dokumentu typu Płatność

Uwagi do wypełniania wybranych pól

• Na liście Nr konta wyświetlane są numery kont bankowych klienta wybranego w polu powyżej z uwzględnieniem waluty wybranej w polu Kwota. Pozycje te ograniczają się jedynie do zaakceptowanych numerów kont klienta.
• Zakładka Załączniki została opisana w osobnym [support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Attachments artykule]
• W zakładce Po zapisie decydujemy, co ma się stać z notatką po kliknięciu Zapisz lub OK
  • Zaznaczenie chechkboxa zarejestruj aktywuje listę, z której możemy wybrać dzinnik, w którym notatka będzie zarejestrowana
  • Po zaznaczaniu checkboxa przekaż wybieramy odbiorów, którym ma zostać przekazany dokument.
  • Zaznaczenie checkboxa Potwierdzenie sprawi, że kiedy odbiorca otworzy dokument, zostanie poproszony o potwierdzenie jego przeczytania. Akceptacja sprawi, że otrzymamy stosowne powiadomienie w lewym dolnym rogu ekranu.

Zamówienie

Formularz dodawania dokumentu typu Zamówienie składa się z zakładki Szczegóły oraz zakładki Pozycje (wyświetlonej po kliknięciu przycisku Zapisz). Zamówienie dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Finanse i handel > Zamówienie.
Okno dodawania dokumentu typu Zamówienie - zakładka Szczegóły

• Zakładka Szczegóły
  Uwagi do wypełniania wybranych pól_
  
  • Zaznaczony checkbox Generuj numer oznacza, że po zapisaniu dokumentu, zamówieniu zostanie automatycznie nadany numer zgodnie z wzorem określonym w szablonie numeracji w Panelu sterowania. Przykładowo może to być ZW/2/15 (drugie zamówienie w 2015 roku)
    • Menu rozwijane po kliknięciu ikony . Z poziomu tego menu możemy dodać klienta, którego nie ma w bazie, zaznaczyć checkbox Pokazuj adresy osób kontaktowych (wyszukiwanie obejmuje Bazę klientów i bazę Moje kontakty) lub skorzystać z zaawansowanej wyszukiwarki kontrahentów.
  • Aby określić kurs waluty dla dnia poprzedzającego datę wystawienia, należy najpierw zapisać dokument.
  • Wartości w polach Wartość netto, Wartość VAT oraz Wartość brutto są wypełniane automatycznie przez system na podstawie zawartości zakładki Pozycje.
  • Lista Jednostka rozliczeniowa zawiera listę osób lub - przeważnie - działów, którym został nadany atrybut Jednostka rozliczeniowa (więcej w artykule Struktura organizacyjna).
  • Więcej o Procedurach >>
  • Zakładka Załączniki została opisana w osobnym [support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Attachments artykule]
  • W zakładce Po zapisie decydujemy, co ma się stać z notatką po kliknięciu Zapisz lub OK
    • Zaznaczenie chechkboxa zarejestruj aktywuje listę, z której możemy wybrać dzinnik, w którym notatka będzie zarejestrowana
    • Po zaznaczaniu checkboxa przekaż wybieramy odbiorów, którym ma zostać przekazany dokument.
    • Zaznaczenie checkboxa Potwierdzenie sprawi, że kiedy odbiorca otworzy dokument, zostanie poproszony o potwierdzenie jego przeczytania. Akceptacja sprawi, że otrzymamy stosowne powiadomienie w lewym dolnym rogu ekranu.

Okno dodawania dokumentu typu Zamówienie - zakładka Pozycje

• Zakładka Pozycje Uwagi do wypełniania wybranych pól_
  

Pozycjami zarządzamy używając przycisków w Pasku narzędzi w zakładce.

