| | 1 | = Podstawowy obieg dokumentów = |
| | 2 | |
| | 3 | Dla większości procesów związanych z obiegiem dokumentów i informacji można przyjąć że będzie on odzwierciedlał istniejący w rzeczywistości model, ale wszystkie jego elementy powstaną lub zostaną zarejestrowane w systemie. W efekcie schemat obiegu będzie przedstawiał jak przedstawiono poniżej. |
| | 4 | == Pisma przychodzące == |
| | 5 | * 1.Pracownik sekretariatu otwiera pisma |
| | 6 | * 2.Rejestruje je w systemie dołączając skan |
| | 7 | * 3.Papierowe oryginały załącza do archiwum pism (oprócz faktur i dokumentów adresowanych imiennie na Zarząd) |
| | 8 | * 4.Elektroniczne odpowiedniki pism przekazuje zgodnie z ustaloną instrukcją dla danego typu pisma |
| | 9 | * faktury do księgowości, kopie do kierowników działów |
| | 10 | * wyciągi bankowe do księgowości |
| | 11 | * pozostałe do Prezesa Zarządu |
| | 12 | |
| | 13 | Prezes Zarządu zapoznaje się z dokumentami na podstawie załączonych skanów i przekazuje do odpowiedniej osoby z ewentualną adnotacją co do sposobu wykonania pisma. |
| | 14 | Dzięki takiej procedurze oryginały dokumentów przychodzących pozostają w jednym miejscu, a informacje w nich zawarte są przekazywane do właściwych osób. Jedynym przeciwwskazaniem takiej procedury jest wymóg przechowywania papierowych oryginałów wraz z resztą dokumentacji sprawy. Dla takich dokumentów ich oryginały powinny zostać przekazane w ślad za dekretacją elektroniczną. |
| | 15 | |
| | 16 | Od niniejszej procedury również zdarzać się mogą wyjątki które należy opisać i wykonywać wg nich odpowiednie czynności. Np. innej procedurze może podlegać dokumentacja techniczna, która ze względu na swój kształt i obszerność musi być dostarczona pracownikowi w formie papierowej. |
| | 17 | |
| | 18 | ''Uwaga!'' |
| | 19 | Dekretacja elektroniczna wymaga od osoby dekretującej zapoznawania się z pismami w formie elektronicznej - na ekranie komputera. Ponieważ nie wszystkim może to odpowiadać, dlatego możliwe jest również dekretowanie na oryginałach papierowych i dopiero w takiej formie skanowanie w sekretariacie. |
| | 20 | |
| | 21 | == Pisma wychodzące == |
| | 22 | Pisma wychodzące w większości sporządzane są w działach przez poszczególnych pracowników. Część pism może w niektórych wypadkach tworzyć na potrzebu biura Zarządu sekretariat. W każdym wymienionym wypadku pisma wychodzące powinny być tworzone w sprawach. Tam gdzie dotychczas pracownicy korzystali z szablonu firmowego pisma zostanie użyty szablon „Pismo firmowe w sprawie” poprzez funkcjonalność dostępną w formularzu ''Nowe > Pismo'' dostępnym w kartotece sprawy na zakładce dokumenty. |
| | 23 | |
| | 24 | Tak utworzone pismo zostanie przesłane poprzez system do osób od których dotychczas wymagana była pisemna akceptacja. Osoby te dokonają akceptacji pism w sposób elektroniczny przekazując je do kolejnej osoby lub odsyłając do nadawcy z odpowiednią adnotacją wykonaną za pomocą formularza „Przekaż” dostępnego w kartotece sprawy na zakładce dokumenty. |
| | 25 | |
| | 26 | Końcowym etapem wysyłki pisma jest jego wydrukowanie, złożenie wymaganego podpisu oraz dokonanie czynności wydruku kopert oraz książki pocztowej. Zakłada się że o ile instrukcja nie stanowi inaczej podpis końcowy składa kierownik jednostki np. prezes, dyrektor, wujt, burmistrz, prezydent. |
| | 27 | |
| | 28 | == Faktury zakupowe == |
| | 29 | Realizacja elektronicznego obiegu faktur kosztowych polega na przeprowadzeniu procesu akceptacji faktur zakupowych przez poszczególnych pracowników zwanych dalej właścicielami kosztów (ang. cost owner) w systemie przy użyciu odpowiednich formularzy. Efektem jest dokonana elektronicznie akceptacja oraz wydruk dołączony do oryginału faktury przez księgowość. |
| | 30 | |
| | 31 | Często wiąże się z tym procesem odpowiednia logika wpływająca na kształt tego obiegu np. faktury powyżej 500 zł muszą posiadać akceptację Prezesa, pozostałe mogą być akceptowane przez Dyrektorów. Taki proces opisany zostanie w szczegółowej instrukcji. |
| | 32 | W proponowanym rozwiązaniu do obiegu faktur kosztowych używany będzie formularz typu "Faktura". Poniżej przedstawiony został przykładowy proces obiegu takiej faktury. |
| | 33 | |
| | 34 | ||'''Pracownik/Rola''' || '''Czynność''' || '''Zapis w systemie''' || |
| | 35 | ||Sekretariat || Rejestracja dokumentu, skanowanie, opis pól || Dokument Faktura || |
| | 36 | ||Prezes || Akceptacja || Zapis w komentarzu faktury "AKCEPTUJĘ" || |
| | 37 | ||Dyrektorzy || Akceptacja kosztowa || Zapis na zakładce Koszty faktury || |
| | 38 | ||Księgowość || Weryfikacja i zatwierdzenie kosztów || Zmiana statusu na ZATWIERDZONY || |
