Menu akcji dla klienta
Podręcznik użytkownika > Baza kontrahentów > Przekazywanie wizytówki i inne akcje
Poza funkcjami związanymi z zakładaniem i modyfikacją kartoteki kontrahenta, w systemie eDokumenty istnieje możliwość wykonywania dodatkowych operacji na danych klientów. Czynności te dostępne są w większości w menu Akcje w menu górnym.
Po utworzeniu kartoteki klienta, podstawowe informacje o nim mogą być przesyłane drogą elektroniczną w postaci wizytówki. Istnieje możliwość wysyłania jednej lub większej ilości elektronicznych wizytówek. Aby tego dokonać, klikamy prawym przyciskiem myszy rekord z nazwą klienta (w przypadku większej ilości klientów zaznaczamy pozycje na liście przytrzymując klawisz Ctrl, po czym klikamy prawym przyciskiem myszy dowolny z zaznaczonych wierszy) i wybieramy z rozwiniętego menu pozycję Przekaż wizytówkę emailem.
Menu akcji dla klienta
Wizytówki są przesyłane w formacie *.vcf w formie załączników do wiadomości email.
Przykładowa wizytówka
Uwaga
Chcąc przekazać wizytówkę emailem, konieczne jest skonfigurowanie modułu pocztowego.
Szczegóły funkcjonalności Raportowanie zostały opisane w osobnym artykule.
Wyobraźmy sobie, że przez nieostrożność kilka osób dodało do bazy tego samego kontrahenta, podpinając do każdej kartoteki różne dokumenty. Możemy w takich sytuacjach połączyć kilka kartotek w jedną. Rezultatem takiego scalenia będzie kartoteka zawierająca dane teleadresowe Kontaktu bazowego i dokumenty, sprawy, terminarz oraz osoby kontaktowe z wszystkich kartotek. Operacji tej dokonujemy na jeden z dwóch sposobów:
Wykonanie którejś z w/w czynności uruchomi wyświetlenie okna Łączenie klientów. Pole Kontakt do złączenia będzie automatycznie zasilone danymi w postaci nazwy klienta, którego kartotekę wyświetlamy, lub - w przypadku drugiej opcji - nazwami klientów z zaznaczonych rekordów (gdybyśmy pominęli jakiś kontakt, możemy przeciągnąć go z wyświetlonej w tle listy metodą drag and drop). W polu Kontakt bazowy wybieramy kontrahenta, z którym mają być złączone kontakty z pola poniżej.
Następnie klikamy przycisk Zapisz i potwierdzamy chęć wykonania operacji. Kontakty z pola Kontakty do złączenia zmienią status na Usunięty.
Okno potwierdzenia chęci połączenia kartotek
Uwaga Aby móc łączyć kontakty, niezbędne jest posiadanie uprawnienia systemowego Łączenie kontaktów.
Wyobraźmy sobie firmę, w której dział handlowy dostał polecenie o zaznaczanie - dla każdego klienta - źródła pozyskania kontaktu. W związku z dużą ilością klientów w bazie aktualizacja każdej kartoteki z osobna byłaby bardzo czasochłonna. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi funkcja Zbiorczego ustawiania cech.
Aby przypisać cechy do dużej ilości klientów, zaznaczamy ich na liście przytrzymując klawisz Ctrl i wybieramy z menu górnego pozycję Akcje > Ustaw cechy zbiorczo. W przytoczonym wyżej przykładzie każdy pracownik działu handlowego może zawęzić listę do dodanych przez siebie klientów używając filtra Utworzony przez po lewej stronie. Następnie wystarczy kliknąć pierwszą pozycję na liście i - przytrzymując klawisz Shift - ostatnią, aby zaznaczyć wszystkie elementy.
Okno zbiorczej zmiany cech klientów
Cechy ustawiamy w wyświetlonym oknie Zmiana cechy zbiorczo dla kontaktów i klikamy przycisk Zapisz.
Załóżmy, że pracownik działu handlowego odchodzi na emeryturę, a na jego miejsce przychodzi nowa osoba i przejmuje kontakt z kontrahentami, którym się opiekował. Aby w krótkim czasie przydzielić nowemu pracownikowi grupę tych kontrahentów, możemy skorzystać z funkcji Zmiana opiekuna. Najłatwiej będzie zastosować filtr Opiekunowie i zawęzić listę do kontrahentów będących pod opieką odchodzącego pracownika. Następnie w menu górnym klikamy Akcje > Zmiana opiekuna i wybieramy zakres Dla wszystkich w wyświetlonym oknie.
Okno wyboru zakresu klientów
W kolejnym kroku z listy rozwijanej wybieramy nowego opiekuna i klikamy przycisk Zapisz.
Okno wyboru nowego opiekuna
Zmiany opiekuna możemy dokonać dla wybranych kontrahentów po zaznaczeniu ich na liście (przytrzymując klawisz Ctrl) i wybierając opcję Zaznaczeni.
Z poziomu bazy klientów możemy przypisywać innym pracownikom zadania powiązane z określonymi kontrahentami. Może to być np. prośba o kontakt z grupą partnerów biznesowych. W tym celu zaznaczamy wybranego klienta (klientów) na liście (przytrzymując klawisz Ctrl) i wybieramy z menu Akcje pozycję Utwórz zadanie.
Okno dodawania zadania powiązanego z klientem
Następnie wypełniamy formularz w oknie tworzenia zadania i klikamy przycisk Zapisz. Tak dodane zadanie będzie widoczne w zakładce Terminarz w Kartotece klienta, gdzie może być modyfikowane.
Z poziomu bazy klientów możemy powiązać klienta z istniejącym w systemie cennikiem. Aby tego dokonać zaznaczamy kontrahenta (kontrahentów) na liście (przytrzymując klawisz Ctrl), po czym wybieramy z menu górnego pozycję Akcje > Przypisz do cennika
Okno powiązania cennika z klientem
Wybieramy nazwę cennika z wyświetlonej listy i klikamy przycisk Zapisz. Tak utworzone powiązanie będzie widoczne w zakładce Klienci w oknie cennika.
Jeśli chcemy, aby dane teleadresowe wybranego kontrahenta trafiły do naszej książki adresowej w module Moje kontakty, klikamy rekord z nazwą klienta prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybieramy pozycję Dodaj do osobistej książki adresowej. Dane klienta będę wyświetlane w oknie głównym modułu Moje kontakty jako nieprzydzielone do żadnej grupy.