| | 2 | |
| | 3 | W zależności od tego jakie narzucone są wymogi dla obiegu dokumentów zalecana jest odpowiednia formuła pracy. |
| | 4 | |
| | 5 | Jeśli w firmie/instytucji istnieje sformalizowany obieg i z góry ustalona kolejność edycji poszczególnych elementów dokumentu, wówczas należy przesyłać wzajemnie dokument lub skonfigurować odpowiedni workflow (przebieg pracy np. Edycja, Przekazanie do aprobaty, Aprobata, Powiadomienie autora). Zmiany są zawsze widoczne w dokumencie oryginalnym - czyli na stanowisku gdzie aktualnie jest dokument. |
| | 6 | |
| | 7 | W przypadku mniej sformalizowanych organizacji, można takie dokumenty tworzyć w sprawach, uprawniać do nich osoby i następnie powiadamiać się komunikatorem o dokonanych zmianach i konieczności wykonania pracy przez kolejnego użytkownika. Wóczas każdy z uczestników ma dostęp do oryginału dokumentu i widzi dokonane na nim zmiany "na bieżąco". |
| | 8 | Jeśli przypadkiem pobierze do edycji plik który jest edytowany przez inną osobę system powiadomi o tym fakcie przy otwieraniu. |
| | 9 | |
| | 10 | Wyjaśnić można to również na przykładzie: |
