Podręcznik użytkownika > Sprawy > Kartoteka sprawy

Kartoteka sprawy

Kartoteka sprawy w systemie eDokumenty składa się z kilku zakładek, które wypełniamy w zależności od tego, do czego wykorzystujemy sprawę (np. grupowanie dokumentów i zdarzeń, sprawa sprzedażowa, projekt). Niezależnie od przeznaczenia uzupełniamy dane w karcie Ogólne i - opcjonalnie - Uprawnienia, Komentarze i Podsprawy. Możemy też korzystać z Menu górnego oraz przycisków w Menu dolnym.

Zakładki

Zakładka Ogólne

Kartoteka sprawy - zakładka Ogólne

Znaczenie poszczególnych pól

• W polu Nazwa wpisujemy nazwę sprawy. Jeśli wymaga ona szerszego opisu, możemy w tym celu wypełnić pole Uwagi.
• Zaznaczenie checkboxa Generuj znak za polem Numer spowoduje automatyczne nadanie numeru sprawie wg wzoru zdefiniowanego w Panelu sterowania. Numer możemy również nadać ręcznie po odznaczeniu tej opcji.
• Uzupełnienie pola Sprawa nadrzędna sprawi, że edytowana sprawa stanie się podsprawą wybranej sprawy.
• Z listy Typ sprawy wybieramy, czy sprawa jest terminowa (np. projekt), czy stała (np. usługa dostarczania internetu, w której możemy tworzyć sprawy terminowe uwzględniające podział na klientów).
• Z listy Status wybieramy wartość informującą o postępie prac nad sprawą, np. w trakcie. Jeśli sprawa posiada procedurę, pole to jest zablokowane do edycji przez użytkownika, a zmiany są automatyczne i wynikają z definicji procedury. Z listy stan wybieramy, czy sprawa jest aktywna, czy zakończona. Jeśli przed zapisem zostało uzupełnione pole Termin realizacji, obok list Status i stan wyświetlona zostaje ikona Zamknij sprawę.
• Pola Prognozowana wartość, Prognozowana data sprzedaży, Prognozowany koszt oraz Szacunek (prawdopodobieństwo otrzymania zlecenia) mają zastosowanie głównie dla spraw handlowych i są uzupełniane autoamtycznie po dodaniu elementów do listy w zakładce Pozycje wyświetlonej po zapisaniu sprawy.
• Jeśli sprawa jest częścią projektu, możemy go wybrać w polu Projekt.
• Pole Data wszczęcia uzupełniane jest automatycznie. Uzupełniona data jest terminem utworzenia sprawy. Datę tę możemy zmieniać w obrębie tego samego roku kalendarzowego. Zmiana roku spowoduje bowiem błędne generowanie numerów dla kolejnych spraw.
• Pole Data zakończenia jest uzupełniane automatycznie po zamknięciu sprawy.
• Pole Termin realizacji możemy uzupełnić wybierając datę z kalendarza wyświetlonego po kliknięciu pola lub wybierając czas trwania sprawy z listy ustaw dla. Zmiana daty wszczęscia spowoduje odpowiednią zmianę w polu Termin realizacji.
• W polu Klient wybieramy kontrahenta, z którym powiązana jest sprawa, np. klient, dla którego realizujemy projekt.
• Jeśli ze sprawą został powiązany klient, w polu Osoba kontaktowa możemy wskazać konkretną osobę reprezentującą klienta, z którą należy się kontaktować.
• W polu Odpowiedziala/y wskazujemy pracownika - użytkownika systemu eDokumenty, który odpowiada za sprawę.
• Jeśli sprawa jest np. wirtualną koszulką na dokumenty, w polu Miejsce przechowywania możemy wskazać, gdzie znajdują się papierowe oryginały dokumentów podpiętych do sprawy (np. czerwony segregator w sekretariacie). Miejsca te definiowane są w Panelu sterowania.
• W polu Przypomnienie możemy ustawić czy i z jakim wyprzedzeniem ma zostać wyświetlane przypomnienie o zakończeniu sprawy (wartość w polu przed terminem dotyczy terminu ustawionego w polu Data realizacji).
• Pole Zainicjowano z, w którym wskazujemy dokument wyjściowy dla założenia sprawy, ma jedynie charakter informacyjny.
• Z listy Procedura możemy wybrać proces workflow dla sprawy. Więcej o procedurach można przeczytać w osobnym artykule.

