[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin Podręcznik użytkownika] > Do czego służy procedura workflow

= Do czego służy procedura workflow? =

Obieg dokumentów w firmie można często opisać powtarzalnym schematem, np. faktury zakupu trafiają do punktu rejestracji, skąd przekazywane są do weryfikacji i akceptacji przez zarząd, po czym trafiają do księgowości. Za realizację poszczególnych czynności odpowiedzialna jest zazwyczaj jedna - wyznaczona do tego - osoba. [[BR]]

Procedury w systemie eDokumenty odzwierciedlają taki obieg dokumentów w firmie i pozwalają na wykonanie wielu czynności automatycznie (np. przekazanie dokumentu, zmiana statusu etc.). Procedury możemy tworzyć samodzielnie za pomocą specjalnego [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/DeployerGuide/Customization/ProcessAutomation kreatora]. Tak przygotowane elementy wybieramy później z listy '''Procedura''' w formularzu dokumentu lub na kartotece sprawy. [[BR]]

[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:lista_procedura.png, 280)]]
''Lista wyboru procedury''

Etapy procedury wskazanej na liście wyświetlane są w formie tzw. szarfy procedury - półprzeźroczystych prostokątów zawierających nazwę etapu, nazwę użytkownika odpowiedzialnego za wykonanie etapu i przyciski. Szarfa procedury jest wyświetlana po zapisie dokumentu/sprawy. [[BR]]

[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:szarfa_procedury.png, 400)]]

Przyciski aktywne są dla osób, do których został przypisany etap procedury, dlatego np. opcje związane z akceptacją faktury będą dostępne dla prezesa, ale nie dla asystentki, która zobaczy jedynie nazwę etapu i osobę odpowiedzialną. Po wykonaniu wybranych etapów zgodnie z instrukcją (np. po uzupełnieniu danych) klikamy przycisk '''Potwierdź załatwienie''', dzięki czemu procedura przechodzi do kolejnego etapu. [[BR]]

__'''Uwaga'''__ [[BR]]
Posiadając uprawnienie systemowe - przywilej '''Możliwość załatwiania zadań (workflow) przypisanych do podległych stanowisk''' możemy załatwiać poszczególne etapy procedury przypisane do osób będących niżej w strukturze organizacyjnej. Również w przypadku ustawienia zastępstwa, osoba zastępowana wykonuje etapy workflow za osobę nieobecną. [[BR]]

W dolnej części szarfy procedury mamy do dyspozycji menu, z którego możemy wybrać dodatkowe czynności do wykonania:
* cofnięcie do poprzedniego etapu
* podgląd zmiennych (narzędzie dla administratorów).

[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:szarfa_procedury_dodatkowe_akcje.png, 200)]]

Istnieje również możliwość śledzenia postępu. Z podglądu możemy odczytać, które etapy zostały wykonane (elementy zielone), na jakim etapie jest w danym momencie procedura (elementy oznaczone na żółto lub na czerwono - w przypadku niezałatwienia etapu w określonym czasie) oraz jakie etapy pozostały do wykonania (elementy niebieskie). Aby wyświetlić schemat, klikamy ikonę '''i''' w polu '''Procedura''' formularza dokumentu lub kartoteki sprawy. [[BR]]

[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:przykladowy_schemat.png, 400)]]

Po najechaniu myszką na element schematu wyświetlany jest ''dymek'' ze szczegółowymi informacjami na jego temat, a po dwukrotnym kliknięciu otwierane jest okno ze szczegółami czynności. Dodatkowo na elemencie - etapie - znajdziemy ikonkę, która oznacza, że etap wykonuje użytkownik lub system.

=== Skąd wiemy, że mamy etap do załatwienia ===

Kiedy otworzymy dokument lub sprawę, do których przypisana jest procedura, wyświetli się rozwinięta szarfa z nazwą aktualnego etapu do wykonania.

W [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Home Zestawieniu] możemy osadzić portlet '''Workflow - zadania''', w którym - w postaci listy - wyświetlane są wszystkie zadania (etapy) workflow, które zostały przypisane do nas i które oczekują na wykonanie. Klikając dwukrotnie nazwę etapu, wyświetlony zostaje formularz dokumentu lub sprawy, którego dotyczy. [[BR]]

[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:portlet_workflow.png, 400)]]

Odpowiednia konfiguracja na etapie tworzenia procedury pozwala na załatwianie etapów w mailu. W takiej sytuacji otrzymujemy maila z informacjami o etapie procedury i przyciskami akcji takimi, jak na szarfie procedury. [[BR]]

[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:etap_workflow_w_mailu.png, 400)]]