• Aby dodać pozycję klikamy ikonę Dodaj, wypełniamy formularz Pozycja oferty i klikamy OK
• Aby zmodyfikować pozycję, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Edycja lub wybieramy tę pozycję z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji prawym przyciskiem myszy.
• Aby usunąć z listy pozycje, zaznaczamy je na liście (przytrzymując klawisz Ctrl) i klikamy ikonę Usuń lub wybieramy tę pozycję z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji prawym przyciskiem myszy.
• Aby dodać większą ilość pozycji z Bazy produktów, klikamy przycisk Dodaj zbiorczo, a następnie w kolumnie Ilość podajemy - w odpowiednim wierszu - liczbę produktów, które mają zostać dodane. Klikamy przycisk Zamknij.

Okno dodawania pozycji z listy produktów

• Bazując na liście pozycji możemy wygenerować dokument typu Faktura sprzedaży. W tym celu zaznaczamy wybrane elementy na liście i klikamy przycisk Faktura. Wynikiem generowania faktury nie jest plik *.pdf, tylko okno dokumnetu, z poziomu którego możemy dokonać wydruku do tego formatu.
• Do listy możemy dodać również elementy z dokumentów typu #point13. W tym celu klikamy ikonę Dodaj produkty z zapotrzebowań, zaznaczamy wybrane pozycje na liście i klikamy Dodaj lub Dodaj i zamknij.

Okno dodawania pozycji z dokumentów typu Zapotrzebowanie

Przesunięcie międzymagazynowe

Formularz dodawania dokumentu typu Zamówienie składa się z zakładki Szczegóły oraz zakładki Pozycje. Zamówienie dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Pozostałe > Przesunięcie międzymagazynowe.
Okno dodawania dokumentu typu Przesunięcie międzymagazynowe - zakładka Szczegóły

• Zakładka Szczegóły
  Uwagi do wypełniania wybranych pól_
  
  • Zaznaczony checkbox Generuj numer oznacza, że po zapisaniu dokumentu, zamówieniu zostanie automatycznie nadany numer zgodnie z wzorem określonym w szablonie numeracji w Panelu sterowania. Przykładowo może to być PMM/JN/7/15 (przesunięcie wykonała osoba o inicjałach JN, siódmy raz w 2015 roku)
  • Obowiązkowo uzupełniamy pola Wydano z magazynu i Przyjęto do magazynu wybierając z listy odpowiedni magazyn.
  • Wartości w polach Wartość netto, Wartość VAT oraz Wartość brutto są wypełniane automatycznie przez system na podstawie zawartości zakładki Pozycje.
  • Więcej o Procedurach >>
  • Zakładka Załączniki została opisana w osobnym [support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Attachments artykule]
  • W zakładce Po zapisie decydujemy, co ma się stać z notatką po kliknięciu Zapisz lub OK
    • Zaznaczenie chechkboxa zarejestruj aktywuje listę, z której możemy wybrać dzinnik, w którym notatka będzie zarejestrowana
    • Po zaznaczaniu checkboxa przekaż wybieramy odbiorów, którym ma zostać przekazany dokument.
    • Zaznaczenie checkboxa Potwierdzenie sprawi, że kiedy odbiorca otworzy dokument, zostanie poproszony o potwierdzenie jego przeczytania. Akceptacja sprawi, że otrzymamy stosowne powiadomienie w lewym dolnym rogu ekranu.

Okno dodawania dokumentu typu Przesunięcie międzymagazynowe - zakładka Pozycje

• Zakładka Pozycje Uwagi do wypełniania wybranych pól_
  

Pozycjami zarządzamy używając przycisków w Pasku narzędzi w zakładce.

• Aby dodać pozycję klikamy ikonę Dodaj, wypełniamy formularz Pozycja oferty i klikamy OK
• Aby zmodyfikować pozycję, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Edycja lub wybieramy tę pozycję z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji prawym przyciskiem myszy.
• Aby usunąć z listy pozycje, zaznaczamy je na liście (przytrzymując klawisz Ctrl) i klikamy ikonę Usuń lub wybieramy tę pozycję z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji prawym przyciskiem myszy.

