WikiPrint - from Polar Technologies

Podręcznik użytkownika > Dokumenty > Dodawanie, modyfikacja i usuwanie dokumentów

Dodawanie, modyfikacja i usuwanie dokumentów

Zarządzanie dokumentami obejmuje następujące czynności:

Powyższe operacje możemy wykonać z poziomu zakładki Dokumenty w innych miejscach w systmie, np. w Sprawie czy Kartotece klienta.

Dodawanie nowych dokumentów

Aby dodać nowy dokument w module eDokumenty, klikamy ikonę Nowy w Pasku narzędzi i z rozwiniętej listy wybieramy typ dokumentu. W zależności od typu dokumentu, zostaje wyświetlony odpowiednio zdefiniowany formularz. Poniżej szczegółowo opisano proces dodawania podstawowych typów dokumentów:

Nowe pismo

Formularz dodawania nowego pisma składa się z zakładki Szczegóły


Okno dodawania dokumentu typu Pismo

Uwagi do wypełniania wybranych pól

W dolnej części okna znajduje się Panel zarządzania załącznikami.

Dokument zapisujemy klikając Zapisz lub OK (Zapisz + Zamknij)

Nowa faktura

Niezależnie od rodzaju faktury (zakupu czy sprzedaży), korzystamy z tego samego okna. Jedyną różnicą są domyślnie wybrane wartości w polach Sprzedawca i Nabywca przy dodawaniu faktury. Pełny formularz wprowadzania tego dokumentu zostaje wyświetlony po uzupełnieniu podstawowych danych w zakładce Szczegóły i kliknięciu przycisku Zapisz.


Pełny formularz wprowadzania faktury

Uwagi do wypełniania wybranych pól


Okno Rozpis na stawki VAT


Dodawanie nowej faktury - zakładka Pozycje

Do obsługi zawartości listy w zakładce Pozycje wykorzystujemy umieszczony w niej Pasek narzędzi


Dodawanie nowej faktury - Lista zamówień


Dodawanie nowej faktury - formularz generowania pliku


Pełny formularz wprowadzania faktury - zakładka Koszty

Do zarządzania listą kosztów wykorzystujemy umieszczony w zakładce Pasek narzędzi


Formularz dodawania kosztu

W pierwszym kroku wybieramy plik i odpowiednie wartości z list rozwijanych (dla załączonego pliku będą to: Separator kolumn przecinek, Separator tekstu ", Kodowanie cp1250). Klikamy przycisk Dalej i przechodzimy do drugiego kroku.
Kreator importu kosztów faktury - krok 1 W kroku drugim tworzymy powiązania. Klikamy nagłówek kolumny w sekcji Podgląd importowanego pliku lewym przyciskiem myszy (w załączonym przykładzie będą to komórki MPK, Koszt, VAT itd.) i przenosimy go do do odpowiedniej komórki w kolumnie Powiązanie w sekcji Powiązania.


Kreator importu kosztów faktury - krok 2

Wartości dla pól MPK, RK, Dodatkowa analityka, Stawka VAT, Rejestr VAT muszą być zgodne ze zdefiniowanymi w systemie. Przykładowymi wartościami w pliku *.csv będą - odpowiednio - 502-01, 413, 413-11, 23.00%, symbol. Pole Udział(%) jest zamienne z polem Wartość i jeśli podano wartości w obu tych polach, priorytet ma Udział. Wartość jest domyślnie wartością netto.

W sekcji Parametry ustalamy, od którego wiersza mają być importowane dane. W związku z tym, że w pierwszym wierszu znajdują się zazwyczaj nazwy kolumn, zaleca sie rozpoczęcie importu od drugiego wiersza.

Jeśli w pliku *.csv znajdują się puste komórki, zostaną one uzupełnione danymi zdefiniowanymi w sekcji Wartości domyślne.

Import rozpoczyna się po kliknięciu Dalej. Po jego zakończeniu wyświetlone zostaje podsumowanie zawierające informacje o ilości prawidołow zaimportowanych wierszy i błędów. Po kliknięciu Dalej następuje powrót do listy kosztów. Aby zobaczyć dodane pozycje, klikamy przycisk Odśwież w Pasku zadań.

Nowa notatka służbowa

Notatka służbowa jest dokumentem wewnętrznym. Formularz dodawania notatki służbowej składa się z sekcji Szczegóły.


Okno dodawania notatki służbowej

Uwagi do wypełniania wybranych pól

Nowy email

Jeśli na naszym koncie została skonfirugowana poczta email, kliknięcie Nowy > Email spowoduje otwarcie okna tworzenia nowej wiadomości.

Oferta

Formularz dodawania nowej oferty składa się z trzech zakładek: Szczegóły, Pozycje oraz Warunki handlowe. Ofertę dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Finanse i handel > Oferta.


