WikiPrint - from Polar Technologies

Podręcznik użytkownika > Sprawy > Tworzenie, modyfikowanie, zamykanie i usuwanie spraw

Tworzenie, modyfikowanie, zamykanie i usuwanie spraw

Zakładanie nowych spraw

Sprawy rejestrowane są w teczkach. Zakładanie spraw w systemie eDokumenty jest możliwe w kilku miejscach:

W powyższych przypadkach korzystamy z podstawowego formularza tworzenia nowej sprawy


Podstawowe okno dodawania nowej sprawy


Formularz dodawania nowej sprawy w module Sprawy

Uwagi do wypełnienia wybranych pól

Uwaga
Sprawy możemy tworzyć jedynie w teczkach, do których mamy dostęp.

Uwaga
Dostęp do nowo dodanej sprawy uzyskują autoamtycznie wszyscy użytkownicy posiadający dostęp do teczki, w której sprawa została utworzona.

Modyfikowanie spraw

Aby dokonać modyfikacji informacji o sprawie, dodać do niej zdarzenia, dokumenty, pozycje itd.:

Operacje te możemy wykonać również w zakładce Sprawy w Katrotece klienta.

Okno edycji sprawy składa się z kilku zakładek. Dodatkowo w lewym dolnym rogu umieszczony jest przycisk Historia, po kliknięciu którego wyświetlone zostaje okno zawierające informacje o zmianach w sprawie. W górnej części znajdziemy dwie grupy dodatkowych funkcjonalności: Sprawa oraz Dodatkowe zadania.

Zakładka Ogólne

Formularz w zakładce Ogólne jest formularzem dodawania nowej sprawy wzbogaconym o dodatkowe pola.


Okno edycji sprawy

Zakładka Terminarz


Zakładka Terminarz w oknie sprawy

Zawartość zakładki Terminarz jest zawężoną wersją modułu Zadania. Możemy tu zarządzać zdarzeniami powiązanymi w daną sprawą - analogicznie, jak w module Zadania. Różnica występuje w rodzaju widoków. W zakładce Terminarz zostały one zawężone do podstawowych typów: chronologicznego i listy. Dodatkowo pozycje możemy filtrować tak, aby wyświetlane były zdarzenia: dla spraw podrzędnych, cykliczne lub załatwione.

Zakładka Dokumenty


Zakładka Dokumenty w oknie sprawy

Zawartość zakładki Dokumenty jest zawężoną wersją modułu Dokumenty. Jeśli w sprawie zostały utworzone podsprawy, pod które podpięto dokumenty, to zaznaczenie filtra dokumenty spraw podrzędnych sprawi, zostaną one wyświetlone na liście.

Jakie dokumenty widzi użytkownik

W zależności od posiadanych uprawnień, zakres dostępnych dla użytkownika dokumentów może być różny. Zakładamy, że pracownik ma dostęp do sprawy. Zestaw uprawnień pozwalający na dostęp do odpowiedniego zakresu dokumentów przedstawia poniższa tabela.

Zakres dokumentów, które użytkownik może odczytać Wymagane uprawnienia
Użytkownik widzi wszystkie dokumenty w sprawie Uprawnienia przyznane w zakładce Uprawnienia w sprawie: Odczyt, Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza
Użytkownik widzi tylko dokumenty dodane przez siebie w zakładce Uprawnienia w sprawie zaznaczona jest jedynie opcja Odczyt
brak uprawnień zaawansowanych na dokumencie
Użytkownik widzi dokumenty dodane przez siebie i takie,
do których jest uprawniony
w zakładce Uprawnienia w sprawie zaznaczona jest jedynie opcja Odczyt
zaawansowane uprawnienie na dokumencie: zaznaczony checkbox Odczyt

Uwaga
Zarządzanie uprawnieniami dla spraw - globalnie - ma miejsce w Paneu sterowania (Maski praw do spraw).

Uwaga
Pozostałe uprawnienia, m.in. dostęp do danych powiązanych z kontaktem, nie mają wpływu na dostęp do dokumentów w sprawie.

Zakładka Cechy

Zawartość zakładki Cechy jest konfigurowalna w Panelu sterowania.


Przykładowa zawartość zakładki Cechy

Zakładka Pozycje

Pozycją w sprawie może być powiązany z nią produkt lub usługa, dlatego zakładka ta jest wypełniana głównie w przypadku spraw sprzedażowych. Elementami na liście zarządzamy korzystając z Paska narzędzi.


Zakładka Pozycje w sprawie


Okno dodawania nowej pozycji w sprawie


Generowanie pliku z pozycjami w sprawie

Uwaga
Utworzony w ten sposób plik nie pojawi się na liście w zakładce Dokumenty.


Okno wyboru pozycji z zapotrzebowań

Zakładka Uprawnienia

W karcie Uprawnienia możemy zarządzać dostępem do spraw i podspraw. Zgodnie z powyższym zapisem, sprawa dodana do teczki, do której uprawniona jest pewna komórka organizacyjna, będzie widoczna dla wszystkich użytkowników z tego działu, jednak uprawnienia te możemy zmieniać dla poszczególnych pracowników.