Przyjęcie zewnętrzne, Wydanie zewnętrzne

Formularze dodawania dokumentów PZ oraz WZ analogiczne poza jedynym polem. W przypadku PZ występuje pole Dostawca, natomiast w WZ widoczne jest pole Odbiorca. Formularz dodawania PZ/WZ składa się z dwóch zakładek: Szczegóły oraz Pozycje. PZ/PW dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi odpowiedniej pozycji z podmenu Zapotrzebowanie i magazyn.

Okno dodawania dokumentu typu Przyjęcie zewnętrzne - zakładka Szczegóły

• Zakładka Szczegóły
  Uwagi do wypełniania wybranych pól_
  
  • Zaznaczony checkbox Generuj numer oznacza, że po zapisaniu dokumentu, zamówieniu zostanie automatycznie nadany numer zgodnie z wzorem określonym w szablonie numeracji w Panelu sterowania. Przykładowo może to być PZ/2/15 (drugie przesunięcie zewnętrzne w 2015 roku)

rem określonym w szablonie numeracji w Panelu sterowania. Przykładowo może to być ZW/2/15 (drugie zamówienie w 2015 roku)

• Menu rozwijane po kliknięciu ikony . Z poziomu tego menu możemy dodać klienta, którego nie ma w bazie, zaznaczyć checkbox Pokazuj adresy osób kontaktowych (wyszukiwanie obejmuje Bazę klientów i bazę Moje kontakty) lub skorzystać z zaawansowanej wyszukiwarki kontrahentów.

• Obowiązkowo uzupełniamy pole Magazyn, wybierając z listy odpowiedni magazyn.
• Wartości w polach Wartość netto, Wartość VAT oraz Wartość brutto są wypełniane automatycznie przez system na podstawie zawartości zakładki Pozycje.
• Więcej o Procedurach >>
• Zakładka Załączniki została opisana w osobnym [support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Attachments artykule]
• W zakładce Po zapisie decydujemy, co ma się stać z notatką po kliknięciu Zapisz lub OK
  • Zaznaczenie chechkboxa zarejestruj aktywuje listę, z której możemy wybrać dzinnik, w którym notatka będzie zarejestrowana
  • Po zaznaczaniu checkboxa przekaż wybieramy odbiorów, którym ma zostać przekazany dokument.
  • Zaznaczenie checkboxa Potwierdzenie sprawi, że kiedy odbiorca otworzy dokument, zostanie poproszony o potwierdzenie jego przeczytania. Akceptacja sprawi, że otrzymamy stosowne powiadomienie w lewym dolnym rogu ekranu.

Okno dodawania dokumentu typu Przyjęcie zewnętrzne - zakładka Pozycje

• Zakładka Pozycje Uwagi do wypełniania wybranych pól_
  

Pozycjami zarządzamy używając przycisków w Pasku narzędzi w zakładce.

• Aby dodać pozycję klikamy ikonę Dodaj, wypełniamy formularz Pozycja oferty i klikamy OK
• Aby zmodyfikować pozycję, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Edycja lub wybieramy tę pozycję z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji prawym przyciskiem myszy.
• Aby usunąć z listy pozycje, zaznaczamy je na liście (przytrzymując klawisz Ctrl) i klikamy ikonę Usuń lub wybieramy tę pozycję z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji prawym przyciskiem myszy.
• Bazując na liście pozycji możemy wygenerować dokument typu Faktura sprzedaży. W tym celu zaznaczamy wybrane elementy na liście i klikamy przycisk Faktura. Wynikiem generowania faktury nie jest plik *.pdf, tylko okno dokumnetu, z poziomu którego możemy dokonać wydruku do tego formatu.
• Jeżeli z kontrahentem wpisanym w polu Klient związane jest Zamówienie, pozycje z tego dokumentu możemy rozliczyć po kliknięciu przycisku Rozliczenie, zaznaczeniu na liście wybranych pozycji i kliknięciu Dodaj lub Dodaj i zamknij.

