Podręcznik użytkownika > Dzienniki > Rejestracja dokumentów w dziennikach

Rejestracja dokumentów w dziennikach

Rejestracja dokumentu

Rejestracji w module Dzienniki mogą podlegać dokumenty przychodzące lub wychodzące wszystkich typów używanych w systemie.

Aby zarejestrować dokument, wybieramy odpowiedni dziennik (rejestr) w drzewku w panelu Dzienniki, po czym klikamy ikonę Korespondencja w Pasku narzędzi i wypełniamy formularz rejestracyjny. W zależności od typu dziennika (tzn. czy dotyczy dokumentów wychodzących, przychodzących czy wewnętrznych), wyświetlane jest pole Nadawca lub Adresat. Numer ewidencyjny generowany jest automatycznie - zgodnie ze zdefiniowanym szablonem. Po rejestracji dokumenu w dzienniku, wpis ten będzie widoczny również w module Dokumenty.

Uwaga
Aby rejestrować dokumenty wewnętrzne, niezbędne jest posiadanie uprawnienia systemowego Prawo do rejestrów.

Formularz rejestracji korespondencji

Uwagi do wypełniania wybranych pól

• Pola Nadawca/Adresat, Dotyczy, Data wpływu oraz Data pisma wypełniamy obowiązkowo.
• Więcej o procedurach >>
• Więcej o przekazywaniu dokumentów >>
• Z listy Typ wybieramy rodzaj dokumentu. Na podstawie wskazanej wartości, system wyświetli odpowiedni formularz przy otwieraniu dokumentu.
• Panel zarządzania załącznikami został opisany w osobnym artykule.

W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Następny dokument. Jego kliknięcie powoduje zapisanie dokumentu i umożliwia rejestrację kolejnego (w tym samym dzienniku) bez konieczności ponownego otwierania okna.

Na podstawie wartości w polu Data wpływu automatycznie tworzone jest drzewo w panelu Dzienniki. Poniższy rysunek obrazuje, jak zostało rozbudowane drzewo po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji przychodzącej pism w lipcu i sierpniu 2015 roku.

Przykładowy dziennik korespondencji

Dla dokumentów typu Faktura lub Pismo możemy skorzystać z bardziej rozbudowanego formularza rejestracji. W tym celu klikamy odpowiednią opcję w Pasku narzędzi. Proces dodawania tych dokumentów jest podobny do procesu dodawania dokumentu w module Dokumenty. Formularz ten jest jednak wzbogacony o przycisk Następny, jak w przypadku formularza Rejestracja korespondencji.

Uwaga
Dokumenty mogą być rejestrowane w dziennikach również z poziomu modułu Dokumenty