Szablony wiadomości email

System eDokumenty - od wersji 3.6.22 - posiada mechanizm umożliwiający wykorzystanie szablonów HTML/Flexy dla wysyłanych wiadomości email.

Jak to działa

Mechanizm szablonów dla wiadomości email funkcjonuje w oparciu o bibliotekę Flexy. Umożliwia on wykorzystanie podczas tworzenia wiadomości wybranego, przygotowanego wcześniej szablonu - przypisanego do danego konta pocztowego (domyślnie), bądź wybranego ręcznie na formularzu wiadomości email. Szablon to w zasadzie plik HTML/Flexy zawierający dowolne elementy (np. tabele, obrazki), style (np. tło, rodzaj i wielkość czcionki, itd.) oraz predefiniowane zmienne.

Jeśli podczas tworzenia wiadomości (rys. 1), na formularzu dokonana zostanie zmiana konta, z którego wiadomość zostanie wysłana, bądź bezpośrednio wybrany zostanie jeden z dostępnych szablonów, treść wiadomości zostanie przeładowana z zastosowaniem właściwego szablonu zachowując prawidłową stopkę, cytowaną wiadomość (np. dla odpowiedzi, podczas przekazywania wiadomości), oraz wprowadzoną treść (rys. 2).

(Rys.1)

(Rys.2)

Tworzenie nowego szablonu

Wszystkie pliki z szablonami dla wiadomości email powinny mieć rozszerzenie .tpl i znajdować się w katalogu public_html/apps/edokumenty/var/tpl/emails/. Pliki muszą być zapisane w kodowaniu UTF-8.

W systemie eDokumenty szablony są identyfikowane nazwami plików z obciętym rozszerzeniem (np. plik nowy_szablon.tpl będzie wyświetlany na liście wyboru szablonu pod nazwą nowy_szablon).

Szablony są parsowane przez silnik Flexy (więcej o Flexy przeczytasz tutaj), a ich wynikowa zawartość traktowana jest jako HTML.

W szablonach można wykorzystywać także predefiniowane zmienne, których wartość jest generowana automatycznie w zależności od kontekstu użycia szablonu:

text - treść wiadomości wprowadzona przez użytkownika

footer - stopka wiadomości, właściwa dla danego konta, bądź użytkownika jeśli stopka dla konta nie została określona

quoted - treść cytowanej wiadomości wraz z nagłówkiem - w przypadku tworzenia odpowiedzi lub przekazywania wiadomości

W każdej wersji systemu eDokumenty instalowany jest domyślnie wykorzystywany szablon o nazwie default. Nie jest zalecana modyfikacja tego pliku, ani jego usuwanie. Domyślny szablon jest używany w przypadku braku możliwości użycia szablonu oczekiwanego w danym kontekście (np. brak właściwego pliku, brak uprawnień do pliku). Zmiany powinny być wprowadzane na zasadzie dodawania nowych szablonów. Możliwe jest wskazanie innego szablonu domyślnego poprzez modyfikację stałej EMAIL_DEFAULT_TEMPLATE w pliku konfiguracyjnym config.inc:

define('EMAIL_DEFAULT_TEMPLATE', 'default');

Warto pamiętać o dodaniu treści w tabeli o następujących parametrach tabeli:

<table border="0">....</table>

Jest pewnym, że granice tabeli nie będą widoczne podczas wysyłania e-maili.

Linkowanie grafiki

W szablonie można oczywiście umieszczać elementy graficzne (tag IMG) bądź też określać w definicji stylów obrazy wykorzystywane jako tło. Należy jednak pamiętać, że elementy te muszą być linkowane jako zasoby zewnętrzne, tzn. nie przesyłane wraz z wiadomością. Grafikę najczęściej publikuje się na serwerze obsługującym witrynę internetową.

Wykorzystanie szablonu w korespondencji

Dla każdego z kont pocztowych możliwe jest niezależne określenie właściwego szablonu, który będzie wykorzystywany podczas tworzenia wiadomości.

formularz konfiguracji konta >> zakładka Ogólne >> pole Szablon wiadomości

Domyślnie, dla nowo konfigurowanych kont automatycznie wybierany jest szablon określony we wspomnianej stałej EMAIL_DEFAULT_TEMPLATE.

W przypadku wysyłania bardziej specyficznych wiadomości (np. ofert), gdzie oczekiwane jest zawarcie bardziej szczegółowych, statycznych informacji, możliwe jest wybranie szablonu już bezpośrednio na formularzu tworzonej wiadomości, na zakładce Opcje. Określony w ten sposób szablon ma wyższy priorytet, niż domyślny szablon przypisany do konta, więc w tym momencie kolejne zmiany w polu Od będą powodowały jedynie aktualizację stopki.

Przykładowy szablon HTML/Flexy

Poniżej zamieszczony został kod szablonu widocznego na rysunku 1. Deklaracje important przy rozmiarze czcionki i rodzaju czcionki są konieczne dla nadpisania domyślnych ustawień edytora wysiwyg.

<body>
<style type="text/css">
    body {
        font-size: 12pt !important;
        font-family: calibri, arial, sans-serif !important;
        color: #000;
        background: #fff;
        padding: 4px;
    }
    table, td {
        font-family: calibri, arial, sans-serif;
        border-style: none;
        padding: 0px;
        margin: 0px;
    }
    td {
        vertical-align: top;
    }
    img {
        padding: 0px;
        border: 0px;
    }
    .tmain {
        width: 100%;
    }
    .tmain .leftCol {
        width: 200px;
        color: #999;
        border-right: 1px solid #bbb;
    }
    .tmain .rightCol {
        padding: 0px 12px;
    }
    .footer {
        border-top: 1px solid #bbb;
        margin-top: 12px;
        padding-top: 12px;
    }
    .account {
        color: #777;
    }
    .quoted {
        padding: 0px 10px;
    }
    .quoted blockquote {
        border: 2px none #3D8BFF;
        border-style: none solid;
        padding: 0px 10px;
        margin: 0px;
    }
</style>

<table class="tmain">
    <tr>
        <td class="leftCol">
            <div class="company">
                <img src="http://www.edokumenty.eu/themes/e12/images/eDokumenty_logo.png"><br>
                System obiegu dokumentów,<br>workflow i CRM
            </div>
        </td>
        <td class="rightCol">
            
            {text:h}
            
            {if:footer}
            <div class="footer account">
                {footer:h}
            </div>
            {end:}
        </td>
    </tr>
</table>

{if:quoted}
    <br><br>
    <div class="quoted">
    {quoted:h}
    </div>
{end:}

</body>

Wstawianie danych z bazy do szablonu maila

Przydatną opcją dla dużych organizacji jest pobieranie automatyczne danych do stopki z danych pracownika pochodzących ze struktury organizacyjnej i konta użytkownika. Przykładowe zapytania poniżej:

<div class="imie">
       {sql_query(#SELECT u.firnam || ' ' || u.lasnam  AS line_1 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br></div>
       <br />
        <div class="stanowisko">
       {sql_query(#SELECT o.ndenam AS line_2 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br/>
        <br/>
        {sql_query(#SELECT CASE WHEN u.iphone IS NOT NULL THEN 'phone  ' || u.iphone ELSE ''END AS line_3 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br/>
        {sql_query(#SELECT CASE WHEN u.phone_  IS NOT NULL THEN 'mobile ' || u.phone_  ELSE ''END AS line_4 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br/>
       <u>{sql_query(#SELECT CASE WHEN e_mail IS NOT NULL THEN e_mail  ELSE ''END AS line_5 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}</u><br/>
        
<br >
</div>