Obieg faktur kosztowych

Realizacja elektronicznego obiegu faktur kosztowych to jedno z najbardziej popularnych wymagań stawianych systemom DMS. Polega na przeprowadzeniu procesu akceptacji faktur zakupowych przez poszczególnych pracowników zwanych czasem "cost-ownerami" w systemie przy użyciu odpowiednich formularzy.

Często wiąże się z tym procesem odpowiednia logika wpływająca na kształt tego obiegu np. faktury powyżej 500 zł muszą posiadać akceptację Prezesa, pozostałe mogą być akceptowane przez Dyrektorów.

W systemie eDokumenty do obiegu faktur kosztowych używana jest dokument typu "Faktura". Poniżej przedstawiony został przykładowy proces obiegu takiej faktury.

Pracownik/Rola	Czynność	Zapis w systemie
Sekretariat	Rejestracja dokumentu, skanowanie, opis pól	Dokument Faktura
Prezes	Akceptacja	Zapis w komentarzu faktury "AKCEPTUJĘ"
Dyrektorzy	Akceptacja kosztowa	Zapis na zakładce Koszty faktury
Księgowość	Weryfikacja i zatwierdzenie kosztów	Zmiana statusu na ZATWIERDZONY
Księgowość	Eksport dekretów	Wynikiem jest zewnętrzny plik oraz zapis statusu "WYEKSPORTOWANO" oraz daty eksportu

Dzięki odpowiednim słownikom koszty mogą być rozpisane pod względem

• miejsca powstawania kosztów
• rodzaju kosztów
• projektów

Poniżej przykładowy wygląd zaakceptowanej faktury.