Zmiany pomiędzy wersją 1 and wersją 2 dla UserGuide/DMS/QuickStart

Data i czas:

02/09/10 12:24:41 (15 years temu)

Autor:

JP (IP: 213.227.67.33)

Komentarz:

--

UserGuide/DMS/QuickStart

@@ -1 @@
-= [wiki:UserGuide Przewodnik użytkownika] > Obieg dokumentów szybki start =
+= Obieg dokumentów szybki start =
 
+System eDokumenty w sposób naturalny pozwala odzwierciedlić istniejący w każdej organizacji obieg dokumentów. Poprzez samą czynność rejestracji poszczególnych dekretacji (przekazania) dokumentu umożliwia śledzenie dokumentów i łatwy dostęp do historii. Poniżej opisano w jaki sposób zorganizowany jest podstawowy obieg dokumentów.
+
+Dla większości procesów związanych z obiegiem dokumentów i informacji można przyjąć że będzie on odzwierciedlał istniejący model obiegu, ale wszystkie jego elementy zostaną zarejestrowane w systemie. W efekcie schemat obiegu będzie przedstawiał się jak przedstawiono poniżej.
+
+== Pisma przychodzące ==
+ * 1.Pracownik sekretariatu otwiera pisma
+ * 2.Rejestruje je w systemie dołączając skan
+ * 3.Papierowe oryginały załącza do archiwum pism (oprócz faktur i dokumentów adresowanych imiennie na Zarząd)
+ * 4.Elektroniczne odpowiedniki pism przekazuje zgodnie z ustaloną instrukcją dla danego typu pisma
+  * faktury do księgowości, kopie do kierowników działów
+  * wyciągi bankowe do księgowości
+  * pozostałe do Prezesa Zarządu 
+
+
+Prezes Zarządu zapoznaje się z dokumentami na podstawie załączonych skanów i przekazuje do odpowiedniej osoby z ewentualną adnotacją co do sposobu wykonania pisma.
+Dzięki takiej procedurze oryginały dokumentów przychodzących pozostają w jednym miejscu, a informacje w nich zawarte są przekazywane do właściwych osób. Jedynym przeciwwskazaniem takiej procedury jest wymóg przechowywania papierowych oryginałów wraz z resztą dokumentacji sprawy. Dla takich dokumentów ich oryginały powinny zostać przekazane w ślad za dekretacją elektroniczną.
+
+
+Od niniejszej procedury również zdarzać się mogą wyjątki które należy opisać i wykonywać wg nich odpowiednie czynności. Np. innej procedurze może podlegać dokumentacja techniczna, która ze względu na swój kształt i obszerność musi być dostarczona pracownikowi w formie papierowej. 
+
+'''Uwaga!'''
+Dekretacja elektroniczna wymaga od osoby dekretującej zapoznawania się z pismami w formie elektronicznej - na ekranie komputera. Ponieważ nie wszystkim może to odpowiadać, dlatego możliwe jest również dekretowanie na oryginałach papierowych i dopiero w takiej formie skanowanie w sekretariacie. 
+
+== Pisma wychodzące ==
+Pisma wychodzące w większości sporządzane są w działach przez poszczególnych pracowników. Część pism może w niektórych wypadkach tworzyć na potrzebu biura Zarządu sekretariat. W każdym wymienionym wypadku pisma wychodzące powinny być tworzone w sprawach.
+
+Tam gdzie dotychczas pracownicy korzystali z szablonu firmowego pisma zostanie użyty szablon „Pismo firmowe w sprawie” poprzez funkcjonalność dostępną w formularzu Nowe > Pismo dostępnym w kartotece sprawy na zakładce dokumenty.
+
+Tak utworzone pismo zostanie przesłane poprzez system do osób od których dotychczas wymagana była pisemna akceptacja. Osoby te dokonają akceptacji pism w sposób elektroniczny przekazując je do kolejnej osoby lub odsyłając do nadawcy z odpowiednią adnotacją wykonaną za pomocą formularza „Przekaż” dostępnego w kartotece sprawy na zakładce dokumenty.
+
+Końcowym etapem wysyłki pisma jest jego wydrukowanie, złożenie wymaganego podpisu oraz dokonanie czynności wydruku kopert oraz książki pocztowej. Zakłada się że o ile instrukcja nie stanowi inaczej podpis końcowy składa kierownik jednostki np. prezes, dyrektor, wujt, burmistrz, prezydent.
+
+Szczegółowy opis sposobu opatrywania podpisem zostanie opisany w dalszej części tego dokumentu.
+
+
+== Faktury zakupowe == 
+Realizacja elektronicznego obiegu faktur kosztowych polega na przeprowadzeniu procesu akceptacji faktur zakupowych przez poszczególnych pracowników zwanych dalej właścicielami kosztów (ang. cost owner) w systemie przy użyciu odpowiednich formularzy. Efektem jest dokonana elektronicznie akceptacja oraz wydruk dołączony do oryginału faktury przez księgowość.
+
