Podręcznik użytkownika > Jak działa podsystem uprawnień w systemie eDokumenty
W systemie eDokumenty możemy wyróżnić następujące elementy:
Czynności, jakie możemy wykonywać na elementach systemu, są zależne od kombinacji uprawnień różnych typów przyznawanych na różnych poziomach (w tym elementach). Zależność tę przedstawia poniższy diagram.
Użytkownik otrzymuje uprawnienia poprzez:
Uwaga
Wyróżniamy obiekty, na których możemy nadawać uprawnienia oraz takie, na których nie ma takiej możliwości, a zakres czynności zarządczych wynika z uprawnień systemowych i uprawnień na kartotekach, np. dodawanie zadania na konkretnym kalendarzu.
Uprawnienia systemowe - zabranie uprawnienia systemowego użytkownikowi (inaczej: zabronienie prawa do systemu) sprawia, że niezależnie od uprawnień przyznanych do jednostki, teczki, w kartotece lub na obiekcie, nie może on wykonać wybranej operacji. Przykładowo: jeśli zabronimy pracownikowi edycji dokumentu w uprawnieniach systemowych, ale przyznamy mu takie uprawnienie na konkretnym dokumencie, nie będzie on mógł edytować tego dokumentu ani żadnego innego. Wyjątkiem od tej reguły mogą być niektóre Przywileje, np. Dostęp do wszystkich danych powiązanych z kontaktem, który jest nadpisywany przez uprawnienia w kartotece klienta.
Zakładka zarządzania uprawnieniami w kartotece pracownika
Uprawnienia systemowe działają:
W szczególności uprawnienia systemowe decydują o tym, czy możemy:
kartotekę lub obiekt.
Prawa do jednostek są niezależne od innych uprawnień w tym sensie, że jeśli jednostka organizacyjna, do której mamy uprawnienia, posiada pewien zestaw uprawnień, nie ma on wpływu na zakres czynności, które możemy wykonać na danym elemencie. Innymi słowy, nie oznacza to możliwości wcielenia się w danego użytkownika. Przykładowo: mając dostęp (prawo do jednostki) do innego pracownika, zobaczymy jego dokumenty. Jeśli ten pracownik ma prawo do edycji dokumentów, a my nie - nie będziemy go mogli edytować. Jeśli jednak ten pracownik nie będzie miał prawa do edycji dokumentów, a my tak - wtedy zmodyfikujemy dokument na stanowisku tego pracownika (o ile wcześniej inny użytkownik nie zabierze nam prawa do zapisu na samym dokumencie). Wyjątkiem jest nadawanie uprawnień do spraw. Jeśli bowiem posiadamy przywilej systemowy przydzielania uprawnień do spraw w jednostkach podrzędnych i prawo do jednostki, możemy zarządzać uprawnieniami do spraw utworzonych przez te jednostki.
Zakładka zarządzania prawami do jednostek w kartotece pracownika
Prawo do jednostki gwarantuje zatem dostęp do kartotek lub obiektów i zarządzanie nimi w zakresie wyznaczonym przez inne uprawnienia. Dotyczy to w szczególności udostępniania kalendarzy i przeglądania dokumentów.
Użytkownik przypisany do grup dziedziczy kombinację ich praw. Dziedziczenie uprawnień systemowych i praw do jednostek zostało szczegółowo opisane w osobnym artykule.
Oprócz tego grupy mogą być uprawniane do teczek, kartotek oraz obiektów. Nadanie uprawnień grupie oznacza, że pracownicy należący do tej grupy otrzymają (odziedziczą) taki sam zestaw uprawnień. Jednocześnie uprawnienia, które użytkownik dziedziczy z grup, do których jest przypisany, są nadpisywane przez uprawnienia nadawane indywidualnie w kartotece użytkownika.
