Version 15 (modified by msawkiewicz, 9 years ago)

--

Podręcznik użytkownika > Dokumenty

Dokumenty

Moduł Dokumenty jest pewnego rodzaju wirtualnym biurkiem, na którym dostępne są dokumenty z wielu miejsc w systemie. Przede wszystkim w tym miejscu możemy zarządzać dokumentami wychodzącymi i przychodzącymi. W module ponadto wyświetlane są: dokumenty dołączone do spraw, utworzone w kartotekach klientów oraz zapisane wiadomości email. W module można tworzyć nowe dokumenty w tym na podstawie zdefiniowanych szablonów. Stąd można również rejestrować dokumenty w dziennikach. Pod pojęciem dokument rozumiemy okno, w którym zgromadzone są informacje o dokumencie, natomiast sam plik jest załącznikiem. Przykładowo: do firmy wpłynęło zapytanie ofertowe. Sekretarka tworzy dokument typu Pismo z poziomu formularza dodawania pisma, wypełnia formularz i skanuje papierowy oryginał, który wyświetlany jest na liście załączników.

Okno główne modułu Dokumenty

Definicje

W module Dokumenty możemy zarządzać dokumentami wielu typów. Domyślnie system został wyposażony w następujące rodzaje dokumentów:

  • Pismo - dokument wychodzący, przychodzący lub wewnętrzny, np. wniosek, zapytanie ofertowe
  • Faktura zakupu, Faktura sprzedaży - posiadają pola właściwe dla tych dokumentów księgowych (m.in. pozycje, informacje o warunkach płatności i kosztach)
  • Notatka służbowa - typ ten ma zastosowanie np. kiedy tworzymy podsumowanie spotkania
  • Email - standardowa wiadomość email
  • Oferta - dokument przychodzący lub wychodzący, posiadający cechy oferty (zawiera m.in. informację o cenie, przedmiocie oferty czy warunkach handlowych) i generowany do pliku *.pdf na podstawie określonego szablonu
  • Płatność - rodzaj dokumentu wykorzystywany do ewidencji płatności i w sprawach windykacyjnych
  • Zamówienie - używany do tworzenia dokumentu zamówienia do dostawcy lub od klienta (zawiera informacje m.in. o przedmiocie, ceni, adresie dostawy)
  • Przesunięcie międzymagazynowe (MM) - służy do dokumentowania przemieszczenia towarów pomiędzy magazynami własnymi (zdefiniowanymi w systemie)
  • Przyjęcie zewnętrzne (PZ), Wydanie zewnętrzne (WZ) - wykorzystywany do potwierdzenia - odpowiednio przyjęcia towarów z zewnętrz, wydania towarów kontrahentowi do/z magazynu zdefiniowanego w systemie
  • Zapotrzebowanie - dokument wewnętrzny służący do wyspecyfikowania potrzeb na towary. Pozycje z tych dokumentów są używane do tworzenia Zamówień.
  • Umowa - dokument przechowujący obustronnie podpisaną umowę
  • Zwrotka - "blankiet" wykorzystywany w sytuacji, kiedy odsyłamy korespondencję do nadawcy
  • Dokumenty z szablonu - Pismo tworzone domyślnie na podstawie z góry określonego szablonu

Dokumenty krok po kroku:

  • Dodawanie (rejestracja), modyfikacja i usuwanie dokumentów
  • Wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną i faksem, korespondencja seryjna
  • Zarządzanie słownikami terminów finansowych
  • Zarządzanie szablonami i numeracją dokumentów
  • Zarządzanie kategoriami, słownikiem instrukcji, opisów, miejsc przechowywania i dyspozycji

Definiowanie nowych typów dokumentów