Podręcznik użytkownika > Kalendarz

Kalendarz

Niezależnie od wielkości firmy i funkcji, jakie sprawujemy, ważnym narzędziem pracy większości z nas jest kalendarz. Funkcjonalność ta w module eDokumenty pozwola na wygodne i przejrzyste zarządzanie różnymi typami zdarzeń (takimi jak: spotkanie, telefon, wydarzenie korporacyjne i inne) oraz zadaniami. W kalendarzu możemy również również zarządzać zasobami, np. rezerwując salę konferencyjną, czy samochód służbowy.

Rysunek 1: Okno główne modułu Kalendarz

Definicje

Przed przystąpieniem do pracy z kalendarzem, warto zapoznać się z definicjami typów zdarzeń i innych elementów z nimi powiązanych:

• Termin - dowolne zdarzenie nie mające cech żadnego ze zdarzeń zdefiniowanych poniżej, np. nieobecność lub rocznica
• Zadanie - służy zlecaniu poleceń służbowych jednej lub wielu czynności, co do których można jednoznacznie wskazać osbę wykonującą (można do zadania przypisać wiele osób, ale jedna osoba jest odpowiedzialna za zadanie). W standarcie vCalendar jest to element TASK.
• Spotkanie- rejestracja zdarzeń przyszłych lub odbytych, w których uczestniczą inne osoby. Z tego względu ma określony czas Od, Do oraz zwykle posiada wyższy priorytet, co powoduje, że nie można go tak łatwo przełożyć.
• Rozmowa telefoniczna - miejsce, w którym zapisujemy informację o odbytej przez telefon rozmowie z klientem. W standardzie vCalendar odpowiadałoby to elementowi JOURNAL.
• Wydarzenie korporacyjne - zdarzenie zapisywane w Kalendarzu korporacyjnym, np. szkolenie, zebranie. Może być powiązane z klientem i/lub sprawą.
• Przypomnienie - służy informowaniu o zaplanowanych czynnościach w odpowiednim, ustalonym czasie.
• Adnotacja - inaczej można ją nazwać notatką. Pozwala dodawać dodatkowe informacje odnośnie do kontaktów z klientem bądź uwagi do zadania
• Cykl - zdarzenie powtarzające się (np. zebranie zarządu odbywające się w każdy poniedziałek) w określonych odstępach czasu.

W zależności od typów zdarzeń, na etapie ich dodawania korzystamy z indywidualnych formularzy zawierających pola charaktertyczne dla danego typu zdarzenia. Szczegółowo proces ten został opisany w rozdziale Dodawanie, modyfikacja i usuwanie zdarzeń.

Kalendarz krok po kroku:

• Widok kalendarza
• Dodawanie, modyfikacja i usuwanie zdarzeń
• Synchronizacja z kalendarzem Android/iOS
• Subskrypcja i udostępnianie kalendarzy
• Wydruk terminarza
• Przypomnienia i adnotacje
• Zasoby
• Zarządzanie kalendarzami i kalendarzami korporacyjnymi
• Zarządzanie kategoriami zdarzeń, typami i powodami usług, typami godzin