Lista zamówień

Zapotrzebowanie

Formularz dodawania dokumentu typu Zamówienie składa się z zakładki Szczegóły oraz zakładki Pozycje (wyświetlonej po kliknięciu przycisku Zapisz). Zamówienie dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Finanse i handel > Zamówienie.
Okno dodawania dokumentu typu Zapotrzebowanie - zakładka Szczegóły

• Zakładka Szczegóły
  Uwagi do wypełniania wybranych pól_
  
  • Zaznaczony checkbox Generuj numer oznacza, że po zapisaniu dokumentu, zamówieniu zostanie automatycznie nadany numer zgodnie z wzorem określonym w szablonie numeracji w Panelu sterowania. Przykładowo może to być AS/3/15 (trzecie zapotrzebowanie w 2015 roku)
  • Menu rozwijane po kliknięciu ikony . Z poziomu tego menu możemy dodać klienta, którego nie ma w bazie, zaznaczyć checkbox Pokazuj adresy osób kontaktowych (wyszukiwanie obejmuje Bazę klientów i bazę Moje kontakty) lub skorzystać z zaawansowanej wyszukiwarki kontrahentów.
  • Data w polu Termin dostawy oznacza preferowany termin dostawy towarów, na które zgłaszane jest zapotrzebowanie.
  • Wartości w polach Wartość netto, Wartość VAT oraz Wartość brutto są wypełniane automatycznie przez system na podstawie zawartości zakładki Pozycje.
  • Lista Jednostka rozliczeniowa zawiera listę osób lub - przeważnie - działów, którym został nadany atrybut Jednostka rozliczeniowa (więcej w artykule Struktura organizacyjna).
  • Więcej o Procedurach >>
  • Zakładka Załączniki została opisana w osobnym [support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Attachments artykule]
  • W zakładce Po zapisie decydujemy, co ma się stać z notatką po kliknięciu Zapisz lub OK
    • Zaznaczenie chechkboxa zarejestruj aktywuje listę, z której możemy wybrać dzinnik, w którym notatka będzie zarejestrowana
    • Po zaznaczaniu checkboxa przekaż wybieramy odbiorów, którym ma zostać przekazany dokument.
    • Zaznaczenie checkboxa Potwierdzenie sprawi, że kiedy odbiorca otworzy dokument, zostanie poproszony o potwierdzenie jego przeczytania. Akceptacja sprawi, że otrzymamy stosowne powiadomienie w lewym dolnym rogu ekranu.

Okno dodawania dokumentu typu Zapotrzebowanie - zakładka Pozycje

• Zakładka Pozycje Uwagi do wypełniania wybranych pól_
  

Pozycjami zarządzamy używając przycisków w Pasku narzędzi w zakładce.

• Aby dodać pozycję klikamy ikonę Dodaj, wypełniamy formularz Pozycja oferty i klikamy OK
• Aby zmodyfikować pozycję, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Edycja lub wybieramy tę pozycję z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji prawym przyciskiem myszy.
• Aby usunąć z listy pozycje, zaznaczamy je na liście (przytrzymując klawisz Ctrl) i klikamy ikonę Usuń lub wybieramy tę pozycję z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji prawym przyciskiem myszy.
  • Aby dodać większą ilość pozycji z Bazy produktów, klikamy przycisk Dodaj zbiorczo, a następnie w kolumnie Ilość podajemy - w odpowiednim wierszu - liczbę produktów, które mają zostać dodane. Klikamy przycisk Zamknij.

