Profil wdrożenia: Agencja reklamowa

Załóżmy że naszym zarządzamy niedużą agencją reklamową zatrudniającą ok. 10-20 osób. Dotychczas bazowy obieg pracy wygląda mniej więcej tak:

• Przychodzi zamówienie (mailem, pocztą, telefonicznie) odbierane jest przez Handlowca
• Rejestrowane jest w książce zamówień, określany jest w niej termin realizacji, przedmiot zamówienia, klient i ewentualnie dodatkowe szczegóły techniczne
• Jeżeli zamówienie tego wymaga, termin realizacji jest ustalany osobno (np. po konsultacji z wykonawcą, dostawcą)
• Podczas zebrania zlecenie jest przekazywane do realizacji określonemu pracownikowi
• Po jego wykonaniu pracownik informuje o tym osobę Handlowca
• Koordynator informuje klienta o wykonaniu
• Klient odbiera zamówienie
• Handlowiec wystawia fakturę

Proponowana realizacja tego procesu w systemie eDokumenty

Obsługa zlecenia realizowana może być w oparciu o poniżej zamieszczony diagram. Szczegółowy schemat procedury opisany jest w formie etapów.

PRZYJĘTO ZLECENIE
Niezależnie od źródła: telefon, poczta, email, bezpośrednie Koordynator przyjmuje zlecenie rejestrując sprawę. Uzupełnić należy pola:

• Nazwa: w formacie KLIENT - PRZEDMIOT
• Uwagi: krótka treść zamówienia, np. wizytówki 500 szt.
• Kontrahent: dodać jeśli nie ma w systemie
• Informacje o zleceniu należy zamieścić w zakładce Cechy.
• Dodać email lub dokument do sprawy jeżeli nadesłane pisemnie
• Przydzielić uprawnienia Zarządzania sprawą dla Projektanta który realizować będzie zlecenie

Od tej pory Projktant widzi nowe zlecenie m. in. w folderze Moje sprawy

OKREŚLONO ZAPOTRZEBOWANIE
Na tym etapie Osoba odpowiedzialna ustala potrzebne materiały - zapis w polu: Cechy > Zapotrzebowanie

PRZYGOTOWANO PROJEKT
Przygotowany projekt dołączyć należy do sprawy za pomocą dokumentu typu Notatka służbowa z dołączonym plikiem .jpg zawierającym podgląd projektu. Tytuł notatki powinien brzmieć Projekt - wizytówki. Po tym można zatwierdzić ten etap.

OKREŚLONO TERMIN REALIZACJI
Należy uzupełnić pole termin realizacji - Data. Ten etap można też załatwić przy przyjęciu zlecenia - jeśli od razu się umawia z klientem.

DOKONANO WYCENY
Należy dołączyć do sprawy dokument wycena. W razie potrzeby można ograniczyć uprawnienia do dokumentu!

ZAAKCEPTOWANO PRZEZ KLIENTA
Jeśli zmieniono warunki lub wycenę - Należy zaktualizować odpowiednie zapisy.

ZGŁOSZONO MODYFIKACJĘ PRZEZ KLIENTA
Zaznaczenie etapu powoduje przejście procedury do etapu Przyjęto zlecenie!

ZLECONO REALIZACJĘ
Etap zaznaczyć po przekazaniu do Działu Montażu zlecenia produkcyjnego w postaci Raportu Wydruk zlecenia montażu.

ZREALIZOWANO
Należy oznaczyć po uzyskaniu informacji o zrealizowaniu przez Dział Montażu

ODEBRANO PRZEZ KLIENTA
Jeśli jest - dołączyć protokół odbioru. Ewentualnie w Terminarzu opisać sposób odbioru - kto odebrał i kiedy.

ZAFAKTUROWANO
Oznaczyć po dołączeniu faktury do sprawy. Fakturę wcześniej można pobrać automatycznie z OPTIMA poprzez przycisk Aktualizuj dokumenty kontaktu uruchamiany z kartoteki klienta.

Raporty: możliwe formy dostępu do rejestrowanych danych

• Zarząd oraz Koordynatorzy otrzymują możliwość bieżącego wglądu w "RAPORT OBCIĄŻENIA PROJEKTANTÓW".
• Koordynator otrzymuje raport "ZLECENIA DO ODBIORU/ZAFAKTUROWANIA"
• Zarząd otrzymuje raport "WARTOŚĆ ZAOFERTOWANYCH ZLECEŃ"
• Zarząd otrzymuje raporty statystyczne dotyczące obciążenia projektami przez poszczególnych pracowników
• Zarząd otrzymuje możliwość bieżącego wglądu w realizowane projekty

Dodatkowe możliwości

• Istnieje możliwość rejestracji czasu pracy dla poszczególnych zleceń
• Istnieje możliwość tworzenia i kontroli ofert

Informacje dla pracowników do szkolenia

Wybór procedury

Przy zakładaniu sprawy należy skorzystać z zakładki "Procedura"

Dołączanie plików do sprawy

Wszelkie pliki i załączniki wymagane w sprawie należy dołączyć poprzez wybór w sprawie zakładki Dokumenty dalej ikony Nowy > Notatka służbowa i podpięcie na liście załączników odpowiedniego pliku.