Podręcznik użytkownika > Sprawy > Sprawa jako sposób organizacji dokumentów

Sprawa jako sposób organizacji dokumentów

Wykorzystanie sprawy jako elektronicznej koszulki na dokumenty pozwala m.in. na przetrzymywanie w jednym miejscu pisma, załączników do niego i odpowiedzi na nie, dzięki czemu możemy śledzić historię dokumentu.

Zakładanie sprawy na podstawie dokumentu

Tworzenie sprawy na podstawie dokumentu ma miejsce w module Dokumenty i jest możliwe na dwa sposoby:

• po zaznaczeniu dokumentu na liście i kliknięciu ikony Dołącz do sprawy w Pasku narzędzi
• w oknie edycji dokumentu, po kliknięciu ikony Dołącz do sprawy w Pasku narzędzi.

Powyższe ścieżki prowadzą do otwarcia okna Dołącz do sprawy. W lewym górnym rogu okna umieszczony jest przycisk Nowa sprawa, po kliknięciu którego wyświetlony zostaje podstawowy formularz tworzenia sprawy.

Podstawowy formularz dodawania nowej sprawy

Uwagi do wypełniania wybranych pól

• Teczkę wybieramy obowiązkowo.
• Jeśli tworzona sprawa ma być podsprawą, element nadrzędny wskazujemy w polu Sprawa nadrzędna.
• Numer będzie wygenerowany automatycznie, jeśli zaznaczony jest checkbox Generuj znak, na podstawie ustalonego wzoru numeracji.

Zapisaną po kliknięciu przycisku Zapisz sprawę możemy edytować w module Sprawy.

Dodawanie dokumentów w sprawie

Zarządzanie dokumentami w sprawie jest możliwe w oknie edycji sprawy w zakładce Dokumenty.

Zakładka Dokumenty w oknie sprawy

Zawartość zakładki Dokumenty jest zawężoną wersją modułu Dokumenty. Jeśli w sprawie zostały utworzone podsprawy, pod które podpięto dokumenty, to zaznaczenie filtra dokumenty spraw podrzędnych sprawi, zostaną one wyświetlone na liście.

Jakie dokumenty widzi użytkownik

W zależności od posiadanych uprawnień, zakres dostępnych dla użytkownika dokumentów może być różny. Zakładamy, że pracownik ma dostęp do sprawy i zakładce Uprawnienia w sprawie zostały mu nadane prawa: Odczyt oraz Zapis zadań i dokumentów (aby mógł samodzielnie dodawać dokumenty). Zestaw uprawnień pozwalający na odczyt dokumentów w sprawie przedstawia poniższa tabela.

Zakres dokumentów, które użytkownik może odczytać	Wymagane uprawnienia
Użytkownik odczytuje wszystkie dokumenty w sprawie	Uprawnienia przyznane w zakładce Uprawnienia w sprawie (poza wyżej wymienionymi): Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza Prawo do odczytu w Zaawansowanych uprawnieniach na dokumencie
Użytkownik odczytuje tylko dokumenty dodane przez siebie	brak prawa do odczytu w Uprawnieniach zaawansowanych na dokumencie
Użytkownik odczytuje dokumenty dodane przez siebie i takie, do których jest uprawniony	prawo do odczytu w Uprawnieniach zaawansowanych na dokumencie

Uwaga
To, że jakiś dokument jest widoczny na liście w zakładce Dokumenty, nie oznacza, że użytkownik może go odczytać.

Uwaga
Zarządzanie uprawnieniami dla spraw - globalnie - ma miejsce w Panelu sterowania (Maski praw do spraw).

Uwaga
Pozostałe uprawnienia, m.in. dostęp do danych powiązanych z kontaktem czy prawa do jednostek, nie mają wpływu na dostęp do dokumentów w sprawie.

Zobacz także

• Modyfikacja, zamykanie i usuwanie spraw