Podręcznik użytkownika > Dokumenty > Przeglądanie dokumentów

Przeglądanie dokumentów

Lista dokumentów

Dokumenty w module Dokumenty pochodzą w wielu miejsc w systemie. Mogą być bowiem tworzone np. z poziomu sprawy czy kartoteki klienta. Wszystkie gromadzone są w postaci listy, której zawartość możemy zawężać korzystając z wyszukiwarki oraz paneli nawigacyjnych umieszczonych po lewej stronie. Domyślnie panele te są zwinięte lub ich zawartość jest wyświetlana w zakresie podstawowym.

Pierwszym z paneli jest Widok roboczy, w którym wyświetlone jest drzewko o strukturze:

• [Imię i nazwisko użytkownika, stanowisko]
  • Nadesłane - dokumenty otrzymane od innych użytkowników, w tym dokumenty nieprzeczytane
  • Załatwione, czyli dokumenty przekazane przez nas do innych użytkowników
  • Robocze - dokumenty, które nie zostały załatwione, czyli nieprzekazane do innych użytkowników
  • Powiadomienia - komunikaty typu: przypomnienia dla spraw, powiadomienia o przyznaniu uprawnień do dokumentu, informacja o ustawieniu zastępstwa etc.
  • Kosz - dokumenty przeniesione do kosza
• Zarchiwizowana poczta email - folder zawierający zarchiwizowane wiadomości email
• Foldery - zdefiniowane w Panelu sterowania drzewo katalogów ułatwiające porządkowanie dokumentów. Dokumenty przenosimy do folderów metodą drag and drop bezpośrednio z listy.
• Foldery wyszukiwania - jeden z mechanizmów wyszukiwania
• Udostępnione przez - dokumenty, które udostępniła nam wybrana z rozwiniętej listy osoba
• Udostępnione dla - dokumenty, które my udostępniliśmy osobie wskazanej na rozwiniętej liście.

Posiadając odpowiednie uprawnienia możemy przeglądać dokumenty innych pracowników. W tym celu korzystamy z drzewka w panelu Pozostałe stanowiska.

Listę dokumentów możemy również ograniczyć do elementów, których obieg definiuje określona procedura, np. wymagające akceptacji konkretnej osoby.

Aby wyświetlić dokumenty ze spraw utworzonych w wybranych teczkach lub umieszczonych w folderach, wybieramy odpowiedni element w panelu Teczki i foldery.

Więcej na temat panelu Filtry można przeczytać w osobnym artykule.

Uwaga
Między panelami nawigacyjnymi obowiązuje koniunkcja, tzn. zaznaczenie dwóch elementów w dwóch różnych panelach spowoduje wyświetlenie wyników spełniających wszystkie te kryteria równocześnie.

Przykład 1
Po zalogowaniu do systemu pracownik chce zobaczyć, jakie faktury zostały mu przekazane w ciągu ostatnich dwóch dni. W tym celu:

• w panelu Widok roboczy zaznacza folder Nadesłane > Nieprzeczytane
• w panelu Filtry wybiera okres oraz typ dokumentu Faktura VAT.
  

Przykład 2
Prezes chce zobaczyć wszystkie nieprzeczytane przez swoją asystentkę notatki. W tym celu:

• wybiera nazwisko asystentki na drzewku w panelu Pozostałe stanowiska
• w panelu Widok roboczy klika Nieprzeczytane
• w panelu Filtry zaznacza checkbox Notatka służbowa na liście Typ dokumentu.
  

Przykład 3
Chcemy wyświetlić dokumenty, które udostępniliśmy wybranemu użytkowników. W tym celu:

• W panelu nawigacyjnym Widok roboczy rozwijamy gałąź Udostępnione dla i zaznaczamy nazwisko użytkownika na rozwiniętej liście.

Uprawnienia

Zakres dokumentów, które widzimy na liście, jest zależny od uprawnień. Uprawnienia te zostały szczegółowo opisane w osobnym artykule.

Pojedynczy dokument

Aby zapoznać się z kluczowymi informacjami o dokumencie, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy wybrany rekord na liście. Powoduje to otwarcie okna edycji dokumentu na zakładce Dokument.

Po prawej stronie wyświetlone są - na żółtej karteczce - informacje:

• o kliencie, do którego wysłano/od którego otrzymano dokument - w formie odnośnika do jego kartoteki
• o sprawie, do której dołączony jest dokument - w formie odnośnika do tej sprawy
• o statusie
• związane z obiegiem.

Podgląd dokumentu w zakładce Dokument

Pozostałe elementy widoku

• Po lewej stronie wyświetlony jest podgląd plików załączonych do dokumentu w Panelu zarządzania załącznikami. Podgląd ten jest generowany dla plików: *.pdf, plików tekstowych oraz map bitowych. Dla formatów nieobsługiwanych istnieje możliwość pobrania pliku do podglądu. Każdy plik możemy pobrać na dysk klikając ikonę Pobierz do podglądu.
• Aby podpisać plik elektronicznie klikamy ikonę Podpisz.
  
• Dopasowanie okna do szerokości pliku, podgląd pełnoekranowy oraz przechodzenie do podglądu kolejnych/poprzednich załączników odbywa się za pomocą paska ikon wyświetlonych po prawej stronie nad oknem podglądu.

Uwaga
Aby podgląd załączników był widoczny, niezbędna jest instalacja w systemie operacyjnym programu ​AbiWord.