Version 12 (modified by msawkiewicz, 9 years ago)

--

Podręcznik użytkownika > Baza kontrahentów > Przekazywanie wizytówki i inne akcje

Poza funkcjami związanymi z zakładaniem i modyfikacją kartoteki kontrahenta, w systemie eDokumenty istnieje możliwość wykonywania dodatkowych operacji na danych klientów. Czynności te dostępne są w większości w menu Akcje w górnym menu.

Przesyłanie wizytówki

Po utworzeniu kartoteki klienta, podstawowe informacje o nim mogą być przesyłane drogą elektroniczą w postaci wizytówki. Istnieje możliwość wysyłania jednej lub większej ilości elektornicznych wizytówek. Aby tego dokonać, klikamy prawym przyciskiem myszy rekord z nazwą klienta (w przypadku większej ilości klientów zaznaczamy pozycje na liście przytrzymując klawisz Ctrl, po czym klikamy prawym przyciskiem myszy dowolny z zaznaczonych wierszy) i wybieramy z rozwiniętego menu pozycję Przekaż wizytówkę emailem (Rysunek 1.1).

Rysunek 1.1: Menu akcji dla klienta


Wizytówki są przesyłane w formie załączników do wiadomości email w formacie *.vcf (Rysunek 1.2).

Rysunek 1.2: Przykładowa wizytówka


Uwaga Chcąc przekazać wizytówkę emailem, konieczne jest skonfigurowanie modułu pocztowego.

Generowanie raportów

Aby utworzyć raport związany z kontrahentami, klikamy w pasku narzędzi (Rysunek 1) ikonę Raporty, a następnie z rozwiniętego menu wybieramy odpowiednią pozycję. Domyślnie w module Klienci dostępne są raporty:

  • Lista niezapłaconych faktur zakupu
  • Kontrola wykonania dyspozycji dokumentów
  • Notatka służbowa

Szczegóły funkcjonalności Raportowanie zostały opisane w osobnym artykule.

Łączenie klientów

Załóżmy, że nastąpiła fuzja dwóch spółek, lub przez nieostrożność kilka osób dodało do bazy tego samego kontrahenta, podpinając do każdej kartoteki różne dokumenty. Możemy w takich sytuacjach połączyć kilka kartotek w jedną. Rezultatem takiego scalenia będzie kartoteka zawierająca dane teleadresowe Kontaktu bazowego i dokumenty, sprawy, terminarz oraz osoby kontaktowe z wszystkich kartotek. Operacji tej dokonujemy na jeden z dwóch sposobów:

  • wyświetlając kartotekę klienta klikamy ikonę Połącz w górnym pasku narzędzi
  • zaznaczając na liście (przytrzymując klawisz Ctrl) rekordy klientów, które mają zostać złączone z innym klientem i wybierając z menu górnego pozycję Akcje >> Łączenie klientów.

Rysunek 1.3: Okno Łączenie klientów


Wykonanie którejś z w/w czynności spowoduje wyświetlenie okna Łączenie klientów (Rysunek 1.3). Pole Kontakt do złączenia będzie automatycznie zasilone danymi w postaci nazwy klienta, którego kartotekę wyświetlamy, lub - w przypadku drugiej opcji - nazwami klientów z zaznaczonych rekordów (gdybyśmy pominęli jakiś kontakt, możemy przeciągnąć go z wyświetlonej w tle listy metodą drag'n'drop). W polu Kontakt bazowy wybieramy kontrahenta, z którym mają być złączone kontakty z pola poniżej.

Rysunek 1.4: Okno potwierdzenia chęci połączenia kartotek


Następnie klikamy przycisk Zapisz i potwierdzamy chęć wykonania operacji (Rysunek 1.4). Kontakty z pola Kontakty do złączenia zmienią status na Usunięty.

Zbiorcze ustawianie cech

Wyobraźmy sobie firmę, w której dział handlowy dostał polecenie o zaznaczanie - dla każdego klienta - źródła pozyskania kontaktu. W związku z dużą ilością klientów w bazie aktualizacja każdej kartoteki z osobna byłaby bardzo czosochłonna. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi funkcja Zbiorczego ustawiania cech.

Aby przypisać cechy do dużej ilości klientów należy zaznaczyć je na liście przytrzymując klawisz Ctrl i wybierając z menu górnego Akcje > Ustaw cechy zbiorczo. W przytoczonym wyżej przykładzie każdy pracownik działu handlowego może zawęzić listę do dodanych przez siebie klientów używając filtra Utworzony przez po lewej stronie. Następnie wystarczy kliknąć piewszą pozycję na liście i - przytrzymując klawisz Shift - ostatnią, aby zaznaczyć wszystkie elementy.

Rysunek 1.5: Okno zbiorczej zmiany cech klientów


Cechy ustawiamy w wyświetlonym oknie Zmiana cechy zbiorczo dla kontaktów (Rysunek 1.5) i klikamy przycisk Zapisz.

Zmiana opiekuna

Załóżmy, że pracownik działu handlowego odchodzi na emeryturę, a na jego miejsce przychodzi nowa osoba i przejmuje kontakt z kontrahentami, którym się opiekował. Aby w krótkim czasie przydzielić nowemu pracownikowi grupę tych kontrahentów, możemy skorzystać z funkcji Zmiana opiekuna. Najłatwiej będzie nam zastosować filtr Opiekunowie i zawęzić listę do kontrahentów będących pod opieką odchodzącego pracownika. Następnie z menu górnego wybieramy pozycję Akcje > Zmiana opiekuna i wybieramy zakres Dla wszystkich w wyświetlonym oknie (Rysunek 1.6).

Rysunek 1.6: Okno wyboru zakresu klientów


W kolejnym kroku (Rysunek 1.7) z listy rozwijanej wybieramy nowego opiekuna i klikamy przycisk Zapisz.

Rysunek 1.7: Okno wyboru nowego opiekuna


Zmiany opiekuna możemy dokonać dla wybranych kontrahentów po zaznaczeniu ich na liście (przytrzymując klawisz Ctrl) i wybierając opcję Zaznaczeni w oknie na Rysunku 1.6.

Tworzenie zadań dla klientów

Zbiorcze ustawianie cech

Przypisywanie do cennika