Version 26 (modified by msawkiewicz, 9 years ago)

--

Podręcznik użytkownika > Sprawy > Teczki

Teczki

Aby móc założyć sprawę - niezależnie od tego, z jakiego poziomu - niezbędne jest zdefiniowanie w systemie tzw. teczek, które przypisywane są do działów. Drzewo teczek znajduje się w panelu Teczki wyświetlonym w oknie głównym modułu Sprawy.


Panel Teczki

W strukturze drzewa spaw wyróżniamy elementy:

Teczki generowane są w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt. To, z jakim działem i kategorią wykazu akt związana jest teczka, możemy odczytać z jej symbolu.


Schemat obrazujący pochodzenie symbolu teczki

Jak powstaje teczka - krok po kroku

Zgodnie z powyższym zapisem, aby powstała teczka, niezbęde jest zdefiniowanie w systemie Struktury organizacyjnej oraz JRWA. Teczka jest wynikiem przypisania elementu wyciągu z wykazu akt wybranej komórce organizacyjnej (działowi). Poniższy przykład pokazuje, jak założyć teczkę.

Na poniższej ilustracji po prawej stronie widzimy listę elementów wyciągu z wykazu akt, do których ma dostęp Sekretariat. Jest to okno Panelu definicji wyciągu z wykazu akt uruchamiane z poziomu Panelu sterowania (Wyciąg z wykazu akt w grupie Sprawy). Lista ta jest odzwierciedlona w drzewie w panelu Teczki - w gałęzi Sekretariat - na poniższej ilustracji widoczne po lewej stronie.


W Panelu definicji wyciągu z wykazu akt zaznaczamy w drzewie po lewej stronie pozycję Sekretariat i klikamy przycisk Edycja powyżej. Wyświetlone zostaje okno (widoczne na poniższej ilustracji), w którym wybieramy kategorię w drzewie Wykaz akt (np. Rekrutacja) i za pomocą niebieskiej strzałki w prawo dodajemy ją do listy obok. Operację powtarzamy dla pozycji Szkolenia, po czym klikamy przycisk Zamknij.


Uwaga
Niezależnie od poziomu kategorii, teczki nie będą miały struktury pokrywającej się ze strukturą kategorii. W teczkach obowiązuje bowiem jeden poziom.

Uwaga
Teczki możemy także odbierać działowi, zaznaczając pozycje na liście po prawej stronie i klikając niebieską strzałkę w lewo.

Następuje powrót do okna Definicji wyciągu z wykazu akt. W panelu Teczki w module Sprawy klikamy ikonę Odśwież (). Zmiany obrazuje poniższa ilustracja - zauważmy, że w gałęzi Sekretariat pojawiły się dwie nowe teczki.


Uwaga
Zarządzanie teczkami możliwe jest także z poziomu Panelu zarządzania kategoriami spraw.

Uwaga
Jedną kategorię możemy opublikować w różnych działach, tworząc dla nich teczki posiadające wspólny numer (kategorii), ale różniące się symbolem działu - np. DH.101 to oferty w dziale handlowym, a S.101 to oferty w sekretariacie.

Istnieje możliwość zmiany licznika w symbolu spraw dla danej teczki (fragment numer w roku) z poziomu panelu w module Sprawy. Aby tego dokonać, zaznaczamy nazwę teczkę w drzewie i klikamy ikonę . Następnie ustalamy nową numerację i klikamy

Kto może zarządzać teczkami

Aby móc zarządzać teczkami, musimy posiadać uprawnienie systemowe Ustawienia poziom 2 - ustawienia zaawansowane - w grupie uprawnień Panel sterowania. Jeśli dodatkowo mamy mieć możliwość zmiany stanu licznika danej teczki niezbędny jest przywilej Prawo do zmiany numeru teczki aktowej.

Zmiana nazwy teczki