Okno dodawania pozycji z listy produktów

• Listę pozycji możemy importować z pliku *.csv. W tym celu musimy najpierw przygotować odpowiedni plik. Następnie klikamy ikonę Importuj i przechodzimy przez kolejne etapy Kreatora importu produktów. Należy zwrócić uwagę, czy w naszym pliku znajduje się informacja: nazwie, ilości, cenie netto, jednostce miary, wartości netto i stawce VAT. Ich brak system zinterpretuje jako zera. Przykładowy plik znajduje się w załączniku.
  

Uwaga
W kolumnie powiązanej z pozycją Jednostka miary wpisujemy wartości zgodne ze słownikiem jednostek w systemie!

W pierwszym kroku wybieramy plik i odpowiednie wartości z list rozwijanych (dla załączonego pliku będą to: Separator kolumn przecinek, Separator tekstu ", Kodowanie cp1250). Klikamy przycisk Dalej i przechodzimy do drugiego kroku.
Kreator importu poroduktów - krok 1 W kroku drugim tworzymy powiązania. Klikamy nagłówek kolumny w sekcji Podgląd importowanego pliku lewym przyciskiem myszy (w załączonym przykładzie będą to komórki Nazwa, Cena, Stawka VAT itd.) i przenosimy go do do odpowiedniej komórki w kolumnie Powiązanie w sekcji Powiązania.

Kreator importu produktów - krok 2

W sekcji Parametry ustalamy, od którego wiersza mają być importowane dane. W związku z tym, że w pierwszym wierszu znajdują się zazwyczaj nazwy kolumn, zaleca sie rozpoczęcie importu od drugiego wiersza.

Jeśli w pliku *.csv znajdują się puste komórki, zostaną one uzupełnione danymi zdefiniowanymi w sekcji Wartości domyślne.

Import rozpoczyna się po kliknięciu Importuj. Po jego zakończeniu wyświetlone zostaje podsumowanie zawierające informacje o ilości prawidołow zaimportowanych wierszy i błędów. Po kliknięciu Zakończ następuje powrót do listy pozycji.

• Z zaznaczonych na liście pozycji możemy - po kliknięciu ikony Utwórz PZ - utworzyć dokument typu Przyjęcie zewnętrzne.
• Kliknięcie przycisku Zamów wszystko powoduje, że wartość w polu Zamówiono w formularzu pozycji zamówienia zmienia się na liczbę wskazaną w kolumnie Ilość.

Umowa

Formularz rejestracji dokumentu typu Umowa składa się z zakładki Szczegóły. Umowę dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Pozostałe > Umowa.

Fomrularz dodawnia nowej umowy

Uwagi do wypełniania wybranych pól_

• Jeśli zaznaczony jest rodzaj przychodzący, wypełniamy pole Nr zewnętrzny, dla umowy wychodzącej lub wewnętrznej wpisujemy numer w polu Numer umowy.
• Z listy Dyspozycja wybieramy sposób dostarczenia (np. list polecony). Zaznaczenie checkboxa Kurier sprawi, że system automatycznie zaznaczy przypisanego kuriera na podstawie adresu wybranego w polu Odbiorca
• W sekcji Treść mamy do wyboru opcje:
  • Z pliku - zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlenie okna, w którym wybieramy plik z dysku
  • Papier - informacja o tym, że dokument jest w formie papierowej
  • Ze skanera - zaznaczenie opcji spowoduje wyświetlenie okna skanowania, o ile na danym stanowisku skonfigurowano komponent ScanServer
  • Po zaznaczeniu Z szablonu otwarta zostaje lista, z której możemy wybrać szablon dokumentu.
• Zakładka Załączniki została opisana w osobnym [support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Attachments artykule]
  • W zakładce Po zapisie decydujemy, co ma się stać z notatką po kliknięciu Zapisz lub OK
    • Zaznaczenie chechkboxa zarejestruj aktywuje listę, z której możemy wybrać dzinnik, w którym notatka będzie zarejestrowana
    • Po zaznaczaniu checkboxa przekaż wybieramy odbiorów, którym ma zostać przekazany dokument.
    • Zaznaczenie checkboxa Potwierdzenie sprawi, że kiedy odbiorca otworzy dokument, zostanie poproszony o potwierdzenie jego przeczytania. Akceptacja sprawi, że otrzymamy stosowne powiadomienie w lewym dolnym rogu ekranu.
• Więcej o procedurach >>

