Zmiany pomiędzy wersją 12 and wersją 13 dla UserGuide/DMS/Documents

Data i czas:

12/29/15 14:56:09 (9 years temu)

Autor:

msawkiewicz (IP: 79.188.124.105)

Komentarz:

--

UserGuide/DMS/Documents

@@ -1 @@
-= Procedury i etapy =
+[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin Podręcznik użytkownika] > Do czego służy procedura workflow
 
-System eDokumenty umożliwia utworzenie procedur dla spraw oraz dokumentów. Poniżej omówiono przykładowy obieg faktury wykorzystujący mechanizm workflow.
+= Do czego służy procedura workflow? =
 
-Osoba wprowadzająca fakturę po uzupełnieniu wszelkich koniecznych danych na
-zakładce ''ogólne'', zapisuje go, po czym system wyświetla na otwartym dokumencie dodatkową szarfę która ma za zadanie kontrolować obieg tego dokumentu.
+Obieg dokumentów w firmie można często opisać powtarzalnym schematem, np. faktury zakupu trafiają do punktu rejestracji, skąd przekazywane są do weryfikacji i akceptacji przez zarząd, po czym trafiają do księgowości. Za realizację poszczególnych czynności odpowiedzialna jest zazwyczaj jedna - wyznaczona do tego - osoba. [[BR]]
 
-Przygotowanie procedur: 
-http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/DeployerGuide/Customization/ProcessAutomation
-  
+Procedury w systemie eDokumenty odzwierciedlają taki obieg dokumentów w firmie i pozwalają na wykonanie wielu czynności automatycznie (np. przekazanie dokumentu, zmiana statusu etc.). Procedury możemy tworzyć samodzielnie za pomocą specjalnego [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/DeployerGuide/Customization/ProcessAutomation kreatora]. Tak przygotowane elementy wybieramy później z listy '''Procedura''' w formularzu dokumentu lub na kartotece sprawy. [[BR]]
 
-[[Image(workflow2.PNG)]][[BR]] (''Rys.1'')[[BR]]
-Aby potwierdzić wykonanie danego etapu należy po prostu kliknąć na przycisk "Załatwione" (Rys. 1).
+[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:lista_procedura.png, 200)]]
 
-Jeżeli w procesie skonfigurowano etapy decyzyjne, wówczas użytkownik zostanie poproszony o wybór jednej z opcji (Rys. 2)
+Etapy procedury wskazanej na liście wyświetlane są w formie tzw. szarfy procedury - półprzeźroczystych prostokątów zawierających nazwę etapu, nazwę użytkownika odpowiedzialnego za wykonanie etapu i przyciski. Szarfa procedury jest wyświetlana po zapisie dokumentu/sprawy. [[BR]]
 
-[[Image(workflow3.PNG)]][[BR]] (''Rys.2'')[[BR]][[BR]]
+[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:portlet_workflow.png, 400)]]
 
-Całość wykonanej procedury można oglądać po kliknięciu w ikonę "i" umieszczoną obok nazwy procedury.
+Przyciski aktywne są dla osób, do których został przypisany etap procedury, dlatego np. opcje związane z akceptacją faktury będą dostępne dla prezesa, ale nie dla asystentki, która zobaczy jedynie nazwę etapu i osobę odpowiedzialną. Po wykonaniu wybranych etapów zgodnie z instrukcją (np. po uzupełnieniu danych) klikamy przycisk '''Potwierdź załatwienie''', dzięki czemu procedura przechodzi do kolejnego etapu. [[BR]]
 
-[[Image(workflow4.PNG)]][[BR]] (''Rys.3'')[[BR]]
+__'''Uwaga'''__ [[BR]]
+Posiadając uprawnienie systemowe - przywilej '''Możliwość załatwiania zadań (workflow) przypisanych do podległych stanowisk''' możemy załatwiać poszczególne etapy procedury przypisane do osób będących niżej w strukturze organizacyjnej. Również w przypadku ustawienia zastępstwa, osoba zastępowana wykonuje etapy workflow za osobę nieobecną. [[BR]]
 
-Faktura zamiast obiegać firmę może zostać od razu przesłana w miejsce docelowe, a poszczególnym uczestnikom procesu udostępniane są zadania workflow dostępne na odpowiednich panelach w Dokumentach i Sprawach. System w miejscu zadań workflow wyświetli nazwy tych procedur i etapów które są przeznaczone dla użytkownika zaznaczonego na panelu Struktury organizacyjnej.
+W dolnej części szarfy procedury mamy do dyspozycji menu, z którego możemy wybrać dodatkowe czynności do wykonania:
+* cofnięcie do poprzedniego etapu
+* podgląd zmiennych (narzędzie dla administratorów).
 
-Poniżej przykładowe zadania workflow wyświetlone dla dokumentów.
+[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:szarfa_procedury_dodatkowe_akcje.png, 200)]]
 
-[[Image(workflow5.PNG)]][[BR]] (''Rys.4'')[[BR]]
+Istnieje również możliwość śledzenia postępu. Z podglądu możemy odczytać, które etapy zostały wykonane (elementy zielone), na jakim etapie jest w danym momencie procedura (elementy oznaczone na żółto lub na czerwono - w przypadku niezałatwienia etapu w określonym czasie) oraz jakie etapy pozostały do wykonania (elementy niebieskie). Aby wyświetlić schemat, klikamy ikonę '''i''' w polu '''Procedura''' formularza dokumentu lub kartoteki sprawy. [[BR]]
+
+[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:przykladowy_schemat.png, 400)]]
+
+Po najechaniu myszką na element schematu wyświetlany jest ''dymek'' ze szczegółowymi informacjami na jego temat, a po dwukrotnym kliknięciu otwierane jest okno ze szczegółami czynności. Dodatkowo na elemencie - etapie - znajdziemy ikonkę, która oznacza, że etap wykonuje użytkownik lub system.
+
+=== Skąd wiemy, że mamy etap do załatwienia ===
+
+Kiedy otworzymy dokument lub sprawę, do których przypisana jest procedura, wyświetli się rozwinięta szarfa z nazwą aktualnego etapu do wykonania.
+
+W [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Home Zestawieniu] możemy osadzić portlet '''Workflow - zadania''', w którym - w postaci listy - wyświetlane są wszystkie zadania (etapy) workflow, które zostały przypisane do nas i które oczekują na wykonanie. Klikając dwukrotnie nazwę etapu, wyświetlony zostaje formularz dokumentu lub sprawy, którego dotyczy. [[BR]]
+
+[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:portlet_workflow.png, 400)]]
+
+Odpowiednia konfiguracja na etapie tworzenia procedury pozwala na załatwianie etapów w mailu. W takiej sytuacji otrzymujemy maila z informacjami o etapie procedury i przyciskami akcji takimi, jak na szarfie procedury. [[BR]]
+
+[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:etap_workflow_w_mailu.png, 400)]]
+