Uwaga
Jeśli użytkownik przypisany jest do wielu grup, a uprawnienia na elemencie (kartotece lub obiekcie) zostały przyznane wszystkim tym grupom, to o zakresie uprawnień pracownika decyduje kolejność przypisania użytkownika do grupy na jego koncie!! Nazwy grup na elementach są układane alfabetycznie, co nie ma wpływu na wynikowy zakres uprawnień.
Podsumowując – na zakres czynności, które może wykonywać pracownik przypisany do grupy (grup), mają wpływ:
Dostęp do teczek wynika z przypisania do stanowiska w dziale oraz uprawnień w definicji kategorii sprawy. Szczegółowo zostało to opisane w osobnym artykule.
Dodatkowo - posiadając uprawnienia do jednostki (działu) - mamy dostęp do teczek udostępnionych temu działowi lub pracownikowi. Więcej na ten temat można przeczytać w osobnym artykule.
Jeśli mamy dostęp do teczek, widzimy założone w nich sprawy, o ile takie uprawnienie nie zostało nam odebrane na kartotece sprawy.
Brak udostępnionej teczki nie oznacza braku dostępu do wybranych spaw z tej teczki. Istnieje bowiem możliwość indywidualnego uprawniania do spraw na kartotece.
Uprawnienia do teczek definiują domyślny zestaw uprawnień do spraw zakładanych w tych teczkach dla danego użytkownika/grupy.
Uprawnienia w kartotece pozwalają na zarządzanie kartoteką i danymi (obiektami) w tej kartotece. Szczegółowo zostały one opisane w rozdziałach:
Sposób zarządzania uprawnieniami na kartotece został opisany w osobnym artykule.
Podsumowując - na zakres czynności, które możemy wykonać na kartotece, mają wpływ:
zakładka zarządzania uprawnieniami w sprawie
Uprawnienia na poziomie obiektu nadpisują uprawnienia w kartotece, z którą są powiązane. Przykładowo, jeśli w kartotece sprawy nie mamy możliwości zarządzania zawartością zakładki Dokumenty (lub w ogóle nie mamy dostępu do danej sprawy), to nadanie praw na pojedynczym dokumencie z tej sprawy umożliwia dostęp do niego w zakresie zdefiniowanym przez zaawansowane uprawnienia na tym dokumencie.
Podsumowując - na zakres czynności, które możemy wykonać na obiekcie, mają wpływ:
Okno zarządzania uprawnieniami do dokumentu
Dodatkowo dostęp do obiektu jest zależny od praw do jednostek (patrz wyżej).
W zależności od typu, uprawnieniami mogą zarządzać różni użytkownicy. Zestawienie niezbędnych uprawnień przedstawia poniższa tabela.
| Typ uprawnienia | Osoba zarządzająca | Uprawnienia do zarządzania uprawnieniami |
| Systemowe | Administrator systemu | - Pracownicy > Konta pracowników (uprawnienie systemowe) - Pracownicy > Grupy pracowników (uprawnienie systemowe) |
| Do jednostek | Administrator systemu | - Pracownicy > Konta pracowników > Prawa do systemu (uprawnienie systemowe) |
| Uprawnienia grup | Administrator systemu | Pracownicy > Konta pracowników > Grupy pracowników (uprawnienia systemowe) |
| Udostępnianie teczek | Administrator systemu | Ustawienia poziom 2 - ustawienia zaawansowane (uprawnienia systemowe) |
| Uprawnienia na kartotece | Każdy użytkownik | - Uprawnienie systemowe do tworzenia i edycji kartoteki - dla kartotek tworzonych przez użytkownika - Uprawnienie do zarządzania w kartotece utworzonej przez innego użytkownika Przywilej systemowy Przydzielania uprawnień do spraw w jednostkach podrzędnych i prawo do jednostki w przypadku spraw |
| Uprawnienia na obiekcie | Każdy użytkownik | - Uprawnienie systemowe do tworzenia i edycji obiektu - dla obiektów tworzonych przez użytkownika - Uprawnienie do zarządzania obiektem - w przypadku dokumentów tworzonych przez innych użytkowników |