Version 9 (modified by msawkiewicz, 9 years ago)

--

Podręcznik użytkownika > Dzienniki > Rejestracja dokumentów w dziennikach

Rejestracja dokumentów w dziennikach

Rejestracji w module Dzienniki mogą podlegać dokumenty nadesłane lub wysyłane wszystkich typów używanych w systemie. Dokumenty rejestrujemy w dziennikach korespondencji przychodzącej, wewnętrznej lub wychodzącej. Domyślnie w systemie dostępne są:

  • Dziennik korespondencji przychodzącej
  • Dziennik korespondencji wychodzącej
  • Rejestr faktur przychodzących
  • Rejestr faktur wychodzących


Panel nawigacyjny Dzienniki

Uwaga
Z poziomu Panelu sterowania możemy tworzyć własne dzienniki

Rejestrację dokumentu rozpoczynamy od wybrania na drzewku w panelu nawigacyjnym Dzienniki odpowiedniego dziennika. Następnie klikamy odnośnik do formularza rejestracji w Pasku narzędzi. W szczególności wybierzemy:

  • Korespondencja korespondencji (pism) przychodzącej rejestrowanej w dzienniku korespondencji przychodzącej
  • Pismo dla pism rejestrowanych w dzienniku korespondencji wychodzącej
  • Faktura dla faktur rejestrowanych w rejestrze faktur przychodzących.


Uwaga
Aby rejestrować dokumenty wewnętrzne, niezbędne jest posiadanie uprawnienia systemowego Prawo do rejestrów.

Korespondencja


Formularz rejestracji korespondencji

Opis pól

Nr ewidencyjny Numer generowany automatycznie po zapisaniu dokumentu
Nadawca Pole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim - z listy kontrahentów - nadawcę pisma
Kategoria Kategorie są definiowane w Panelu sterowania. Wybranie pozycji z listy powoduje uzupełnienie pól: Procedura, Przekaż do oraz Typ zgodnie z definicją kategorii
Dotyczy Temat pisma
Procedura Wybór procedury definiującej obieg dokumentu
Przekaż do Z listy wybieramy pracownika, do którego ma być przekazany dokument po zapisie formularza rejestracji Typ dokumentu
Data wpływu Data nadejścia pisma
Data pisma Data utworzenia pisma (widniejąca na nadesłanym dokumencie)
Nr zewnętrzny Numer nadesłanego pisma (dotyczy głównie korespondencji urzędowej)
Typ Rodzaj dokumentu
Forma kontaktu Informacja o tym, jak wpłynęło pismo
Uwagi Miejsce na wpisanie dodatykowych informacji o piśmie
  • Panel Załączniki został opisany w osobnym artykule.

W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Następny dokument. Jego kliknięcie powoduje zapisanie dokumentu i umożliwia rejestrację kolejnego (w tym samym dzienniku) bez konieczności ponownego otwierania okna.

Rejestracja pisma wychodzącego

Formularz rejestracji pisma wychodzącego pokrywa się z formularzem dokumentu typu Pismo. Dodatkowo w lewym dolnym rogu umieszczony zostały przycisk Następny dokument, którego kliknięcie umożliwa rejestrację kolejnych dokumentów bez konieczności zamykania formularza i otwierania nowego. Przycisk pełni funkcję zapisz i rejestruj kolejny.

Rejestracja faktury

Formularz rejestracji faktury przychodzącej pokrywa się z formularzem dokumentu typu Faktura zakupu. Dodatkowo w lewym dolnym rogu umieszczony zostały przycisk Następny dokument, którego kliknięcie umożliwa rejestrację kolejnych faktur bez konieczności zamykania formularza i otwierania nowego. Przycisk pełni funkcję zapisz i rejestruj kolejny.

Zarejestrowane dokumenty

Po rejestracji dokumenu w dzienniku, wpis ten będzie widoczny również w module Dokumenty.

Na podstawie wartości w polu Data wpływu automatycznie tworzone jest drzewo w panelu Dzienniki. Poniższy rysunek obrazuje, jak zostało rozbudowane drzewo po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji przychodzącej pism w lipcu i sierpniu 2015 roku.


Przykładowy dziennik korespondencji

Uwaga
Dokumenty mogą być rejestrowane w dziennikach również z poziomu modułu Dokumenty

Zobacz także