Zwrotka

Dokumenty z wzorów/szablonów

Dokumenty z dysku

Modyfikacja dokumentów

Okno edycji dokumentu możemy wyświetlić na jeden z kilku sposobów:

• zaznaczając dokument na liście i klikając ikonę Edycja w Pasku narzędzi
• klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy element na liście
• wybierając pozycję Edytuj z menu rozwiniętego po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy.

Okno edycji dokumentu ma postać okna dodawania dokumentu wzbogaconego o Pasek narzędzi i poszerzonego o dodatkowe zakładki. Zestaw przycisków w prawym dolnym rogu może różnić się od statusu dokumentu. Na przykład, jeśli dokument za status Zatwierdzono jego edycja może być zablokowana i wyświetla się jedynie przycisk Zamknij.

Pasek narzędzi

Pasek narzędzi w oknie dokumentu

Korzystając z Paska narzędzi w oknie dokumentu możemy wykonać następujace akcje (od lewej na powyższym rysunku):

• Przekazać dokument.

Okno przekazywania dokumentu

• Aby dodać treść, która wyświetli się w zakładce Instrukcje odbiorców, możemy wybrać pozycje z listy Wybierz instrukcję lub napisać własną w polu Instrukcje.
• Aby utworzyć zadanie dla związane z dokumentem dla siebie (checkbox Zlecający) lub odbiorcy (checkbox Wykonawca), należy w polu Na kiedy uzupełnić datę i godzinę rozpoczęcia zadania.
• Więcej o liście dystrybucyjnej >>

• Zwrócić dokument - opcja dotycząca dokumentów wewnętrznych, które zostały nam przekazane - na liście oznaczone symbolem żółtej kopertuy
• Odpowiedzieć na dokument - opcja ta wykorzystywana głównie w przypadku notatek służbowych i ma zastosowanie dla dokumentów wewnętrznych. Po kliknięciu Odpowiedz wyświetlony zostaje okno dokumentu z domyślnie wybranymi nadawcą i odbiorcą.
• Odpowiedzieć na dokument do wszystkich - jak wyżej, z tym że jeśli notatka była adresowana na kilku osób, nasza odpowiedź zostanie przesłana do wszystkich.
• Dołączyć dokument do sprawy - jest to alternatywny sposób wypełnienia pola Nr sprawy w zakładce Szczegóły. Po dołączeniu dokumentu do sprawy automatycznie tworzone jest powiązanie z tą sprawą. Usunięcie powiązania nie ma wpływu na przypisanie dokumentu do sprawy. Dokument może być dołączony tylko do jednej sprawy, natomiast powiązany z wieloma.
• Wyłączyć dokument ze sprawy - po zaznaczeniu tej opcji, pole Nr sprawy w zakładce Szczegóły zostaje wyczyszczone.
• Zarządzać zaawansowanymi uprawnieniami.
• Wyświetlić historię i informacje o kopiach dokumentu - otworzenie okna z informacjami o modyfikacji dokumentu oraz o jego kopiach
• Wydrukować historię dekretacji, generować pliki z szablonów i generować raporty.
  • Wydruk historii dekratacji zawiera informacje o datach i instrukcjach
  • Aby wygenerować plik z szablonu, pole Klient w zakładce Szczegóły nie może być puste. Wygenerowany dokument może być załącznikiem do wiadomości email lub/i załącznikiem do dokumentu (wyświetlonym w Panelu zarządzania załącznikami)
  • Więcej o raportach >>
• Utworzyć nowy dokument z istniejącego, konwertować na dokument innego typu, wysłać dokument pocztą elektroniczną, wysłać faksem, sprawdzić poziom uprawnień, przenieść dokument do kosza, oznaczyć jako załatwiony, dodać wpis w rejestrze, dodać przypomnienie.

