Zmiany pomiędzy wersją początkową i wersją 1 dla UserGuideV5.2/Register/IncomingDocs

Pokaż
Ignoruj:
Data i czas:
01/05/18 10:19:09 (7 years temu)
Autor:
msawkiewicz (IP: 83.144.106.170)
Komentarz:

--

Legend:

Bez zmian
Dodane
Usunięte
Zmienione
  • UserGuideV5.2/Register/IncomingDocs

    v1 v1  
     1[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2 Podręcznik użytkownika] > [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Register Dzienniki] > Rejestracja dokumentów w dziennikach 
     2 
     3= Rejestracja dokumentów w dziennikach = 
     4 
     5Rejestracji w module '''Dzienniki''' mogą podlegać dokumenty nadesłane, wysyłane oraz przekazywane wewnątrz organizacji wszystkich [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/AddEditDocument typów] używanych w systemie. Dokumenty rejestrujemy w dziennikach korespondencji przychodzącej, wewnętrznej lub wychodzącej. Domyślnie w systemie dostępne są: 
     6* Dziennik korespondencji przychodzącej 
     7* Dziennik korespondencji wychodzącej 
     8* Rejestr faktur przychodzących 
     9* Rejestr faktur wychodzących. 
     10 
     11[[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:rejestracja_w_dzienniku_01.png, 200)]][[BR]] 
     12''Panel nawigacyjny '''Dzienniki''''' [[BR]] 
     13 
     14__'''Uwaga'''__ [[BR]] 
     15Drzewo dzienników możemy rozbudowywać [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Register/AddEditRegister tworząc własne dzienniki] w '''Panelu sterowania'''. 
     16 
     17== Rejestracja == 
     18 
     19Rejestrację dokumentu rozpoczynamy od wybrania na drzewku w panelu nawigacyjnym '''Dzienniki''' odpowiedniego dziennika. Następnie klikamy odnośnik do formularza rejestracji w '''Pasku narzędzi'''. W szczególności wybierzemy: 
     20* '''Korespondencję''' dla pism nadesłanych, rejestrowanych '''w dzienniku korespondencji przychodzącej''' 
     21* '''Pismo''' dla pism rejestrowanych '''w dzienniku korespondencji wychodzącej''' 
     22* '''Faktura''' dla faktur rejestrowanych '''w rejestrze faktur przychodzących'''. 
     23 
     24[[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:rejestracja_w_dzienniku_02.png, 300)]][[BR]] 
     25 
     26=== Korespondencja przychodząca === 
     27 
     28[[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:rejestracja_w_dzienniku_03.png, 600)]][[BR]] 
     29''Formularz rejestracji korespondencji przychodzącej'' [[BR]] 
     30 
     31__'''Opis pól'''__ [[BR]] 
     32 
     33|| Pole || Opis || 
     34|| Nr ewidencyjny || Numer generowany automatycznie po zapisaniu dokumentu || 
     35|| Nadawca || Pole typu [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Search#point7 wyszukiwarka]. Wybieramy w nim - z listy kontrahentów - nadawcę pisma || 
     36|| Kategoria || Kategorie są definiowane w Panelu sterowania. Wybranie pozycji z listy powoduje uzupełnienie pól: '''Procedura''', '''Przekaż do''' oraz '''Typ''' zgodnie z definicją kategorii || 
     37|| Dotyczy || Temat pisma || 
     38|| Procedura || Wybór [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuide/DMS/Documents procedury] definiującej obieg dokumentu || 
     39|| Przekaż do || Z listy wybieramy pracownika, do którego ma być [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/ForwardAssignment przekazany] dokument po zapisie formularza rejestracji || 
     40|| Data wpływu || Data nadejścia pisma || 
     41|| Data pisma || Data utworzenia pisma (widniejąca na nadesłanym dokumencie) || 
     42|| Nr zewnętrzny || Numer nadesłanego pisma (dotyczy głównie korespondencji urzędowej) || 
     43|| Typ || [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/AddEditDocument Rodzaj dokumentu] || 
     44|| Forma kontaktu || Informacja o tym, jak wpłynęło pismo || 
     45|| Uwagi || Miejsce na wpisanie dodatkowych informacji o piśmie || 
     46 
