Podręcznik użytkownika > Dokumenty > Modyfikacja i usuwanie dokumentów

Modyfikacja i usuwanie dokumentów

Modyfikacja dokumentu

Okno edycji dokumentu możemy wyświetlić na jeden z kilku sposobów:

• klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy element na liście
• wybierając pozycję Edytuj z menu rozwiniętego po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy
• zaznaczając dokument na liście i klikając ikonę Edycja w Pasku narzędzi.

Okno edycji dokumentu ma postać okna dodawania dokumentu wzbogaconego o Pasek narzędzi i poszerzonego o dodatkowe zakładki. Zestaw przycisków w prawym dolnym rogu może różnić się w zależności od statusu dokumentu. Na przykład, jeśli dokument za status Zatwierdzono jego edycja może być zablokowana i wyświetla się jedynie przycisk Zamknij.

Pasek narzędzi

Pasek narzędzi w oknie dokumentu

Korzystając z Paska narzędzi w oknie dokumentu możemy wykonać następujace akcje:

• Przekazać dokument innym pracownikom. Więcej o przekazywaniu dokumentów można przeczytać w osobnym artykule.
• Zwrócić dokument - opcja dotycząca dokumentów wewnętrznych, które zostały nam przekazane.
• Odpowiedzieć na dokument - opcja ta wykorzystywana głównie w przypadku notatek służbowych i ma zastosowanie dla dokumentów wewnętrznych. Po kliknięciu Odpowiedz wyświetlony zostaje okno dokumentu z domyślnie wybranymi nadawcą i odbiorcą.
• Odpowiedzieć na dokument do wszystkich - jak wyżej, z tym że jeśli notatka była adresowana na kilku osób, nasza odpowiedź zostanie przesłana do wszystkich.
• Dołączyć dokument do sprawy - jest to alternatywny sposób wypełnienia pola Nr sprawy w zakładce Szczegóły. Po dołączeniu dokumentu do sprawy automatycznie tworzone jest powiązanie z tą sprawą. Usunięcie powiązania nie ma wpływu na przypisanie dokumentu do sprawy. Dokument może być dołączony tylko do jednej sprawy, natomiast powiązany z wieloma.
• Wyłączyć dokument ze sprawy - po zaznaczeniu tej opcji pole Nr sprawy w zakładce Szczegóły zostaje wyczyszczone.
• Zarządzać zaawansowanymi uprawnieniami, czyli dawać innym użytkownikom prawo do wyświetlania/edycji dokumentu.
  
  
  Panel przyznawania uprawnień do dokumentu
  
  
• Wydrukować historię dekretacji, generować pliki z szablonów i generować raporty.
  • Wydruk historii dekratacji zawiera informacje o datach i instrukcjach
  • Aby wygenerować plik z szablonu, pole Klient w zakładce Szczegóły nie może być puste. Wygenerowany dokument może być załącznikiem do wiadomości email lub/i załącznikiem do dokumentu (wyświetlonym w Panelu zarządzania załącznikami)
  • Więcej o raportach >>
• Utworzyć nowy dokument z istniejącego, konwertować na dokument innego typu, wysłać dokument pocztą elektroniczną, wysłać faksem, sprawdzić poziom uprawnień, przenieść dokument do kosza, oznaczyć jako załatwiony, dodać wpis w rejestrze, dodać przypomnienie.

Zakładki

• Dokument - zawartość zakładki został opisana w rodziale Przeglądanie dokumentów.
• Instrukcje. Zawartość tej zakładki dotyczy dokumentów przekazanych i została opisana w osobnym artykule.
• Powiązania. Miejsce, w którym możemy przeglądać klientów, sprawy lub inne dokumenty powiązane z edytowanym dokumentem oraz tworzyć, edytować i usuwać powiązania z innymi dokumentami.
  
  
  Zakładka Powiązania
  
  Przykład
  Firma sprzedaje swój produkt za pośrednictwem partnera. Wystawiona przez firmę faktura nie jest w takiej sytuacji wystawiana bezpośrednio na klienta. Fakturę dla partnera możemy jednak powiązać z klientem, któremu został sprzedany produkt, dzięki czemu łatwo zobaczymy ścieżkę sprzedaży.
  
  
  • Powiązania z innym dokumentem, sprawą lub klientem tworzymy klikając ikonę Dodaj powiązanie i wskazując elementy w odpowiednich polach. Jeśli chcemy dodać dokument, którego nie ma w systemie, klikamy ikonę Nowy dokument.
    
    
    Okno tworzenia powiązań
    
    Aby usunąć/edytować powiązanie, klikamy element na liście prawym przyciskiem myszy i wybieramy odpowiednią pozycję z rozwiniętego menu. Powiązania takie będą widoczne w zakładce Dokumenty w sprawach i kartotekach klientów lub w zakładce Powiązane w przypadku innych dokumentów.
• Komentarze. Szczegółowy opis zawartości zakładki znajduje można przeczytać w osobnym artykule.
• Historia - informacje o zmianach w pliku i kopiach dokumentu.
  Uwaga
  Kopie dokumentów tworzymy zaznaczając je na liście i wybierając z Menu górnego pozycję Akcje > Utwórz kopię.

Usuwanie i przywracanie dokumentów

Menu Usuń

Przenoszenie dokumentu do kosza jest możliwe na jeden z kilku sposobów:

• po wybraniu pozycji Usuń w menu rozwiniętym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy elementu na liście
• po zaznaczeniu dokumentu (dokumentów - przytrzymując klawisz Ctrl) na liście i wybraniu z menu Usuń w Pasku narzędzi pozycji Przenieś do kosza
• podczas edycji dokumentu, po kliknięciu Dokument > Usuń w Pasku narzędzi.

Operację zatwierdzamy w wyświetlonym oknie potwierdzenia.

Aby trwale usunąć dokument musimy wyświetlić zawartość Kosza. W tym celu w drzewie w panelu Widok roboczy wybieramy pozycję Kosz. Następnie zaznaczamy na liście pozycje, które mają zostać usunięte i z menu Usuń w Pasku narzędzi wybieramy pozycję Usuń z kosza. Aby usunąć wszystkie elementy, klikamy Usuń > Opróżnij kosz

Chcąc przywrócić element(y) zaznaczamy go (lub kilka pozycji przytrzymując klawisz Ctrl) na liście z menu Usuń w Pasku narzędzi wybieramy pozycję Przywróć z kosza.