[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin Podręcznik użytkownika] > Do czego służy procedura workflow = Do czego służy procedura workflow = Obieg dokumentów w firmie można często opisać powtarzalnym schematem, np. faktury zakupu trafiają do punktu rejestracji, skąd przekazywane są do weryfikacji i akceptacji przez zarząd, po czym trafiają do księgowości. Za realizację poszczególnych czynności odpowiedzialna jest zazwyczaj jedna - wyznaczona do tego - osoba. [[BR]] Procedury w systemie eDokumenty odzwierciedlają taki obieg dokumentów w firmie i pozwalają na wykonanie wielu czynności automatycznie (np. przekazanie dokumentu, zmiana statusu etc.). Procedury możemy tworzyć samodzielnie za pomocą specjalnego [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/DeployerGuide/Customization/ProcessAutomation kreatora]. Tak przygotowane elementy wybieramy później z listy '''Procedura''' w formularzu dokumentu lub na kartotece sprawy.[[BR]] [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:co_to_jest_workflow_01.png)]][[BR]] ''Lista wyboru procedury'' Etapy i decyzje w procedurze wskazanej na liście wyświetlane są w formie tzw. szarfy procedury - półprzeźroczystych prostokątów zawierających nazwę etapu lub treść decyzji, nazwę użytkownika odpowiedzialnego za wykonanie etapu lub podjęcie decyzji i przyciski. Szarfa procedury jest wyświetlana po zapisie dokumentu/sprawy. Możemy ją ''zwinąć'' klikając strzałkę w prawym górnym rogu. [[BR]] [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:co_to_jest_workflow_02.png, 680)]][[BR]] ''Szarfa procedury na formularzu dokumentu'' [[BR]] Przyciski aktywne są dla osób, do których został przypisany etap procedury lub które mają podjąć decyzję, dlatego np. akcje związane z akceptacją faktury będą dostępne dla prezesa, ale nie dla asystentki, która zobaczy jedynie nazwę etapu (treść decyzji) i nazwę osoby odpowiedzialnej. Po wykonaniu wybranych etapów zgodnie z instrukcją (np. po uzupełnieniu danych) klikamy przycisk '''Potwierdź załatwienie''', dzięki czemu procedura przechodzi do kolejnego etapu. W przypadku decyzji klikamy odpowiedni przycisk. [[BR]] __'''Uwaga'''__ [[BR]] Posiadając uprawnienie systemowe - przywilej '''Możliwość załatwiania zadań (workflow) przypisanych do podległych stanowisk''' możemy załatwiać poszczególne etapy procedury przypisane do osób będących niżej w strukturze organizacyjnej. Również w przypadku ustawienia [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Settings/StandIn zastępstwa], zastępca wykonuje etapy workflow za osobę nieobecną. [[BR]] W dolnej części szarfy procedury mamy do dyspozycji menu, z którego możemy wybrać dodatkowe czynności do wykonania: * cofnięcie do poprzedniego etapu * podgląd zmiennych (narzędzie dla administratorów). [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:co_to_jest_workflow_03.png)]][[BR]] ''Menu Dodatkowe akcje'' [[BR]] Istnieje również możliwość śledzenia postępu procedury. Z podglądu możemy odczytać, które etapy zostały wykonane (elementy zielone), na jakim etapie jest w danym momencie procedura (elementy oznaczone na żółto lub na czerwono - w przypadku niezałatwienia etapu w określonym czasie) oraz jakie etapy pozostały do wykonania (elementy niebieskie). Aby wyświetlić schemat, klikamy ikonę [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:ikona_i.png, 12)]] w polu '''Procedura''' formularza dokumentu lub kartoteki sprawy. [[BR]] [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:przykladowy_schemat.png, 400)]] Po najechaniu myszką na element schematu wyświetlany jest ''dymek'' z podstawowymi informacjami na jego temat, a po dwukrotnym kliknięciu otwierane jest okno ze szczegółami czynności. Dodatkowo na elemencie - etapie - znajdziemy ikonkę, która oznacza, że etap wykonuje użytkownik (avatar) lub system (koło zębate). === Skąd wiemy, że mamy etap do załatwienia === W [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Home Zestawieniu] możemy osadzić portlet '''Workflow - zadania''', w którym - w postaci listy - wyświetlane są wszystkie zadania (etapy) workflow, które zostały przypisane do nas i które oczekują na wykonanie. Klikając dwukrotnie nazwę etapu, wyświetlony zostaje formularz dokumentu lub sprawy, którego dotyczy z rozwiniętą szarfą procedury. [[BR]] [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:co_to_jest_workflow_05.png)]][[BR]] ''Portlet Workflow - zadania'' wyświetlany po zalogowaniu do systemu'' [[BR]] Odpowiednia konfiguracja na etapie tworzenia procedury pozwala na załatwianie etapów w treści maila. W takiej sytuacji otrzymujemy wiadomość z informacjami o etapie procedury i przyciskami akcji takimi, jak na szarfie procedury. [[BR]] [[Image(wiki:UserGuideV5/Attachments:co_to_jest_workflow_06.png, 680)]][[BR]] ''Przykładowa decyzja w postaci treści wiadomości email'' Aby uruchomić powyższa akcję w etapie procedury należy dodać akcję "Wyślij email - Wykonanie zadania workflow"