+Często wiąże się z tym procesem odpowiednia logika wpływająca na kształt tego obiegu np. faktury powyżej 500 zł muszą posiadać akceptację Prezesa, pozostałe mogą być akceptowane przez Dyrektorów. Taki proces opisany zostanie w szczegółowej instrukcji.
+W proponowanym rozwiązaniu do obiegu faktur kosztowych używany będzie formularz typu "Faktura". Poniżej przedstawiony został przykładowy proces obiegu takiej faktury. 
+
+ * Rejestracja dokumentu, skanowanie, opis pól 
+ * Akceptacja 
+ * Akceptacja kosztowa 
+ * Weryfikacja i zatwierdzenie kosztów 
+ * Eksport dekretów 
+
+Wynikiem jest albo wydruk zawierający wcześniejsze akceptacje lub zewnętrzny plik możliwy do importu w systemie FK. 
+
+Dzięki odpowiednim słownikom koszty mogą być rozpisane pod względem:
+ * miejsca powstawania kosztów 
+ * rodzaju kosztów 
+ * projektów 
+
+Poszczególne osoby dokonujące akceptacji kosztów, posiadają dostęp tylko do elektronicznej kopii faktury, dzięki czemu oryginał papierowy może od razu trafić do księgowości. 
+
+Tam księgowa posługując się folderami "FAKTURY ZAAKCEPTOWANE" może łatwo znaleźć dokumenty które są gotowe do zaksięgowania. Z kolei dzięki folderowi „FAKTURY OPÓŹNIONE” może równie łatwo zlokalizować miejsca opóźnień w wymaganych akceptacjach. Na podstawie wcześniej wprowadzonych danych, istnieje możliwość wygenerowania odpowiedniego wydruku lub eksportu do formatu danych możliwych do zaimportowania do innych systemów które potrafią taki dekret zaimportować. 
+Pozostaje tylko dołączyć (wydrukowane na odwrocie faktury lub na osobnej kartce) dokonane akceptacje i zarchiwizować fakturę w odpowiednim segregatorze. 
+
+
+== Poczta elektroniczna ==
+Poczta email ze swojej natury zakłada możliwość rozproszonego przyjmowania jak i wysyłki. Można powiedzieć ze każdy pracownik w tym zakresie obsługuje osobistą kancelarię której dziennikiem poczty przychodzącej jest skrzynka odbiorcza a dziennikiem poczty wychodzącej folder Wysłane. Tak też powinno pozostać gdyż jest to najbardziej naturalny i powszechnie przyjęty sposób. Należy jednak wyeliminować słabe punkty takiego procesu, a więc brak archiwizacji poczty, brak powiązania z prowadzonymi sprawami oraz brak możliwości udostępniania współpracownikom i przełożonym tej poczty która dotyczy prowadzonych spraw.
+
+Proponowane rozwiązanie zakłada archiwizację w sprawach lub w kartotece klienta tej poczty która dotyczy prowadzonych spraw lub kontaktów z klientami. Wykonanie jest możliwe na dwa sposoby:
+ * 1. Poprzez przekazanie (ang. forward) poczty ze skrzynki odbiorczej na adres systemu edokumenty@firma.pl oraz przekazanie do wiadomości (ang. CC) tegoż adresu poczty wychodzącej.
+ * 2. Poprzez zapisanie w systemie emaila przyciskiem archiwizuj dostepnym w module pocztowym systemu eDokumenty. Ten sposób zakłada że pracownicy korzystać będą z klienta pocztowego wbudowanego w system eDokumenty.
+
+W każdym z tych przypadków zarchiwizowana poczta powinna zostać dodatkowo dołączona do sprawy przyciskiem „Dołącz do sprawy” lub zweryfikowana pod kątem przypisania się do odpowiedniej kartoteki klienta. Obie czynności mogą się wykywać automatycznie, o czym więcej można przeczytać w szczegółowej instrukcji.
+
+== Numerowanie pism i spraw ==
+Zakłada się że wszystkie dokumenty i sprawy w systemie numerowane będą w jednolity sposób, mianowicie – w sekretariacie pisma przychodzące otrzymają numer z dziennika, a w dziale po dołączeniu do odpowiedniej sprawy/projektu w piśmie dostępny będzie numer powiązanej sprawy.
+
+Przykładowy format numeracji dla dziennika korespondencji przychodzącej 1245/DKP/08 składa się z elementów: {NR}/{RWA}/{RR}, gdzie:
+
+{{{
+{NR} – to kolejny numer z dziennika
+{RWA} – to identyfikator nadany dla danego dziennika
+{RR} – dwie ostatnie cyfry bieżącego roku
+Przykładowy format numeracji spraw – DW/JKO/0510/120/08 składa się z elementów: 
+{SYMB_JEDN_ORG}/{RWA}/{SYMB_PRAC}/{RR}/{NR0000} gdzie:
+{SYMB_JEDN_ORG} – to symbol jednostki organizacyjnej 
+{RWA} – symbol teczki z Rzeczowego Wykazu Akt
+{SYMB_PRAC} – inicjał pracownika (opcjonalny)
+{RR} – dwie ostatnie cyfry roku
+{NR} – numer kolejny w teczce
+}}}
+
+Istnieje możliwość skonfigurowania innego formatu podczas wdrożenia np. zawierającego dodatkowo numer określający miesiąc.