Lista kont współdzielonych
Podręcznik użytkownika > Poczta email > Konto współdzielone
Przykładem zastosowania konta współdzielonego jest skrzynka pocztowa w dziale wsparcia klienta w firmie informatycznej. Każdy pracownik tego działu ma dostęp do tego samego konta, np. pomoc@firmait.pl, na swoim stanowisku. Dzięki temu wszyscy mogą zapoznać się ze zgłoszeniem, a osoba wolna w danej chwili może na nie odpowiedzieć.
Zarządzanie kontami współdzielonymi odbywa się w oknie Konfiguracji kont pocztowych (modyfikacja konta, do którego mamy dostęp) lub z poziomu Panelu sterowania (odnośnik Konta pocztowe współdzielone w grupie Pozostałe ustawienia) w oknie Konta pocztowe współdzielone. Zarządzanie kontem współdzielonym w znaczej części pokrywa się z konfiguracją konta indywidualnego. Rozszerzona konfiguracja obejmuje:
Aby utworzyć/zmodyfikować konto współdzielone, klikamy ikonę Dodaj/Edytuj w Pasku narzędzi w oknie Konta pocztowe współdzielone
Lista kont współdzielonych
Konto współdzielone ma wspólną konfigurację dla każdego użytkownika, jednak pracownik korzystający z takiego konta może dostosować pewne elementy wg własnych potrzeb, np. zmieniając stopkę, żądając potwierdzenia otrzymania wiadomości czy dodawania adresów do osobistej książki adresowej. Ustawienia poczynione w oknie personalizacji konta współdzielonego nadpisują ustawienia ogólne na stanowisku użytkownika. Zamian takich dokonujemy w oknie Personalizacja konta email.
Okno personalizacji konta współdzielonego
Pola w formularzu personalizacji konta są wybranymi polami formularza konfiguracji konta.
Uwaga
Personalizacja konta współdzielonego nie jest możliwa z poziomu Panelu sterowania, gdzie ma miejsce jedynie konfiguracja ogólna.
Poszczególni użytkownicy systemu eDokumenty uzyskują dostęp do konta współdzielonego poprzez uprawnienia. Za pomocą tego mechanizmu określamy również, w jakim stopniu dany pracownik może korzystać z wybranego konta współdzielonego. Uprawnienia możemy przyznawać pojedynczym osobom (wybieranym z listy lub na drzewku struktury organizacyjnej) lub grupom - wyboru dokonujemy rozwijając listę po lewej stronie w karcie Uprawnienia.
Konfiguracja konta współdzielonego - zakładka Uprawnienia
Pracowników, którym ma zostać udostępnione konto, zaznaczamy na liście/drzewku po lewej stronie i przenosimy do okna Uprawnieni klikając niebieską strzałkę w prawo. Podczas przenoszenia wyświetlone zostaje okno, w którym definiujemy zakres uprawnień. Opcje te pokrywają się z tymi w sekcji Uprawnienia pod oknem Uprawnieni, dlatego po zaznaczeniu elementu na liście Uprawnieni możemy je zmieniać zaznaczając/odznaczając odpowiednie checkboxy.
Prawa, które możemy nadawać:
Uwaga
Do dokumentów archiwizowanych na koncie współdzielonym, oprócz użytkownika, który dokonał archiwizacji, dostęp ma również grupa uprawnionych do wszystkich zarchiwizowanych dokumentów powiązanych z emailami znajdującymi się na koncie.
W zakładce Opcje w sekcji Automatyczne archiwizowanie wiadomości, ustalamy, gdzie mają być archiwizowane wiadomości z konta współdzielonego. Stanowisko wybieramy z listy Na stanowisku. Ustawienie wartości domyślnie sprawi, że wiadomości będą archiwizowane losowo u użytkowników konta współdzielonego.
Uwaga
Warunkiem koniecznym działania takiej archiwizacji jest aktywna usługa pobierania i wysyłania poczty w tle.
Aby usunąć konto współdzielone, zaznaczamy je na liście w oknie Konta pocztowe współdzielone, po czym klikamy ikonę Usuń w Pasku narzędzi. Następnie chęć wykonania operacji potwierdzamy klikając przycisk Tak w wyświetlonym oknie.
Dowolne konto współdzielone możemy przekształcić w konto systemowe. W tym celu zaznaczamy je na liście w oknie Konta pocztowe współdzielone i klikamy ikonę Ustaw jako systemowe.
Uwaga
Konto współdzielone możemy utworzyć z dowolnego konta indywidualnego w oknie Moje konta pocztowe.