Zakładka Uprawnienia

W karcie Uprawnienia możemy zarządzać dostępem do spraw i podspraw. Zgodnie z powyższym zapisem, sprawa dodana do teczki, do której uprawniona jest pewna komórka organizacyjna, będzie widoczna dla wszystkich użytkowników z tego działu, jednak uprawnienia te możemy zmieniać dla poszczególnych pracowników.

Zakładka Uprawnienia w sprawie

Uprawnienia możemy przyznawać/odbierać poszczególnym pracownikom lub grupom pracowników - odpowiednią pozycję wybieramy z listy. Jeśli chcemy, aby wybrane osoby miały taki sam poziom dostępu do podspraw, zaznaczamy checkbox Propaguj uprawnienia przy zkładaniu podspraw.

Osoby (grupy) zaznaczone w oknie (oknach) po lewej stronie przenosimy na listę Uprawnieni przy pomocy niebieskich strzałek. Po wybraniu osób na liście w oknie Uprawnieni decydujemy, jakie akcje dani pracownicy mogą wykonać. W tym celu zaznaczamy odpowiednie opcje w sekcji Uprawnienia.

Uwaga
Aby wybrany pracownik mógł wykonywać czynności takie jak zapis zadań, oglądanie dokumentów itd., musi mieć zaznaczone prawo do odczytu i prawa do danych akcji.

Zakładka Komentarze

Zawartość zakładki Komentarze została opisana w osobnym artykule.

Zakładka Podsprawy

W karcie Podsprawy możemy tworzyć sprawy podrzędne. Przykładem zastosowania takiej funkcjonalności może być sprawa będąca projektem "Tworzenie witryny internetowej". Podsprawami w takim przypadku mogą być "Szablon graficzny", "CMS", "Moduł dedykowany".

Zakładka Podsprawy w sprawie

Podsprawami zarządzamy korzystając z Paska narzędzi.

• Podsprawę dodajemy klikając ikonę Nowa sprawa. Formularz dodawania podsprawy jest taki sam, jak dla sprawy, a pola w zakładce Ogólne są automatycznie wypełnione na podstawie danych z karty Ogólne sprawy.

Uwaga
Po zapisaniu podsprawy, w jej nazwie zostaje dodany numer będący fragmentem znaku sprawy i oznaczający jej poziom, tzn. jeśli np. sprawa główna ma znak "DK.AS.012-2/15", to znakiem pierwszej dodanej do niej podsprawy będzie "DK.AS.012-2.1/15". Utworzenie podsprawy w tej podsprawie spowoduje, że dla tej najniższego poziomu wygenerowany zostanie znak "DK.AS.012-2.1.1/15" itd. Podsprawy podspraw wyświetlane są na liście w formie rozwijanego drzewa.

• Aby utworzyć grupę podspraw, klikamy przycisk Nowa grupa spraw. [Grupy spraw Więcej o grupach >>
• Okno edycji podsprawy wyświetlone zostaje po zaznaczeniu pozycji na liście i kliknięciu ikony Edytuj
• Zaznaczone na liście podsprawy możemy usuwać po kliknięciu ikony Usuń i potwierdzeniu chęci wykonania tej operacji.
• Aby zamknąć sprawę, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Oznacz sprawę jako załatwioną. Taka sprawa zostanie wyszarzona na liście, a w oknie jej edycji widoczna będzie zielona "wstęga" z napisem Zamknięta. W miejscu ikony Zamknij sprawę pojawi się przycisk Wznów sprawę.

Uwaga
Akcje edycji i usuwania podsprawy są dostępne również w menu rozwijanym po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy.

