W tym rozdziale opisane zostały mechanizmy wykorzystywane do ograniczania użytkownikom korzystania z wybranych funkcji modułu poczty.
Do wersji 4.8.33 zarządzanie wszystkimi kontami współdzielonymi odbywało się w ten sam sposób - opisany w podpunkcie 1.1. Natomiast od wersji 4.8.34, systemowe konta pocztowe zostały wyjęte spod tej reguły, dzięki czemu zarządzanie nimi zostało bardzo uproszczone - zostało to opisane w podpunkcie 1.2.
| Konto indywidualne | Konto współdzielone | Konto systemowe | |
| Wyświetlanie na liście kont pocztowych użytkownika | uprawniony do konta LUB posiada prawo bswfms.employers.accounts.mail | posiada prawo do konta czytanie LUB posiada prawo do konta wysyłanie LUB posiada prawo bswfms.employers.accounts.mail | aaa |
| Zarządzanie | (uprawniony do konta ORAZ posiada prawo bswfms.mails.own_accounts_config) LUB (posiada prawo bswfms.employers.accounts.mail) | (posiada prawo do konta zarządzanie) LUB (nie uprawniiony do konta ORAZ posiada prawo bswfms.mails.shared_accounts.manage) | bbb |
| Personalizacja | - | (posiada prawo do konta czytanie LUB posiada prawo do konta wysyłanie) LUB (nie uprawniony do konta ORAZ posiada prawo bswfms.employers.accounts.mail) | ccc |
| Wysyłanie emaili | uprawniony do konta | posiada prawo do konta wysyłanie | ddd |
| Kopiowanie/przenoszenie emaili | uprawniony do konta | posiada prawo do konta zapis | eee |
| Czytanie emaili | uprawniony do konta | posiada prawo do konta czytanie | fff |
| Usuwanie emaili | (uprawniony do konta ORAZ posiada prawo bswfms.mails.trash_messages_delete) LUB (posiada prawo bswfms.employers.accounts.mails) | (posiada prawo do konta usuwanie) LUB (nie uprawniony do konta ORAZ posiada prawo bswfms.mails.shared_accounts_manage) | ggg |
Użytkownik nie posiadający uprawnienia bswfms.mails.use_recipients_from_outside_the_pab (Wysyłanie emaili do adresatów spoza osobistej książki adresowej) nie może wysyłać wiadomości email do adresatów spoza własnej osobistej książki adresowej.
W takim przypadku użytkownik ten nie może także edytować tej książki. Może to zrobić jedynie przełożony posiadający uprawnienie bswfms.extras.privilages.other_users_pab_manage (Zarządzanie osobistymi książkami adresowymi innych użytkowników).
Użytkownik nie posiadający uprawnienia bswfms.mails.arch_settings_overwrite (Zmiana trybu automatycznej archiwizacji) nie może zmieniać trybu automatycznej archiwizacji w formularzu nowej wiadomości email. Wartość jest wówczas odczytywana z konfiguracji konta pocztowego.
Użytkownik nie posiadający uprawnienia bswfms.mails.arch_settings_overwrite (Zmiana trybu automatycznej archiwizacji) nie może również zmieniać ustawienia automatycznej archiwizacji w konfiguracji konta pocztowego. W przypadku nowego konta domyślny tryb automatycznej archiwizacji jest ustawiany zgodnie z wartością stałej AUTO_ARCHIVIZATION_MODE zdefiniowanej w pliku config.inc.