= [wiki:UserGuide Przewodnik użytkownika] > Obsługa dokumentów typu Delegacja oraz Zaliczka = #tytul === Menu === 1. [#delegacja Delegacja] 2. [#koszty_podrozy Koszty podróży] 3. [#rozliczenie_delegacji Rozliczenie kosztów delegacji][[BR]] 3.1 [#koszty_podrozy Koszty podróży][[BR]] 3.2 [#rozliczenie Rozliczenie delegacji] 4. [#zaliczka Zaliczka] 5. [#rozliczenie_zaliczki Rozliczenie zaliczki] 6. [#dodatkowe_uwagi Uwagi dodatkowe] System eDokumenty od wersji numer 3.8.31-beta obsługuje dokumenty typu Delegacja oraz Zaliczka. Proces ten jest obsługiwany przez procedurę ''DELEGACJA KRAJOWA'', która dzieli się na kilka etapów: * wypełnienie wniosku, * oszacowanie wniosku i rejestracja kosztów, * akceptacja kierownika, * akceptacja szefa, * rozliczenie delegacji. == Delegacja == #delegacja Pierwszym krokiem w procesie jest wypełnienie wniosku delegacji. Formularz delegacji składa się z podstawowych pól jak pokazano na rysunku poniżej: [[BR]][[Image(s1.png)]][[BR]] (''Delegacja'')[[BR]] Po wypełnieniu formularzu oraz zapisaniu pojawiają się dodatkowe zakładki: * Koszty podróży * Rozliczenie W tym momencie możemy zakończyć pierwszy etap procedury - ''Wypełnienie wniosku''klikając zaakceptuj. [[BR]][[Image(s2.png)]][[BR]] (''Akceptacja wypełnionego wniosku'')[[BR]] Po zaakceptowaniu wypełnienia wniosku pojawia się informacja, iż etap ten jest zakończony: [[BR]][[Image(s3.png)]][[BR]] (''Wypełniony wniosek'')[[BR]] Wniosek przechodzi do następnego etapu, jakim jest oszacowanie wniosku i rejestracja kosztów. ''Przejdź do [#tytul menu]'' == Rozliczenie kosztów delegacji == #rozliczenie_delegacji Istotnym etapem tego procesu jest rozliczenie kosztów delegacji. Następuje on po zaakceptowaniu dokumentu przez kolejnych przełożonych oraz inne osoby odpowiedzialne. Operacje te wykonujemy w ramach zakładek ''Koszty podróży'' oraz ''Rozliczenie''. === Koszty podróży === #koszty_podrozy W zakładce Koszty podróży możemy zarejestrować wszystkie odbyte podróże w ramach danej delegacji oraz wpisać koszty tych podróży, które posłużą do rozliczenia delegacji: [[BR]][[Image(s4.png)]][[BR]] (''Koszt podróży'')[[BR]] Po zarejestrowaniu kosztu na zakładce Rozliczenie zaktualizuje się wartość w polu Koszty podróży (jeśli nie zrobi się to automatycznie należy użyć przycisku Odśwież listę z paska przycisków). Oprócz ręcznego dodawania kosztów podróży możemy również wygenerować podstawowe koszty związane z delegacją takie jak wyjazd na delegację i przyjazd z delegacji. Służy do tego ikona [[Image(icon1.png)]] po kliknięciu której otrzymujemy komunikat zatwierdzający generowanie: [[BR]][[Image(s5.png)]][[BR]] (''Potwierdzenie generowanie podstawowych kosztów podróży'')[[BR]] Zatwierdzenie skutkuje wygenerowaniem kosztów jak pokazano na poniższym zrzucie: [[BR]][[Image(s6.png)]][[BR]] (''Podstawowe koszty'')[[BR]] W przypadku jeśli wybrany zasób będzie posiadał wypełnione pole "Stawka podstawowa" oraz adres klienta umieszczony w polu "Dokąd" będzie posiadał wypełnione pole "Odległość" system automatycznie obliczy wartość tej podróży. W przeciwnym przypadku należy ręcznie wprowadzić dane podróży, co pokazuje poniższy rysunek: [[BR]][[Image(s9.png)]][[BR]] (''Uzupełnianie kosztów podróży'')[[BR]] Po uzupełnieniu danych widoczne jest wyliczenie kosztów podróży: [[BR]][[Image(s10.png)]][[BR]] (''Uzupełnione koszty podróży'')[[BR]] Podczas wypełniania delegacji