| | 1 | [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2 Podręcznik użytkownika] > [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Register Dzienniki] > Rejestracja dokumentów w dziennikach |
| | 2 | |
| | 3 | = Rejestracja dokumentów w dziennikach = |
| | 4 | |
| | 5 | Rejestracji w module '''Dzienniki''' mogą podlegać dokumenty nadesłane, wysyłane oraz przekazywane wewnątrz organizacji wszystkich [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/AddEditDocument typów] używanych w systemie. Dokumenty rejestrujemy w dziennikach korespondencji przychodzącej, wewnętrznej lub wychodzącej. Domyślnie w systemie dostępne są: |
| | 6 | * Dziennik korespondencji przychodzącej |
| | 7 | * Dziennik korespondencji wychodzącej |
| | 8 | * Rejestr faktur przychodzących |
| | 9 | * Rejestr faktur wychodzących. |
| | 10 | |
| | 11 | [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:rejestracja_w_dzienniku_01.png, 200)]][[BR]] |
| | 12 | ''Panel nawigacyjny '''Dzienniki''''' [[BR]] |
| | 13 | |
| | 14 | __'''Uwaga'''__ [[BR]] |
| | 15 | Drzewo dzienników możemy rozbudowywać [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Register/AddEditRegister tworząc własne dzienniki] w '''Panelu sterowania'''. |
| | 16 | |
| | 17 | == Rejestracja == |
| | 18 | |
| | 19 | Rejestrację dokumentu rozpoczynamy od wybrania na drzewku w panelu nawigacyjnym '''Dzienniki''' odpowiedniego dziennika. Następnie klikamy odnośnik do formularza rejestracji w '''Pasku narzędzi'''. W szczególności wybierzemy: |
| | 20 | * '''Korespondencję''' dla pism nadesłanych, rejestrowanych '''w dzienniku korespondencji przychodzącej''' |
| | 21 | * '''Pismo''' dla pism rejestrowanych '''w dzienniku korespondencji wychodzącej''' |
| | 22 | * '''Faktura''' dla faktur rejestrowanych '''w rejestrze faktur przychodzących'''. |
| | 23 | |
| | 24 | [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:rejestracja_w_dzienniku_02.png, 300)]][[BR]] |
| | 25 | |
| | 26 | === Korespondencja przychodząca === |
| | 27 | |
| | 28 | [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:rejestracja_w_dzienniku_03.png, 600)]][[BR]] |
| | 29 | ''Formularz rejestracji korespondencji przychodzącej'' [[BR]] |
| | 30 | |
| | 31 | __'''Opis pól'''__ [[BR]] |
| | 32 | |
| | 33 | || Pole || Opis || |
| | 34 | || Nr ewidencyjny || Numer generowany automatycznie po zapisaniu dokumentu || |
| | 35 | || Nadawca || Pole typu [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Search#point7 wyszukiwarka]. Wybieramy w nim - z listy kontrahentów - nadawcę pisma || |
| | 36 | || Kategoria || Kategorie są definiowane w Panelu sterowania. Wybranie pozycji z listy powoduje uzupełnienie pól: '''Procedura''', '''Przekaż do''' oraz '''Typ''' zgodnie z definicją kategorii || |
| | 37 | || Dotyczy || Temat pisma || |
| | 38 | || Procedura || Wybór [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuide/DMS/Documents procedury] definiującej obieg dokumentu || |
| | 39 | || Przekaż do || Z listy wybieramy pracownika, do którego ma być [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/ForwardAssignment przekazany] dokument po zapisie formularza rejestracji || |
| | 40 | || Data wpływu || Data nadejścia pisma || |
| | 41 | || Data pisma || Data utworzenia pisma (widniejąca na nadesłanym dokumencie) || |
| | 42 | || Nr zewnętrzny || Numer nadesłanego pisma (dotyczy głównie korespondencji urzędowej) || |
| | 43 | || Typ || [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/AddEditDocument Rodzaj dokumentu] || |
| | 44 | || Forma kontaktu || Informacja o tym, jak wpłynęło pismo || |
| | 45 | || Uwagi || Miejsce na wpisanie dodatkowych informacji o piśmie || |
| | 46 | |
| | 47 | * Panel '''Załączniki''' został opisany w osobnym [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Landing/Attachments artykule]. W sekcji tej [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Tools/Apps/ScanServer#point2 skanujemy] oryginał pisma. [[BR]] |