     47* Panel '''Załączniki''' został opisany w osobnym [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Landing/Attachments artykule]. W sekcji tej [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Tools/Apps/ScanServer#point2 skanujemy] oryginał pisma. [[BR]] 
     48 
     49W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk '''Następny dokument'''. Jego kliknięcie powoduje zapisanie dokumentu i umożliwia rejestrację kolejnego (w tym samym dzienniku) bez ponownego otwierania okna. Kliknięcie '''OK''' powoduje rejestrację i zamknięcie okna. 
     50 
     51=== Rejestracja pisma wychodzącego === 
     52 
     53Formularz rejestracji pisma wychodzącego pokrywa się z [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/AddEditDocument/Letter formularzem dokumentu typu Pismo]. [[BR]] 
     54 
     55Jeśli pismo istnieje już w systemie, korzystamy z formularza wyświetlonego po kliknięciu ikony '''Korespondencja''', kiedy wybrany jest dziennik korespondencji wychodzącej. W pierwszym polu wyszukujemy dokument wpisując jego ID (ID odczytamy po kliknięciu znaku zapytania w prawym górnym rogu dokumentu) lub skanując kod kreskowy. [[BR]] 
     56 
     57[[Image(wiki:UserGuideV5.2/Attachments:rejestracja_w_dzienniku_04.png, 400)]][[BR]] 
     58''Formularz rejestracji pisma wychodzącego'' [[BR]] 
     59 
     60Jak w przypadku korespondencji przychodzącej, po wypełnieniu danych, klikamy '''Rejestruj''' lub '''Następny dokument'''. 
     61 
     62__'''Uwaga'''__ [[BR]] 
     63Jeśli osoba tworząca pismo wychodzące wybrała sposób wysyłki na dokumencie, zawartość pola '''Dyspozycja''' będzie zawężona. 
     64 
     65=== Rejestracja faktury === 
     66 
     67Formularz rejestracji faktury przychodzącej pokrywa się z [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/PurchaseInvoice formularzem dokumentu typu Faktura zakupu].   
     68 
     69 
     70=== Rejestracja umów === 
     71 
     72Jeśli w systemie zdefiniowano osobny dziennik dla [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/AddEditDocument/Contract umów], rejestracja takiego dokumentu odbywa się podobnie, jak wyżej, z tym że po wybraniu odpowiedniego dziennika, w '''Pasku narzędzi''' klikamy '''Umowa'''. [[BR]] 
     73 
     74{{{ 
     75#!html 
     76<div class="ToolTip"> 
     77<h4>Porada</h4> Po zapisie formularzy rejestracyjnych dokumentów generowany jest numer ewidencyjny. Należy zapisać go na papierowym oryginale nadesłanego dokumentu. Pozwoli to na łatwe odnalezienie go w systemie. 
     78</div> 
     79}}} 
     80 
     81== Zarejestrowane dokumenty == 
     82 
     83Po rejestracji dokumentu w dzienniku, wpis ten będzie widoczny również w module '''Dokumenty'''. [[BR]] 
     84 
     85Na podstawie wartości w polu '''Data wpływu''' automatycznie tworzone jest drzewo w panelu '''Dzienniki'''. Poniższy rysunek obrazuje, jak zostało rozbudowane drzewo po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji przychodzącej pism w sierpniu 2016 roku. [[BR]] 
     86 
     87[[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:rejestracja_w_dzienniku_05.png, 250)]][[BR]] 
     88''Przykładowy dziennik korespondencji'' [[BR]] 
     89 
     90__'''Uwaga'''__ [[BR]] 
     91Aby wyświetlić nowe miesiące na drzewie dzienników, klikamy ikonę '''Odśwież''' umieszczoną nad drzewem. [[BR]] 
     92 
     93__'''Uwaga'''__ [[BR]] 
     94Dokumenty mogą być rejestrowane w dziennikach również z poziomu modułu '''[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents Dokumenty]''' [[BR]] 
     95 
     96=== Zobacz także === 
     97* [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/Documentation/Index/UseCase/IncomingLetter Ewidencja korespondencji przychodzącej] 
     98* [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/Documentation/Index/UseCase/OutgoingLetter Ewidencja korespondencji wychodzącej] 
     99* [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5.2/Documents/AddEditDocument/Invoice1 Rejestracja dokumentów z wiadomości e-mail]