kluczowym pytaniem, który zadaje sobie każdy użytkownik, to jest ilość kilometrów od miejsca wyjazdu do celu podróży. System eDokumenty pozwala w prosty sposób sprawdzić liczbę km w kilku prostych krokach. Na początku będąc w karcie delegacji w zakładce ''Ogólne'' przechodzimy do pola ''Dokąd''. Zauważymy, że obok wybranego kontrahenta znajduje się niebieska ikona z literką ''i''. [[BR]][[Image(s13.png)]][[BR]] (''Otwieranie karty klienta z poziomu karty delegacji'')[[BR]] Klikając w tę ikonę uruchamia się karta kontrahenta, na której w karcie ''Ogólne'' jest link '''Pokaż trasę'''. [[BR]][[Image(s14.png)]][[BR]] (''Karta klienta otwarta z poziomu karty delegacji'')[[BR]] Kliknięcie w ten przycisk powoduje otwarcie strony [#http://maps.google.com Google Maps], na której zobaczymy wytyczoną trasę, oraz dane trasy, jak: * ilość km, * przewidywany czas podróży. Te dane mogą być pomocne w uzupełnieniu delegacji. [[BR]][[Image(s15.png)]][[BR]] (''Strona [#http://maps.google.com Google Maps] z danymi trasy przejazdu'')[[BR]] ''Przejdź do [#tytul menu]'' === Rozliczenie delegacji === #rozliczenie Zakładka rozliczenie umożliwia wprowadzenie dodatkowych kosztów związanych z delegacją. Wprowadzenie kosztu można dokonać na dwa sposoby: * Szybkie dodanie nowego dokumentu typu Faktura VAT - przycisk nowy z ikoną plusika * Utwórz fakturę VAT - przycisk nowy bez ikony plusika Różnica w działaniu polega na tym, że w przypadku nowy bez plusika definiujemy fakturę poprzez formularz natomiast z plusikiem opcja pozwala na automatyczne dodanie faktury pomijając formularz. [[BR]][[Image(s11.png)]][[BR]] (''Rozliczenie delegacji'')[[BR]] Po dodaniu kosztu możemy go edytować bezpośrednio z listy. Edycji podlegają pola Opis oraz Wartość (brutto). Zatwierdzenie odbywa się poprzez wyjście z pola lub kliknięcie przycisku ENTER. Po aktualizacji dokumentu następuje aktualizacja podsumowania delegacji. W przypadku podsumowania dodatkowo mamy możliwość wypełnienia takich danych jak: * Ryczałt za przejazdy * Diety * Noclegi ryczałty Wszystkie te pola są edytowane bezpośrednio z listy wystarczy kliknąć w pole, wprowadzić wartość i zatwierdzić. [[BR]][[Image(s12.png)]][[BR]] (''Podsumowanie rozliczenia'')[[BR]] ''Przejdź do [#tytul menu]'' == Zaliczka == #zaliczka Formularz zaliczki składa się z podstawowych pól jak pokazano na rysunku poniżej: [[BR]][[Image(s7.png)]][[BR]] (''Zaliczka'')[[BR]] ''Przejdź do [#tytul menu]'' == Rozliczenie zaliczki == #rozliczenie_zaliczki Po wypełnieniu formularzu oraz zapisaniu pojawia się dodatkowa zakładka Rozliczenie: [[BR]][[Image(s8.png)]][[BR]] (''Rozliczenie zaliczki'')[[BR]] Podobnie jak w przypadku zakładki Rozliczenie na Delegacji tak samo działa zakładka Rozliczenie dla Zaliczki (dodanie oraz edycji kosztu). ''Przejdź do [#tytul menu]'' == Dodatkowe uwagi == #dodatkowe_uwagi W przypadku faktur tworzonych do rozliczania kosztów delegacji oraz zaliczek nie ma obecnie możliwości podglądu ich bezpośrednio z listy dokumentów. W momencie przekazywania delegacji lub zaliczki automatycznie następuje przekazanie tych faktur zgodnie z deklaracją dla dokumentu nadrzędnego. Akcja workflow [wiki:DeployerGuide/Customization/ProcessAutomation/Commands#ExportDocumentToFKCommand Eksport dokumentu do systemu zew] również automatycznie eksportuje dokumenty podrzędne w przypadku eksportu delegacji lub zaliczki. ''Przejdź do [#tytul menu]''