Podręcznik użytkownika > Kalendarz

Kalendarz

Niezależnie od wielkości firmy i funkcji, jakie sprawujemy, ważnym narzędziem pracy większości z nas jest kalendarz. Funkcjonalność ta w module eDokumenty pozwola na wygodne i przejrzyste zarządzanie różnymi typami zdarzeń (takimi jak: spotkanie, telefon, wydarzenie korporacyjne i inne) oraz zadaniami. W kalendarzu możemy również również zarządzać zasobami, np. rezerwując salę konferencyjną, czy samochód służbowy.


Okno główne modułu Kalendarz

Typy zdarzeń

Przed przystąpieniem do pracy z kalendarzem, warto zapoznać się z definicjami typów zdarzeń i innych elementów z nimi powiązanych:

• Zadanie - służy zlecaniu poleceń służbowych najlepiej pojedynczej czynności. (W standardzie iCalendar odpowiada to elementowi TODO).
• Termin - dowolne zdarzenie np. urlop, termin ważności ubezpieczenia, rocznica (VEVENT)
• Spotkanie- służy rejestracji zdarzeń w których uczestniczą inne osoby. Z tego względu że nie można go tak łatwo przełożyć wyróżniliśmy osobny typ (vCalendar VEVENT).
• Rozmowa telefoniczna - miejsce w którym zapisujemy informację o odbytej przez telefon rozmowie z klientem. Do rejestracji zaplanowanej rozmowy należy użyć zadania, a inforamcję o tym że ktoś nie odbiera, lub jest nieobecny umieścić w komentarzu. Dopiero zrealizowana rozmowa powinna być odnotowana jako Rozmowa (vCalendar JOURNAL).
• Przypomnienie - wyskakujące w ustalonym czasie powiadomienie. Może być niezależne lub powiązane z innym zdarzeniem.
• Wydarzenie korporacyjne - służy do planowania lub upubliczniania inforamcji o ważnych wydarzeniach firmowych np. audyty, kontrole, wizyty ważnych klientów.

W zależności od typów zdarzeń, na etapie ich dodawania korzystamy z indywidualnych formularzy zawierających pola charaktertyczne dla danego typu zdarzenia. Szczegółowo proces ten został opisany w rozdziale Dodawanie, modyfikacja i usuwanie zdarzeń.

Wspólne opcje

Dla różnych zdarzeń można zdefiniować:

• Cykl - zdarzenie powtarzające się (np. zebranie zarządu odbywające się w każdy poniedziałek) w określonych odstępach czasu.
• Zdarzenie prywatne - zaznaczenie tej opcji w oknie zdarzenia sprawia, że NIKT, nawet osoby, którym udostępniliśmy nasz kalendarz, oraz przełożeni - nie będą widziały tych zdarzeń.

Kalendarz krok po kroku:

• Widok kalendarza
• Dodawanie, modyfikacja i usuwanie zdarzeń
• Synchronizacja z urządzeniami mobilnymi (CalDAV)
• Subskrypcja i udostępnianie kalendarzy
• Wydruk terminarza
• Wykres obciążenia zasobów
• Zarządzanie kalendarzami i kalendarzami korporacyjnymi
• Zarządzanie kategoriami zdarzeń, typami i powodami usług, typami godzin