Okno dodawania oferty - zakładka Szczegóły

Uwagi do wypełniania wybranych pól

Aby uzupełnić tę zakładkę należy najpierw zapisać dokument klikając przycisk Zapisz.
Okno dodawania oferty - zakładka Pozycje
Pozycjami zarządzamy używając przycisków w Pasku narzędzi w zakładce.

Aby uzupełnić tę zakładkę należy najpierw zapisać dokument klikając przycisk Zapisz.
Okno dodawania oferty - zakładka Warunki handlowe
W zakładce umieszczony został edytor tekstu, w którym możemy dodać treść widoczną na wygenerowanym pliku oferty. Korzystanie z edytora przypomina pracę z programami typu MS Word lub OpenOffice. Jeśli w systemie (w Panelu sterowania) dodano pozycje do słownika Warunki handlowe, zostaną one wyświetlone na liście Załaduj ze słownika. Wybrany element może być edytowany.

Uwaga
Po kliknięciu Zapisz pod polem Oferent wyświetlony zostaje odnośnik Generuj plik PDF. Po jego kliknięciu systemwygeneruje plik oferty zawierający dane z trzech wyżej wymienonych zakładek i zapisze ofertę w formie pliku w Panelu zarządzania załącznikami.

Płatność

Formularz dodawania dokumentu typu Płatność składa się z zakładki Szczegóły. Dokument płatności dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Finanse i handel > Płatność.
Okno dodawania dokumentu typu Płatność

Uwagi do wypełniania wybranych pól

Zamówienie

Formularz dodawania dokumentu typu Zamówienie składa się z zakładki Szczegóły oraz zakładki Pozycje (wyświetlonej po kliknięciu przycisku Zapisz). Zamówienie dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Finanse i handel > Zamówienie.
Okno dodawania dokumentu typu Zamówienie - zakładka Szczegóły


Okno dodawania dokumentu typu Zamówienie - zakładka Pozycje

Pozycjami zarządzamy używając przycisków w Pasku narzędzi w zakładce.


Okno dodawania pozycji z listy produktów


Okno dodawania pozycji z dokumentów typu Zapotrzebowanie

Przesunięcie międzymagazynowe

Formularz dodawania dokumentu typu Zamówienie składa się z zakładki Szczegóły oraz zakładki Pozycje. Zamówienie dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Pozostałe > Przesunięcie międzymagazynowe.
Okno dodawania dokumentu typu Przesunięcie międzymagazynowe - zakładka Szczegóły


Okno dodawania dokumentu typu Przesunięcie międzymagazynowe - zakładka Pozycje

Pozycjami zarządzamy używając przycisków w Pasku narzędzi w zakładce.

Przyjęcie zewnętrzne, Wydanie zewnętrzne

Formularze dodawania dokumentów PZ oraz WZ analogiczne poza jedynym polem. W przypadku PZ występuje pole Dostawca, natomiast w WZ widoczne jest pole Odbiorca. Formularz dodawania PZ/WZ składa się z dwóch zakładek: Szczegóły oraz Pozycje. PZ/PW dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi odpowiedniej pozycji z podmenu Zapotrzebowanie i magazyn.


Okno dodawania dokumentu typu Przyjęcie zewnętrzne - zakładka Szczegóły

rem określonym w szablonie numeracji w Panelu sterowania. Przykładowo może to być ZW/2/15 (drugie zamówienie w 2015 roku)


Okno dodawania dokumentu typu Przyjęcie zewnętrzne - zakładka Pozycje

Pozycjami zarządzamy używając przycisków w Pasku narzędzi w zakładce.


Lista zamówień

Zapotrzebowanie

Formularz dodawania dokumentu typu Zamówienie składa się z zakładki Szczegóły oraz zakładki Pozycje (wyświetlonej po kliknięciu przycisku Zapisz). Zamówienie dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Finanse i handel > Zamówienie.
Okno dodawania dokumentu typu Zapotrzebowanie - zakładka Szczegóły


Okno dodawania dokumentu typu Zapotrzebowanie - zakładka Pozycje

Pozycjami zarządzamy używając przycisków w Pasku narzędzi w zakładce.


Okno dodawania pozycji z listy produktów

Uwaga
W kolumnie powiązanej z pozycją Jednostka miary wpisujemy wartości zgodne ze słownikiem jednostek w systemie!

W pierwszym kroku wybieramy plik i odpowiednie wartości z list rozwijanych (dla załączonego pliku będą to: Separator kolumn przecinek, Separator tekstu ", Kodowanie cp1250). Klikamy przycisk Dalej i przechodzimy do drugiego kroku. No image " " attached to NewBusinessAdmin/Attachments
Kreator importu poroduktów - krok 1 W kroku drugim tworzymy powiązania. Klikamy nagłówek kolumny w sekcji Podgląd importowanego pliku lewym przyciskiem myszy (w załączonym przykładzie będą to komórki Nazwa, Cena, Stawka VAT itd.) i przenosimy go do do odpowiedniej komórki w kolumnie Powiązanie w sekcji Powiązania.