| | 39 | ||Księgowość || Eksport dekretów || Wynikiem jest zewnętrzny plik oraz zapis statusu "WYEKSPORTOWANO" oraz daty eksportu || |
| | 40 | |
| | 41 | Dzięki odpowiednim słownikom koszty mogą być rozpisane pod względem: |
| | 42 | * miejsca powstawania kosztów |
| | 43 | * rodzaju kosztów |
| | 44 | * projektów |
| | 45 | * dodatkowej analityki |
| | 46 | |
| | 47 | Poszczególne osoby dokonujące akceptacji kosztów, posiadają dostęp tylko do elektronicznej kopii faktury, dzięki czemu oryginał papierowy może od razu trafić do księgowości. |
| | 48 | Tam księgowa posługując się folderami "FAKTURY ZAAKCEPTOWANE" może łatwo znaleźć dokumenty które są gotowe do zaksięgowania. Z kolei dzięki folderowi „FAKTURY OPÓŹNIONE” może równie łatwo zlokalizować miejsca opóźnień w wymaganych akceptacjach. Na podstawie wcześniej wprowadzonych danych, istnieje możliwość wygenerowania odpowiedniego wydruku lub eksportu do formatu danych możliwych do zaimportowania do innych systemów które potrafią taki dekret zaimportować. |
| | 49 | |
| | 50 | Pozostaje tylko dołączyć (wydrukowane na odwrocie faktury lub na osobnej kartce) dokonane akceptacje i zarchiwizować fakturę w odpowiednim segregatorze. |
| | 51 | |
| | 52 | == Poczta elektroniczna == |
| | 53 | Poczta email ze swojej natury zakłada możliwość rozproszonego przyjmowania jak i wysyłki. Można powiedzieć ze każdy pracownik w tym zakresie obsługuje osobistą kancelarię której dziennikiem poczty przychodzącej jest skrzynka odbiorcza a dziennikiem poczty wychodzącej folder Wysłane. Tak też powinno pozostać gdyż jest to najbardziej naturalny i powszechnie przyjęty sposób. Należy jednak wyeliminować słabe punkty takiego procesu, a więc brak archiwizacji poczty, brak powiązania z prowadzonymi sprawami oraz brak możliwości udostępniania współpracownikom i przełożonym tej poczty która dotyczy prowadzonych spraw. |
| | 54 | |
| | 55 | Proponowane rozwiązanie zakłada archiwizację w sprawach lub w kartotece klienta tej poczty która dotyczy prowadzonych spraw lub kontaktów z klientami. Wykonanie jest możliwe na dwa sposoby: |
| | 56 | * 1.Poprzez przekazanie (ang. forward) poczty ze skrzynki odbiorczej na adres systemu edokumenty@firma.pl oraz przekazanie do wiadomości (ang. CC) tegoż adresu poczty wychodzącej. |
| | 57 | * 2.Poprzez zapisanie w systemie emaila przyciskiem archiwizuj dostepnym w module pocztowym systemu eDokumenty. Ten sposób zakłada że pracownicy korzystać będą z klienta pocztowego wbudowanego w system eDokumenty. |
| | 58 | |
| | 59 | W każdym z tych przypadków zarchiwizowana poczta powinna zostać dodatkowo dołączona do sprawy przyciskiem „Dołącz do sprawy” lub zweryfikowana pod kątem przypisania się do odpowiedniej kartoteki klienta. Obie czynności mogą się wykywać automatycznie, o czym więcej można przeczytać w szczegółowej instrukcji. |
| | 60 | |
| | 61 | == Numerowanie pism i spraw == |
| | 62 | Zakłada się że wszystkie dokumenty i sprawy w systemie numerowane będą w jednolity sposób, mianowicie – w sekretariacie pisma przychodzące otrzymają numer z dziennika, a w dziale po dołączeniu do odpowiedniej sprawy/projektu w piśmie dostępny będzie numer powiązanej sprawy. |
| | 63 | Przykładowy format numeracji dla dziennika korespondencji przychodzącej 1245/DKP/08 składa się z elementów: {NR}/{RWA}/{RR}, gdzie: |
| | 64 | |
| | 65 | {{{ |
| | 66 | {NR} – to kolejny numer z dziennika |
| | 67 | {RWA} – to identyfikator nadany dla danego dziennika |
| | 68 | {RR} – dwie ostatnie cyfry bieżącego roku |
| | 69 | Przykładowy format numeracji spraw – DW/JKO/0510/120/08 składa się z elementów: |
| | 70 | {SYMB_JEDN_ORG}/{RWA}/{SYMB_PRAC}/{RR}/{NR0000} gdzie: |
| | 71 | {SYMB_JEDN_ORG} – to symbol jednostki organizacyjnej |
| | 72 | {RWA} – symbol teczki z Rzeczowego Wykazu Akt |
| | 73 | {SYMB_PRAC} – inicjał pracownika (opcjonalny) |
| | 74 | {RR} – dwie ostatnie cyfry roku |
| | 75 | {NR} – numer kolejny w teczce |
| | 76 | }}} |
| | 77 | |
| | 78 | Istnieje możliwość skonfigurowania innego formatu podczas wdrożenia np. zawierającego dodatkowo numer określający miesiąc. |
| | 79 | |
| | 80 | == Podstawy pracy grupowej, organizacji zadań i czasu pracy == |
| | 81 | Proponowany zakres realizacji procesów związanych z organizacją czasu pracy zakłada że użytkownicy będą rejestrować zadania oraz pozostałe zadania w terminarzu systemowym. Każdy pracownik zostanie wyposażony w osobisty kalendarz z możliwością jednak udostępniania go innym pracownikom. Ponadto poprzez moduł Zadań mogą być przekazywane polecenia służbowe i stamtąd może również być w prosty sposób nadzorowane ich wykonanie. |
