Podręcznik użytkownika > Sprawy > Teczki i podteczki

Teczki i podteczki

Aby móc założyć sprawę - niezależnie od tego, z jakiego poziomu - niezbędne jest zdefiniowanie w systemie tzw. teczek, które prypisywane są do działów. Drzewo teczek znajduje się w panelu Teczki wyświetlonym w oknie głównym modułu Sprawy.

Panel Teczki

W strukturze drzewa spaw wyróżniamy elementy:

• Wszystkie sprawy
• Teczki mojego działu
• Udostępnione działy
• Udostępnione teczki
• Udostępnione sprawy
• Foldery wyszukiwania

Teczki generowane są w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt. To, z jakim działem i teczką aktową związana jest teczka możemy odczytać z jej symbolu.

Schemat obrazujący pochodzenie symbolu teczki

Jak powstaje teczka - krok po kroku

Zgodnie z powyższym zapisem, aby powstała teczka, niezbęde jest zdefiniowanie w systemie Struktury organizacyjnej oraz JRWA. Teczka jest wynikiem przypisania teczki aktowej wybranej komórce organizacyjnej (działowi). Poniższy przykład pokazuje, jak założyć teczkę.

Na poniższej ilustracji po prawej stronie widzimy wykaz teczek aktowych, do których ma dostęp Sekretariat. Jest to okno Panelu definicji wyciągu z wykazu akt uruchamiane z poziomu Panelu sterowania (Wyciąg z wykazu akt w grupie Sprawy). Wykaz ten jest odzwierciedlony w drzewie w panelu Teczki - w gałęzi Sekretariat - na poniższej ilustracji widoczne po lewej stronie.

W Panelu definicji wyciągu z wykazu akt zaznaczamy w drzewie po lewej stronie pozycję Sekretariat i klikamy przycisk Edycja powyżej. Wyświetlone zostaje okno (widoczne na poniższej ilustracji), w którym wybieramy pozycję w drzewie Wykaz akt (np. Rekrutacja) i za pomocą niebieskiej strzałki w prawo przenosimy dodajemy ją do listy obok. Operację powtarzamy dla pozycji Szkolenia, po czym klikamy przycisk Zamknij.

Następuje powrót do okna Definicji wyciągu z wykazu akt. W panelu Teczki w module Sprawy klikamy ikonę Odśwież (). Zmiany obrazuje poniższa ilustracja.

Kto może zarządzać teczkami