Zawartość pozostałych zakładek została opisana w osobnych artykułach:

• Sprawa jako organizacja dokumentów (Dokumenty)
• Sprawa jako mały projekt (Terminarz)
• Sprawa sprzedażowa (Pozycje, Cechy)
• Sprawa jako ewidencja kosztów projektu (Robocizna)

Uwaga
W kartotece sprawy możemy definiować, jakie pola i zakładki mają być widoczne. Szczegółowy opis można przeczytać w osobnym artykule.

Menu górne

Kontener Sprawa

• Przenieś sprawę - sprawy możemy przenosić pomiędzy teczkami wskazując docelową teczkę w drzewie Teczki lub Wykaz akt i kliknięciu OK. Znak przeniesionej sprawy nie ulega zmianie.
  Uwaga
  Jeśli przenoszona sprawa zawiera podsprawy, nie zostaną one przeniesione!
• Gantt
  • Wykres Gantta - opcja ma zastosowanie głównie w przypadku spraw będących projektem. Po kliknięciu tej pozycji wyświetlany jest klasyczny wykres Gantta uwzględniający podział na podsprawy, z poziomu którego możemy tworzyć nowe zadanie klikając odnośnik Nowe zadanie na liście.
    
    
    Przykładowy wykres Gantta w sprawie
    
    
  • Obłożenie zasobów - wyświetlanie wykresu obciążenia zasobów przypisanych do zadań w sprawie.
• Szablony projektów
  • Utwórz szablon projektu z bieżącej sprawy - wywołuje formularz generowania szablonu projektu. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w osobnym artykule.
  • Utwórz strukturę z szablonu projektu - aby zastosować szablon projektu dla zapisanej sprawy, wybieramy go w oknie Utwórz z szablonu. Z szablonu zostaną przeniesione podsprawy i nazwy zadań z wszystkich spraw zawartych w projekcie. Zmiany w szablonie nie spowodują aktualizacji w sprawie, dla której szablon został zastosowany.
    
    
    Formularz wyboru szablonu projektu
    
    Uwaga
    Z listy Projekt nie wybieramy żadnej pozycji.
• Dodaj wpis w rejestrze - opcja umożliwiająca dodanie wpisu w rejestrze, o ile w systemie eDokumenty został wdrożony moduł Rejestry.

Uwaga
Aby utworzyć projekt na podstawie szablonu (składającego się z kilku spraw), z menu Akcje wybieramy pozycję Utwórz sprawy z szablonu projektu. W takim przypadku powstaną sprawy zawierające zdefiniowane w szablonie podsprawy, zadania, osoby odpowiedzialne, procedury etc. Przed utworzeniem spraw na podstawie szablonu należy wybrać teczkę w panelu Teczki. Wypełniając formularz wyboru szalonu projektu, w polu Projekt wybieramy nazwę projektu, lub tworzymy nowy projekt po kliknięciu ikony .

Kontener Dodatkowe zadania

• Sprawdź poziom uprawnień - wyświetlanie informacji o czynnościach, jakie możemy wykonać w danej sprawie
  
  
  Przykładowe okno z informacją o uprawnieniach w sprawie
  
  
• Wyłącz dla mnie powiadamianie - po kliknięciu tej pozycji, nie będziemy otrzymywać żadnych powiadomień związanych ze sprawą, np. informacji o dodaniu nowego dokumentu czy komentarza.
• Zmień stan licznika dla podteczki - jako podteczkę rozumiemy tutaj sprawę zawierającą podsprawy. Stan licznika, o którym mowa, ma zastosowanie dla znaków podspraw.
• Komasowanie spraw - więcej na ten temat można przeczytać w osobnym artykule.

Menu dolne

Korzystając z przycisków umieszczonych w dolnej części kartoteki, możemy

• wygenerować raport
• wyświetlić informację o zmianach w sprawie - klikając przycisk Historia
• zapisać zmiany w sprawie
• zamknąć sprawę bez zachowywania zmian.