Kontrola załatwienia dokumentów

Niewątpliwie kwestią, która powoduje wiele problemów w papierowym obiegu dokumentów jest kwestia egzekucji zleconych instrukcji zawartych na dokumentach. Problem ten najbardziej dotyczy osób decyzyjnych, zarządu lub koordynatorów.

Przekazane dalej dokumenty papierowe z naniesionymi na nich odręcznie dyspozycjami nie zawsze są realizowane w terminie. Często również mogą być realizowane niezgodnie z dyspozycją. W papierowym obiegu bezpośrednia kontrola załatwienia dokumentu jest bardzo utrudniona lub wręcz niemożliwa do zrealizowania.

W systemie eDokumenty, dzięki temu że dokumenty i instrukcje zapisane są w bazie danych, bardzo łatwo zbudować odpowiedni raport który pozwoli na kontrolę tego co się dalej działo z dokumentem.

Podstawą do tego może być jeden z domyślnych raportów "STAN PRZEKAZANYCH DOKUMENTÓW", który prezentuje dokumenty zarejestrowane w dzienniku i przekazane dalej z instrukcjami.

Powyżej zamieszczony raport jest tylko przykładem. Można go dostosować do potrzeb i specyfiki obiegu dokumentów danej firmy. Można np. rozszerzyć o funkcje workflow, związane ze statusem dokumentu czy sprawy.