Zakładka Uprawnienia w sprawie

Uprawnienia możemy przyznawać/odbierać poszczególnym pracownikom lub grupom pracowników - odpowiednią pozycję wybieramy z listy. Jeśli chcemy, aby wybrane osoby miały taki sam poziom dostępu do podspraw, zaznaczamy checkbox Propaguj uprawnienia przy zkładaniu podspraw.

Osoby (grupy) zaznaczone w oknie (oknach) po lewej stronie przenosimy na listę Uprawnieni przy pomocy niebieskich strzałek. Po wybraniu osób na liście w oknie Uprawnieni decydujemy, jakie akcje dani pracownicy mogą wykonać. W tym celu zaznaczamy odpowiednie opcje w sekcji Uprawnienia.

Uwaga
Aby wybrany pracownik mógł wykonywać czynności takie jak zapis zadań, oglądanie dokumentów itd., musi mieć zaznaczone prawo do odczytu i prawa do danych akcji.

Zakładka Komentarze

Zawartość zakładki Komentarze została opisana w osobnym artykule.

Zakładka Podsprawy

W karcie Podsprawy możemy tworzyć sprawy podrzędne. Przykładem zastosowania takiej funkcjonalności może być sprawa będąca projektem "Tworzenie witryny internetowej". Podsprawami w takim przypadku mogą być "Szablon graficzny", "CMS", "Moduł dedykowany".


Zakładka Podsprawy w sprawie

Podsprawami zarządzamy korzystając z Paska narzędzi.

Uwaga
Po zapisaniu podsprawy, w jej nazwie zostaje dodany numer będący fragmentem znaku sprawy i oznaczający jej poziom, tzn. jeśli np. sprawa główna ma znak "DK.AS.012-2/15", to znakiem pierwszej dodanej do niej podsprawy będzie "DK.AS.012-2.1/15". Utworzenie podsprawy w tej podsprawie spowoduje, że dla tej najniższego poziomu wygenerowany zostanie znak "DK.AS.012-2.1.1/15" itd. Podsprawy podspraw wyświetlane są na liście w formie rozwijanego drzewa.

Uwaga
Akcje edycji i usuwania podsprawy są dostępne również w menu rozwijanym po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy.

Zakładka Robocizna

Informacje o dodatkowych kosztach związanych z wykorzystaniem zasobów w sprawie mogą być gromadzone w zakładce Robocizna.


Zakładka Robocizna w sprawie

Korzystając z Paska narzędzi możemy:


Okno dodawania pozycji do listy Robocizna

Zamykanie i wznawianie spraw

W systemie eDokumenty możemy zamykać i otwierać ponownie wiele spraw jednocześnie. Jeśli sprawa zawiera podsprawy, mogą one być zamykane łącznie z nadrzędną.

Chcąc usunąć wiele spraw jednocześnie, zaznaczamy je na liście przytrzymując klawisz Ctrl, po czym klikamy ikonę Zamknij w Pasku narzędzi.


Okno zamykania spraw

Zamykane sprawy wyświetlane są z podziałem na teczki, w których zostały założone. Zmiana statusu spraw w teczkach dotyczy tylko tych wybranych do zamknięcia i nie ma wpływu na pozostałe sprawy w danej teczce. Podana w nawiasie liczba spraw jest sumą spraw nadrzędnych i wszystkich utworzonych do nich podspraw. Zamykając sprawy, możemy ustawić dla nich status:

Checkbox Zamknij podrzędne zaznaczamy, jeśli chcemy, aby podsprawy zostały zamknięte automatycznie w chwili zamknięcia sprawy głównej.

Pojedynczą sprawę (wraz z podsprawami) możemy zamknąć z poziomu formularza sprawy. W tym celu klikamy ikonę umieszczoną za polem Status i stan.

Zamknięte sprawy mogą być wznawiane pojedynczo. Dotyczy to również spraw zawierających podsprawy, tzn. jeśli wznowimy sprawę, która była zamknięta wraz z podsprawami, to tylko sprawa główna zostanie wznowiona, a każda podsprawa będzie musiała być wznawiana osobno. Istnieją dwie drogi wznawiania spraw:

Uwaga
Aby mieć możliwość zamykania i wznawiania spraw, niezbędne jest posiadanie odpowiednich uprawnień systemowych - Prawa do zamykania spraw oraz Prawa do wznawiania spraw.

Usuwanie i przywracanie spraw

Aby usunąć sprawy, zaznaczamy je na liście i klikamy przycisk Usuń w Pasku narzędzi lub pozycję Usuń w menu rozwijanym po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy. Następnie potwierdzamy chęć wykonania tej operacji. Sprawa usuwana jest wraz z wszystkimi podsprawami.

Posiadając odpowiednie uprawnienia systemowe (Przywilej przywracania usuniętych spraw), usunięte sprawy możemy przywracać. Aby tego dokonać, zaznaczamy je na liście (przekreślone pozycje) i klikamy w Menu górnym pozycję Akcje > Przywróć usuniętą sprawę.

Zobacz także

Grupy spraw