| | 48 | |
| | 49 | W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk '''Następny dokument'''. Jego kliknięcie powoduje zapisanie dokumentu i umożliwia rejestrację kolejnego (w tym samym dzienniku) bez ponownego otwierania okna. Kliknięcie '''OK''' powoduje rejestrację i zamknięcie okna. |
| | 50 | |
| | 51 | === Rejestracja pisma wychodzącego === |
| | 52 | |
| | 53 | Formularz rejestracji pisma wychodzącego pokrywa się z [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/AddEditDocument/Letter formularzem dokumentu typu Pismo]. [[BR]] |
| | 54 | |
| | 55 | Jeśli pismo istnieje już w systemie, korzystamy z formularza wyświetlonego po kliknięciu ikony '''Korespondencja''', kiedy wybrany jest dziennik korespondencji wychodzącej. W pierwszym polu wyszukujemy dokument wpisując jego ID (ID odczytamy po kliknięciu znaku zapytania w prawym górnym rogu dokumentu) lub skanując kod kreskowy. [[BR]] |
| | 56 | |
| | 57 | [[Image(wiki:UserGuideV5.2/Attachments:rejestracja_w_dzienniku_04.png, 400)]][[BR]] |
| | 58 | ''Formularz rejestracji pisma wychodzącego'' [[BR]] |
| | 59 | |
| | 60 | Jak w przypadku korespondencji przychodzącej, po wypełnieniu danych, klikamy '''Rejestruj''' lub '''Następny dokument'''. |
| | 61 | |
| | 62 | __'''Uwaga'''__ [[BR]] |
| | 63 | Jeśli osoba tworząca pismo wychodzące wybrała sposób wysyłki na dokumencie, zawartość pola '''Dyspozycja''' będzie zawężona. |
| | 64 | |
| | 65 | === Rejestracja faktury === |
| | 66 | |
| | 67 | Formularz rejestracji faktury przychodzącej pokrywa się z [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/PurchaseInvoice formularzem dokumentu typu Faktura zakupu]. |
| | 68 | |
| | 69 | |
| | 70 | === Rejestracja umów === |
| | 71 | |
| | 72 | Jeśli w systemie zdefiniowano osobny dziennik dla [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/AddEditDocument/Contract umów], rejestracja takiego dokumentu odbywa się podobnie, jak wyżej, z tym że po wybraniu odpowiedniego dziennika, w '''Pasku narzędzi''' klikamy '''Umowa'''. [[BR]] |
| | 73 | |
| | 74 | {{{ |
| | 75 | #!html |
| | 76 | <div class="ToolTip"> |
| | 77 | <h4>Porada</h4> Po zapisie formularzy rejestracyjnych dokumentów generowany jest numer ewidencyjny. Należy zapisać go na papierowym oryginale nadesłanego dokumentu. Pozwoli to na łatwe odnalezienie go w systemie. |
| | 78 | </div> |
| | 79 | }}} |
| | 80 | |
| | 81 | == Zarejestrowane dokumenty == |
| | 82 | |
| | 83 | Po rejestracji dokumentu w dzienniku, wpis ten będzie widoczny również w module '''Dokumenty'''. [[BR]] |
| | 84 | |
| | 85 | Na podstawie wartości w polu '''Data wpływu''' automatycznie tworzone jest drzewo w panelu '''Dzienniki'''. Poniższy rysunek obrazuje, jak zostało rozbudowane drzewo po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji przychodzącej pism w sierpniu 2016 roku. [[BR]] |
| | 86 | |
| | 87 | [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:rejestracja_w_dzienniku_05.png, 250)]][[BR]] |
| | 88 | ''Przykładowy dziennik korespondencji'' [[BR]] |
| | 89 | |
| | 90 | __'''Uwaga'''__ [[BR]] |
| | 91 | Aby wyświetlić nowe miesiące na drzewie dzienników, klikamy ikonę '''Odśwież''' umieszczoną nad drzewem. [[BR]] |
| | 92 | |
| | 93 | __'''Uwaga'''__ [[BR]] |
| | 94 | Dokumenty mogą być rejestrowane w dziennikach również z poziomu modułu '''[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents Dokumenty]''' [[BR]] |
| | 95 | |
| | 96 | === Zobacz także === |
| | 97 | * [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/Documentation/Index/UseCase/IncomingLetter Ewidencja korespondencji przychodzącej] |
| | 98 | * [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/Documentation/Index/UseCase/OutgoingLetter Ewidencja korespondencji wychodzącej] |
| | 99 | * [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/AddEditDocument/Invoice1 Rejestracja dokumentów z wiadomości e-mail] |