Zakładki

• Dokument, czyli podgląd plików załączonych w Panelu zarządzania załącznikami. Dodatkowo - w kolumnie po prawej stronie - znajdują się podstawowe informacje o dokumencie, który edytujemy, zatem nie dotyczą wyświetlanych załączników.

Podgląd dokumentu w zakładce Dokument

Podgląd jest generowany dla plików: *.pdf, plików tekstowych oraz map bitowych. Dla formatów nieobsługiwanych istnieje możliwość pobrania pliku do podglądu. Każdy plik możemy pobrać na dysk klikając ikonę Pobierz do podglądu. Aby podpisać plik elektornicznie klikamy ikonę Podpisz. Dopasowanie okna do szerokości pliku, podląd pełnoekranowy oraz przechodzenie do podglądu kolejnych/poprzednich załączników odbywa się za pomocą paska ikon wyświetlonych po prawej stronie nad oknem podglądu.

• Instrukcje. Zawartość tej zakładki dotyczy dokumentów przekazanych jest generowana na podstawie wpisów w polu Instrukcje. Dodatkowo z poziomu tej zakładki, możemy dodawać zadania (które wyświetlają się w dolnej części zakładki) oraz wysyłać powiadomienia (np. o dodaniu nowego załącznika do dokumentu) do określonych osób - po kliknięciu ikony Powiadom.
• Powiązania. Miejsce, w którym możemy przeglądać klientów, sprawy lub inne dokumenty powiązane z edytowanym dokumentem oraz tworzyć, edytować i usuwać powiązania z innymi dokumentami. Wyróżniamy następujące typy powiązań:
  • bezpośrednie (oznaczone symbolem kotwicy)

Zakładka Powiązania

• Powiązania z innym dokumentem, sprawą lub klientem tworzymy klikając ikonę Dodaj powiązanie i wskazując elementy w odpowiednich polach. Jeśli chcemy dodać dokument, którego nie ma w systemie, klikamy ikonę Nowy dokument.

Okno tworzenia powiązań

Aby usunąć/edytować powiązanie, klikamy element na liście prawym przyciskiem myszy i wybieramy odpowiednią pozycję z rozwiniętego menu. Powiązania takie będą widoczne w zakładce Dokumenty w sprawach i kartotekach klientów lub w zakładce Powiązane w przypadku innych dokumentów.

• Komentarze. Szczegółowy opis zawartości zakładki znajduje można przeczytać w osobnym artykule.

Usuwanie i przywracanie dokumentów

Przenoszenie dokumentu do kosza jest możliwe na jeden z kilku sposobów:

• po zaznaczeniu dokumentu (dokumentów - przytrzymując klawisz Ctrl) na liście i wybraniu z menu Usuń w Pasku narzędzi pozycji Przenieś do kosza
• podczas edycji dokumentu po kliknięciu Dokument > Usuń w Pasku narzędzi
• po wybraniu pozycji Usuń w menu rozwiniętym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy elementu na liście.

Operację zatwierdzamy w wyświetlonym oknie potwierdzenia.

Aby trwale usunąć dokument musimy wyświetlić zawartość Kosza. W tym celu w drzewie w oknie Widok roboczy wybieramy pozycję Kosz. Następnie zaznaczamy na liście pozycje, które mają zostać usunięte i z menu Usuń w Pasku narzędzi wybieramy pozycję Usuń z kosza. Aby usunąć wszystkie elementy, klikamy Usuń > Opróżnij kosz

Chcąc przywrócić element(y) zaznaczamy go (lub kilka pozycji przytrzymując klawisz Ctrl) na liście z menu Usuń w Pasku narzędzi wybieramy pozycję Przywróć z kosza.