WikiPrint - from Polar Technologies

Podręcznik użytkownika > Sprawy > Kartoteka sprawy

Kartoteka sprawy

Kartoteka sprawy w systemie eDokumenty składa się z kilku zakładek, które uzupełniamy w zależności od tego, do czego wykorzystujemy sprawę (np. grupowanie dokumentów i zdarzeń, sprawa sprzedażowa, projekt). Kartoteka sprawy powstaje po utworzeniu sprawy w systemie. W pierwszej karcie (Podsumowanie):


Kartoteka sprawy

Zakładki

Zakładka Ogólne


Edycja sprawy - zakładka Ogólne

Opis pól

Nazwa pola Opis
Nazwa Nazwa sprawy. Jeśli wymaga ona szerszego opisu, możemy w tym celu wypełnić pole Uwagi.
Numer Zaznaczenie checkboxa Generuj znak za polem Numer spowoduje automatyczne nadanie numeru sprawie wg wzoru zdefiniowanego w Panelu sterowania. Numer możemy również nadać ręcznie po odznaczeniu tej opcji.
Sprawa nadrzędna Uzupełnienie tego pola sprawi, że edytowana sprawa stanie się podsprawą wybranej sprawy.
Typ sprawy Z listy wybieramy, czy sprawa jest terminowa (np. projekt), czy stała (np. usługa dostarczania internetu, w której możemy tworzyć sprawy terminowe uwzględniające podział na klientów).
Status, stan Wartość w tym polu informuje o postępie prac nad sprawą, np. w trakcie. Jeśli sprawą kieruje procedura, pole to jest zablokowane do edycji przez użytkownika, a zmiany są automatyczne i wynikają z definicji procedury. Z listy Stan wybieramy, czy sprawa jest aktywna, czy zakończona. Jeśli przed zapisem zostało uzupełnione pole Termin realizacji, obok list Status i stan wyświetlona zostaje ikona Zamknij sprawę.
Prognozowana wartość, Prognozowana data sprzedaży, Prognozowany koszt, Szacunek Pola te mają zastosowanie głównie dla spraw handlowych i są uzupełniane automatycznie po dodaniu elementów do listy w zakładce Pozycje wyświetlonej po zapisaniu sprawy. Wartość w polu Szacunek oznacza prawdopodobieństwo otrzymania zlecenia.
Projekt Jeśli sprawa jest częścią projektu, wybieramy go z tej listy.
Data wszczęcia Pole uzupełniane automatycznie. Uzupełniona data jest terminem utworzenia sprawy. Datę tę możemy zmieniać w obrębie tego samego roku kalendarzowego. Zmiana roku spowoduje bowiem błędne generowanie numerów dla kolejnych spraw.
Data zakończenia Pole uzupełniane automatycznie po zamknięciu sprawy.
Termin realizacji Pole to możemy uzupełnić wybierając datę z kalendarza wyświetlonego po jego kliknięciu lub wybierając czas trwania sprawy z listy ustaw dla. Zmiana daty wszczęcia spowoduje odpowiednią zmianę w polu Termin realizacji.
Klient ole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim kontrahenta, z którym powiązana jest sprawa, np. klient, dla którego realizujemy projekt.
Osoba kontaktowa Jeśli ze sprawą został powiązany klient, w polu Osoba kontaktowa możemy wskazać konkretną osobę reprezentującą klienta, z którą należy się kontaktować.
Odpowiedzialna/y W polu tym wskazujemy pracownika - użytkownika systemu eDokumenty, który odpowiada za sprawę.
Miejsce przechowywania Jeśli sprawa jest np. wirtualną koszulką na dokumenty, w polu Miejsce przechowywania możemy wskazać, gdzie znajdują się papierowe oryginały dokumentów podpiętych do sprawy (np. czerwony segregator w sekretariacie). Miejsca te definiowane są w Panelu sterowania.
Przypomnienie Możemy tu ustawić, czy i z jakim wyprzedzeniem ma zostać wyświetlane przypomnienie o zakończeniu sprawy (wartość w polu przed terminem dotyczy terminu ustawionego w polu Data realizacji).
Zainicjowano z Pole, w którym wskazujemy dokument wyjściowy dla założenia sprawy, ma jedynie charakter informacyjny.
Procedura Z listy wybieramy procedurę, która będzie kierować sprawą.

Zakładka Uprawnienia

W karcie Uprawnienia możemy zarządzać dostępem do spraw i podspraw. Szczegółowo proces zarządzania uprawnieniami do spraw został opisany w osobnym artykule.

Zakładka Komentarze

Zawartość zakładki Komentarze została opisana w osobnym artykule.

Zakładka Podsprawy

W karcie Podsprawy możemy tworzyć sprawy podrzędne. Przykładem zastosowania takiej funkcji może być sprawa będąca projektem "Tworzenie witryny internetowej". Podsprawami w takim przypadku mogą być "Szablon graficzny", "CMS", "Moduł dedykowany".


Zakładka Podsprawy w sprawie

Podsprawami zarządzamy korzystając z Paska narzędzi.

Uwaga
Po zapisaniu podsprawy, w jej nazwie zostaje dodany numer będący fragmentem znaku sprawy i oznaczający jej poziom zagnieżdżenia, tzn. jeśli np. sprawa główna ma znak "DK.AS.012-2/15", to znakiem pierwszej dodanej do niej podsprawy będzie "DK.AS.012-2.1/15". Utworzenie podsprawy w tej podsprawie spowoduje, że dla tej najniższego poziomu wygenerowany zostanie znak "DK.AS.012-2.1.1/15" itd. Podsprawy podspraw wyświetlane są na liście w formie rozwijanego drzewa.

Uwaga
Akcje edycji i usuwania podsprawy są dostępne również w menu rozwijanym po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy.

Zawartość pozostałych zakładek została opisana w osobnych artykułach:

Uwaga
W kartotece sprawy możemy definiować, jakie pola i zakładki mają być widoczne. Szczegółowy opis można przeczytać w osobnym artykule.

Wybrane elementy Menu


Kartoteka sprawy z rozwiniętym menu


Formularz wyboru szablonu projektu

Uwaga
Z listy Projekt nie wybieramy żadnej pozycji.

Uwaga
Aby utworzyć projekt na podstawie szablonu (składającego się z kilku spraw), z menu Akcje wybieramy pozycję Utwórz sprawy z szablonu projektu. W takim przypadku powstaną sprawy zawierające zdefiniowane w szablonie podsprawy, zadania, osoby odpowiedzialne, procedury etc. Przed utworzeniem spraw na podstawie szablonu należy wybrać teczkę w panelu Teczki. Wypełniając formularz wyboru szablonu projektu, w polu Projekt wybieramy nazwę projektu, lub tworzymy nowy projekt po kliknięciu ikony +.