No image " " attached to NewBusinessAdmin/Attachments
Kreator importu produktów - krok 2

W sekcji Parametry ustalamy, od którego wiersza mają być importowane dane. W związku z tym, że w pierwszym wierszu znajdują się zazwyczaj nazwy kolumn, zaleca sie rozpoczęcie importu od drugiego wiersza.

Jeśli w pliku *.csv znajdują się puste komórki, zostaną one uzupełnione danymi zdefiniowanymi w sekcji Wartości domyślne.

Import rozpoczyna się po kliknięciu Importuj. Po jego zakończeniu wyświetlone zostaje podsumowanie zawierające informacje o ilości prawidołow zaimportowanych wierszy i błędów. Po kliknięciu Zakończ następuje powrót do listy pozycji.

Umowa

Formularz rejestracji dokumentu typu Umowa składa się z zakładki Szczegóły. Umowę dodajemy po wybraniu z menu Nowy w Pasku narzędzi pozycji Pozostałe > Umowa.


Fomrularz dodawnia nowej umowy

Uwagi do wypełniania wybranych pól_

Zwrotka

Dokumenty z wzorów/szablonów

Dokument z szablonu jest dokumentem typu Pismo z zaznaczoną w sekcji Treść pozycją Z szablonu. Więcej o definiowaniu szablonów >>

Dokumenty Z wzoru oraz Nowe typu są związane z komponentem Active Folder. Więcej na ten temat można przeczytać z rozdziale Active Folder.

Dokumenty z dysku

Dokumenty dowolnych typów możemy dodawać za pomocą uniwaersalnego formularza składającego się z zakładki Szczegóły. Aby dodać plik z dysku, klikamy w menu Nowy w Pasku narzędzi pozycję Plik > Z dysku.

Fomrularz dodawnia pliku z dysku

Uwagi do wypełniania wybranych pól_

Modyfikacja dokumentów

Okno edycji dokumentu możemy wyświetlić na jeden z kilku sposobów:

Okno edycji dokumentu ma postać okna dodawania dokumentu wzbogaconego o Pasek narzędzi i poszerzonego o dodatkowe zakładki. Zestaw przycisków w prawym dolnym rogu może różnić się od statusu dokumentu. Na przykład, jeśli dokument za status Zatwierdzono jego edycja może być zablokowana i wyświetla się jedynie przycisk Zamknij.

Pasek narzędzi


Pasek narzędzi w oknie dokumentu

Korzystając z Paska narzędzi w oknie dokumentu możemy wykonać następujace akcje (od lewej na powyższym rysunku):


Okno przekazywania dokumentu

Zakładki


Podgląd dokumentu w zakładce Dokument

Podgląd jest generowany dla plików: *.pdf, plików tekstowych oraz map bitowych. Dla formatów nieobsługiwanych istnieje możliwość pobrania pliku do podglądu. Każdy plik możemy pobrać na dysk klikając ikonę Pobierz do podglądu. Aby podpisać plik elektornicznie klikamy ikonę Podpisz. Dopasowanie okna do szerokości pliku, podląd pełnoekranowy oraz przechodzenie do podglądu kolejnych/poprzednich załączników odbywa się za pomocą paska ikon wyświetlonych po prawej stronie nad oknem podglądu.


Zakładka Powiązania


Okno tworzenia powiązań

Aby usunąć/edytować powiązanie, klikamy element na liście prawym przyciskiem myszy i wybieramy odpowiednią pozycję z rozwiniętego menu. Powiązania takie będą widoczne w zakładce Dokumenty w sprawach i kartotekach klientów lub w zakładce Powiązane w przypadku innych dokumentów.

Usuwanie i przywracanie dokumentów

Przenoszenie dokumentu do kosza jest możliwe na jeden z kilku sposobów:

Operację zatwierdzamy w wyświetlonym oknie potwierdzenia.

Aby trwale usunąć dokument musimy wyświetlić zawartość Kosza. W tym celu w drzewie w oknie Widok roboczy wybieramy pozycję Kosz. Następnie zaznaczamy na liście pozycje, które mają zostać usunięte i z menu Usuń w Pasku narzędzi wybieramy pozycję Usuń z kosza. Aby usunąć wszystkie elementy, klikamy Usuń > Opróżnij kosz

Chcąc przywrócić element(y) zaznaczamy go (lub kilka pozycji przytrzymując klawisz Ctrl) na liście z menu Usuń w Pasku narzędzi wybieramy pozycję Przywróć z kosza.