| | 1 | = Biuro projektów = |
| | 2 | |
| | 3 | == Krótki opis działalności firmy == |
| | 4 | Firma "Wielkie Projekty" zajmuje się tworzeniem dokumentacji technicznej w zakresie projektowania dużych obiektów inżynierskich. Większość realizowanych kontraktów zawierana jest w drodze przetargu, wiele z nich zawiera w swoich wymaganiach przygotowanie dokumentacji na cele przetargu na realizację prac budowlanych. |
| | 5 | |
| | 6 | Aktualnie firma ma otwartych około 50 projektów. Czas ich realizacji wynosić może od miesiąca do kilku lat. |
| | 7 | |
| | 8 | == Cele biznesowe wprowadzenia nowego systemu == |
| | 9 | Główne cele wprowadzenia nowego systemu wynikają z braku możliwości prawidłowej kontroli realizacji zadań i ich terminowości związanych z przygotowaniem projektów. |
| | 10 | Głównym celem biznesowym realizowanego systemu jest zwiększenie potencjału firmy poprzez: |
| | 11 | * 1.wsparcie informatyczne dla właściwej realizacji procesów ustalanych przez kierownictwo firmy, |
| | 12 | * 2.zapobieżenie kryzysom związanym z brakiem terminowości realizacji spraw wynikających z napływającej korespondencji, |
| | 13 | * 3.umożliwienie wykonywania analiz i monitorowania zadanych wskaźników przez kierownictwo firmy |
| | 14 | * 4.ułatwienie dostępu do informacji dla pracowników pracujących z projektami |
| | 15 | |
| | 16 | == Opis sposobu dotychczasowego działania == |
| | 17 | Aktualnie działający system opiera się na informacjach zawartych we współdzielonych arkuszach kalkulacyjnych: |
| | 18 | * 1. zbiorczy plik Spis umów.xls, |
| | 19 | * 2.dla każdego kontraktu szczegółowy plik zawierający terminy, których należy dochować |
| | 20 | * 3.dokumenty związane z realizacją poszczególnych spraw związanych z projektami przechowywane są w ustalonej strukturze katalogów na dysku sieciowym |
| | 21 | |
| | 22 | == Opis działania nowego systemu == |
| | 23 | System eDokumenty oprócz realizacji [wiki:DeployerGuide/Basicflow swoich podstawowych funkcji] wspiera następujące procedury. |
| | 24 | === 1. Rejestracja zawartych kontraktów w formie teczek aktowych o ustalonej strukturze spraw === |
| | 25 | Zawarte kontrakty rejestrowane będą w formie teczek aktowych i przypisywane do działu „Projekty”. Następnie koordynator utworzy w każdej teczce sprawę o nazwie „Kontrakt - <krótka nazwa realizacji> <krótka nazwa klienta>” oraz utworzy w niej dokumenty „Termin realizacji etapu” dla każdego umownego terminu. Ponadto koordynator uzupełni podstawowe informacje na zakładce Cechy. Dzięki temu uruchomiony z tej sprawy wydruk „Informacje o kontrakcie” będzie zgodny co do wymagań z dostarczonym wzorem. |
| | 26 | Dzięki temu będzie można dostarczyć osobom odpowiedzialnym za realizację poszczególnych prac określonych terminami umownymi zbiorczy raport. Jednocześnie informacje o postępach będą uzupełniane na bieżąco i dostępne dla wszystkich |
| | 27 | Pozostałe informacje dotyczące tematu będą rejestrowane w teczce projektu, a każda z nich będzie przypisana danej kategorii poprzez wskazanie sprawy nadrzędnej. |
| | 28 | |
| | 29 | === 2. Obieg pism przychodzących /wymagających załatwienia/ === |
| | 30 | Pisma przychodzące będą wpływać jak dotychczas do sekretariatu, tam po zeskanowaniu będą trafiać do archiwum, natomiast ich elektroniczna kopia przekazana zostanie koordynatorowi. Dalej koordynator po rozpoznaniu przekaże pismo kierownikowi projektu w celu jego załatwienia. |
| | 31 | |
| | 32 | Kierownik zarejestruje pismo jako nową sprawę lub dołączy do istniejącej jeżeli pismo dotyczy sprawy w toku. Jeżeli pismo ma być załatwione przez pracownika może być przekazane dalej wraz z odpowiednią dyspozycją i utworzeniem zadania w celu kontroli terminowości jego realizacji. |
| | 33 | |
| | 34 | Sprawa po zarejestrowaniu zostanie przypisana do właściwej sprawy nadrzędnej odpowiadającej aktualnemu podziałowi na dysku sieciowym: |
| | 35 | |
| | 36 | {{{ |
| | 37 | Uzgodnienia i pozwolenia |
| | 38 | Decyzja środowiskowa |
| | 39 | Decyzja na ULD |
| | 40 | KOPI |
| | 41 | Pozwolenie na budowę |
| | 42 | Pozwolenie wodno-prawne |
| | 43 | Raport oddziaływania |
| | 44 | Uzgodnienia gmina |
| | 45 | Uzgodnienia sieci |
| | 46 | Uzgodnienia starostwo |
| | 47 | Uzgodnienie z PZD |
| | 48 | Uzgodnienie z WZD |
| | 49 | Woj. Konserwator Zabytków |
| | 50 | Wycinka drzew |
| | 51 | Wypis i wyrys z MPZT |
| | 52 | ZOPI |
| | 53 | ZUDP |
| | 54 | Podwykonawca |
| | 55 | Zamawiający |
| | 56 | Inne |
| | 57 | }}} |
| | 58 | |
| | 59 | === 3. Obieg protokołów odbioru prac === |
| | 60 | Protokoły odbioru prac projektowych będą obejmowane dodatkową procedurą w celu zapewnienia szybkości fakturowania. Po obowiązkowym przekazaniu ich do sekretariatu i zeskanowaniu przekazywane będą do zafakturowania. Po wystawieniu faktury będzie to odnotowane w postaci zatwierdzenia odpowiedniego etapu procedury. |
| | 61 | |
| | 62 | === 4. Rejestracja i kontrola informacji o tematach zaofertowanych === |
| | 63 | Tematy zaofertowane będą rejestrowane w teczce Oferty w formie spraw. Dla każdej oferty uzupełniane będą dane o wartości i prognozowanej dacie realizacji kontraktu. |
