Version 22 (modified by msawkiewicz, 9 years ago)

--

Podręcznik użytkownika > Sprawy > Teczki i podteczki

Teczki i podteczki

Aby móc założyć sprawę - niezależnie od tego, z jakiego poziomu - niezbędne jest zdefiniowanie w systemie tzw. teczek, które prypisywane są do działów. Drzewo teczek znajduje się w panelu Teczki wyświetlonym w oknie głównym modułu Sprawy.


Panel Teczki

W strukturze drzewa spaw wyróżniamy elementy:

Teczki generowane są w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt. To, z jakim działem i kategorią wykazu akt związana jest teczka, możemy odczytać z jej symbolu.


Schemat obrazujący pochodzenie symbolu teczki

Jak powstaje teczka - krok po kroku

Zgodnie z powyższym zapisem, aby powstała teczka, niezbęde jest zdefiniowanie w systemie Struktury organizacyjnej oraz JRWA. Teczka jest wynikiem przypisania elementu wyciągu z wykazu akt wybranej komórce organizacyjnej (działowi). Poniższy przykład pokazuje, jak założyć teczkę.

Sposób 1

Na poniższej ilustracji po prawej stronie widzimy listę elementów wyciągu z wykazu akt, do których ma dostęp Sekretariat. Jest to okno Panelu definicji wyciągu z wykazu akt uruchamiane z poziomu Panelu sterowania (Wyciąg z wykazu akt w grupie Sprawy). Lista ta jest odzwierciedlona w drzewie w panelu Teczki - w gałęzi Sekretariat - na poniższej ilustracji widoczne po lewej stronie.


W Panelu definicji wyciągu z wykazu akt zaznaczamy w drzewie po lewej stronie pozycję Sekretariat i klikamy przycisk Edycja powyżej. Wyświetlone zostaje okno (widoczne na poniższej ilustracji), w którym wybieramy kategorię w drzewie Wykaz akt (np. Rekrutacja) i za pomocą niebieskiej strzałki w prawo dodajemy ją do listy obok. Operację powtarzamy dla pozycji Szkolenia, po czym klikamy przycisk Zamknij.


Uwaga
Teczki możemy także odbierać zaznaczając pozycje na liście po prawej stronie i klikając niebieską strzałkę w lewo.

Następuje powrót do okna Definicji wyciągu z wykazu akt. W panelu Teczki w module Sprawy klikamy ikonę Odśwież (). Zmiany obrazuje poniższa ilustracja - jak widać, w gałęzi Sekretariat pojawiły się dwie nowe teczki.


Sposób 2
Zarządzanie teczkami możliwe jest także z poziomu Panelu zarządzania kategoriami spraw.

Uwaga
Jedną kategorię możemy opublikować w różnych działach, tworząc dla nich teczki posiadające wspólny numer (kategorii), ale różniące się symbolem działu - np. DH.101 to oferty w dziale handlowym, a S.101 to oferty w sekretariacie.

Kto może zarządzać teczkami

Aby móc zarządzać teczkami, musimy posiadać następujące uprawnienia systemowe:

  • Ustawienia poziom 2 - ustawienia zaawansowane - w grupie uprawnień Panel sterowania (do zarządzania JRWA)
  • Struktura organizacyjna w grupie uprawnień Pracownicy (do zarządzania strukturą ogranizacyjną)

Zmiana nazwy teczki