[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5 Podręcznik użytkownika] > [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5/Cases Sprawy] > Teczki = Teczki = Aby móc założyć sprawę - niezależnie od tego, z jakiego poziomu - niezbędne jest zdefiniowanie w systemie tzw. '''teczek''', w których rejestrowane są sprawy. Teczki przypisywane są do działów, a ich drzewo widoczne jest w panelu '''Teczki''' wyświetlonym w oknie głównym modułu '''Sprawy'''. [[BR]] [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:teczki_01.png, 250)]][[BR]] ''Panel '''Teczki''''' [[BR]] W strukturze drzewa spaw wyróżniamy elementy: * '''[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/Documentation/Index/ProcessesDossPanel#point1 Wszystkie sprawy]''' * '''[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/Documentation/Index/ProcessesDossPanel#point2 Teczki mojego działu]''' * '''[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/Documentation/Index/ProcessesDossPanel#point3 Udostępnione działy]''' * '''[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/Documentation/Index/ProcessesDossPanel#point4 Udostępnione teczki]''' * '''[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/Documentation/Index/ProcessesDossPanel#point5 Udostępnione sprawy]''' * '''[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5/Search#point4 Foldery wyszukiwania]''' Teczki generowane są w oparciu o '''Strukturę organizacyjną''' i '''Rzeczowy Wykaz Akt'''. To, z jakim działem i kategorią wykazu akt związana jest teczka, możemy odczytać z jej symbolu. [[BR]] [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:podzial_teczek.png, 560)]][[BR]] ''Schemat obrazujący pochodzenie symbolu teczki'' [[BR]] === Jak powstaje teczka - krok po kroku === #point1 Zgodnie z powyższym zapisem, aby powstała teczka, niezbędne jest zdefiniowanie w systemie [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5/Company Struktury organizacyjnej] oraz [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5/Settings/ControlPanel/CaseFolderManagement JRWA]. Teczka jest wynikiem przypisania elementu wyciągu z wykazu akt wybranej komórce organizacyjnej (działowi). Poniższy przykład pokazuje, jak założyć teczkę. [[BR]] Na poniższej ilustracji po prawej stronie widzimy listę elementów [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5/Settings/ControlPanel/Cases/Files wyciągu z wykazu akt], do których ma dostęp Biuro Zarządu. Jest to okno '''Panelu definicji wyciągu z wykazu akt''' uruchamiane z poziomu '''Panelu sterowania''' ('''Wyciąg z wykazu akt''' w grupie '''Sprawy'''). Lista ta jest odzwierciedlona w drzewie w panelu '''Teczki''' - w gałęzi '''Biuro Zarządu''' - na poniższej ilustracji widoczne po lewej stronie. [[BR]] [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:teczki_new_01.png, 670)]][[BR]] W '''Panelu definicji wyciągu z wykazu akt''' zaznaczamy w drzewie po lewej stronie pozycję '''Biuro Zarządu''' i klikamy przycisk '''Edycja''' powyżej. Wyświetlone zostaje okno (widoczne na poniższej ilustracji), w którym wybieramy kategorię w drzewie '''Wykaz akt''' (np. Rekrutacja) i za pomocą niebieskiej strzałki w prawo dodajemy ją do listy obok, po czym klikamy przycisk '''Zamknij'''. [[BR]] [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:teczki_new_02.png, 400)]][[BR]] __'''Uwaga'''__ [[BR]] Niezależnie od poziomu kategorii, teczki nie będą przejmowały ich hierarchii. W teczkach obowiązuje bowiem '''jeden poziom''' -bez elementów podrzędnych i nadrzędnych. [[BR]] __'''Uwaga'''__ [[BR]] Teczki możemy także ''odbierać'' działowi, zaznaczając pozycje na liście po prawej stronie i klikając niebieską strzałkę w lewo. [[BR]] Następuje powrót do okna '''Definicji wyciągu z wykazu akt'''. W panelu '''Teczki''' w module '''Sprawy''' klikamy ikonę '''Odśwież''' na dole tabeli. Zmiany obrazuje poniższa ilustracja - zauważmy, że w gałęzi '''Biuro Zarządu''' pojawiła się nowa teczka. [[BR]] [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:teczki_new_03.png, 640)]][[BR]] __'''Uwaga'''__ [[BR]] Zarządzanie teczkami możliwe jest także z poziomu '''[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5/Settings/ControlPanel/CaseFolderManagement Panelu zarządzania kategoriami spraw]'''. [[BR]] __'''Uwaga'''__ [[BR]] Jedną kategorię możemy opublikować w różnych działach, tworząc dla nich teczki posiadające wspólny numer (kategorii), ale różniące się symbolem działu - np. DH.101 to oferty w dziale handlowym, a S.101 to oferty w sekretariacie. [[BR]] Istnieje możliwość zmiany licznika w symbolu spraw dla danej teczki (fragment '''numer w roku''') z poziomu panelu '''Teczki''' w module '''Sprawy'''. Aby tego dokonać, zaznaczamy teczkę w drzewie i klikamy ikonę [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:teczki_06.png, 16)]]. Następnie ustalamy nową numerację i klikamy '''OK'''. === Zamykanie (archiwizacja) teczek === #point6 Teczki w poszczególnych działach możemy zamykać (archiwizować) i otwierać. Zamknięcie teczki sprawia, że jest ona niewidoczna na drzewku teczek dla osób, które nie posiadają [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5/Landing/Permissions uprawnienia systemowego] '''Przywilej widoczności usuniętych oraz zamkniętych teczek jako filtr w słowniku Kategorie spraw'''. [[BR]] Aby zamknąć teczkę, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę '''Zamknij teczkę''' powyżej. Jeśli w teczce znajdują się niezamknięte sprawy, system wyświetli ostrzeżenie. W takiej sytuacji zamykamy wszystkie sprawy, a następnie teczkę. [[BR]] [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:teczki_new_04.png, 500)]][[BR]] Aby przywrócić teczkę, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę '''Otwórz ponownie''' [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:zamykanie_kategorii_spraw_02.png, 20)]]. Należy zwrócić uwagę, że teczka została zamknięta jedynie w dziale, a [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5/Settings/ControlPanel/CaseFolderManagement kategoria] nadrzędna jest otwarta. [[BR]] __'''Uwaga'''__ [[BR]] Aby zobaczyć na drzewku zamknięte kategorie, niezbędny jest '''Przywilej widoczności usuniętych oraz zamkniętych teczek jako filtr w słowniku Kategorie spraw'''. === Kto może zarządzać teczkami === Aby móc zarządzać teczkami, musimy posiadać uprawnienie systemowe '''Ustawienia poziom 2 - ustawienia zaawansowane''' - w grupie uprawnień '''Panel sterowania'''. Jeśli dodatkowo mamy mieć możliwość '''zmiany stanu licznika danej teczki''' niezbędny jest przywilej '''Prawo do zmiany numeru teczki aktowej'''. __'''Uwaga'''__[[BR]] Aby pracownicy działów mogli zobaczyć teczkę i zakładać w niej sprawy, konieczne jest, aby posiadali [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5/Landing/Permissions uprawnienia do swojego działu]. Nie oznacza to, że muszą mieć uprawnienia do pozostałych pracowników, jedynie do komórki organizacyjnej. === Zobacz także === * [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5/Settings/ControlPanel/CaseFolderManagement Kategorie spraw] * [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/UserGuideV5/Settings/ControlPanel/Cases/Files Wyciąg z wykazu akt]