Podręcznik użytkownika > Lista dystrybucyjna

Lista dystrybucyjna

Listą dystrybucyjną nazywamy kombinację adresatów uwzględniającą podział na odbiorców głównych i odbiorców kopii. Listy takie mogą być wykorzystywane m.in. przy wysyłaniu wiadomości email oraz przekazywaniu dokumentów.

Listy dystrybucyjne tworzymy w Panelu sterowania po kliknięciu odnośnika Listy dystrybucyjne w grupie Pozostałe. Okno zarządzania listami dystrybucyjnymi ma postać tabeli, nad którą umieszczony został Pasek narzędzi.

Lista list dystrybucyjnych

Wyróżniamy dwa typy list dystrybucyjnych:

• wewnętrzną - zawierającą głównego odbiorcę i odbiorców kopii
• zewnętrzną - zawierającą jedynie grupę odbiorców kopii

Lista wewnętrzna

Aby utworzyć nową listę dystrybucyjną wewnętrzną, klikamy pierwszą ikonę w Pasku narzędzi, wypełniamy wyświetlony formularz i klikamy OK.

Formularz tworzenia wewnętrznej listy dystrybucyjnej

Główny adresat może być tylko jeden - tak, jak w przypadku papierowego oryginału. Aby wyznaczyć głównego odbiorcę, wybieramy go na drzewku po lewej stronie, po czym klikamy niebieską strzałkę przed polem Do. Adresatów kopii zaznaczamy - pojedynczo - na drzewku i przenosimy na listę Kopia klikając niebieską strzałkę w prawo.

Aby usunąć osoby z listy dystrybucyjnej, zaznaczamy je na liście po prawej stronie, przytrzymując klawisz Ctrl i klikamy niebieską strzałkę w lewo lub przycisk X.

Lista zewnętrzna

W celu utworzenia listy zewnętrznej, klikamy drugą ikonę w Pasku narzędzi, wypełniamy formularz i klikamy przycisk OK.

Formularz tworzenia zewnętrznej listy dystrybucyjnej

Osoby, których adresy mają zostać dodane do listy dystrybucyjnej, wybieramy z tabeli wyświetlonej po kliknięciu przycisku Wyszukaj. Listę tę możemy zawężać korzystając z filtrów i wyszukiwarki, zamieszczonych po lewej stronie. Następnie zaznaczamy lewym przyciskiem myszy puste miejsca w rekordach (przytrzymując klawisz Ctrl) i klikamy przycisk Dodaj. Aby dodać wszystkie wyświetlone w tabeli kontakty, klikamy Dodaj wszystkie.

Lista wszystkich odbiorców

Dodane osoby kontaktowe wyświetlają się w formularzu Lista dystrybucyjna. Chcąc usunąć wybrane pozycje z listy, zaznaczamy je (przytrzymując klawisz Ctrl) i klikamy przycisk Usuń. Aby usunąć wszystkie pozycje z listy, klikamy Wyczyść.

Edycja i usuwanie list dystrybucyjnych

Aby edytować listę dystrybucyjną wewnętrzną lub zewnętrzną, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Edytuj w Pasku narzędzi. Formularz modyfikacji listy dystrybucyjnej jest taki sam, jak formularz jej dodawania.

Usunięcie list dystrybucyjnych następuje po ich zaznaczeniu na liście w oknie Listy dystrybucyjne (przytrzymując klawisz Ctrl) i kliknięciu ikony Usuń w Pasku narzędzi. Chęć wykonania operacji potwierdzamy klikając przycisk Usuń w wyświetlonym oknie.