Korespondencja seryjna

Korzystając z funkcjonalności korespondencji seryjnej możemy wysyłać dokumenty papierowe lub wiadomości elektroniczne do dużej grupy osób. Przygotowując treść do wysyłki korzystamy z kreatorów korespondencji seryjnej.

Korespondencja seryjna w formie papierowej

Lista kontaktów i osób kontaktowych

Korespondencja seryjna w formie elektronicznej

Ten rodzaj korespondencji możemy wykorzystać np. do mailingu.

W pierwszym kroku:

podajemy temat wiadomości
wybieramy konto, z którego wiadomość ma być wysłana
wybieramy adresatów z listy wyświetlonej po kliknięciu przycisku Wyszukaj. Pojedyncze kontakty możemy dodawać po ich wszyszukaniu i kliknięciu ikony . Listę możemy wyszyścić klikając przycisk Wyczyść, wybrane elementy z listy usuwamy po ich zaznaczeniu (przytrzymując klawisz Ctrl) i kliknięciu Usuń.

Kreator korespondencji seryjnej e-mail - krok 1

Klikamy przycisk Dalej i przechodzimy do kroku drugiego, w którym wpisujemy treść wiadomości - formatując ją tak, jak w przypadku zwykłej wiadomości email. Jeśli w systemie zostały zdefiniowane szablony html wiadomości, możemy je zastosować po kliknięciu odnośnika Wczytaj szablon HTML umieszczony nad edytorem treści. Do wiadomości możemy podpiąć załączniki wykorzystując do tego metodę drag'n'drop - przeciągając plik z okna w systemie operacyjnym i opuszczając je w polu Załączniki.

Kreator korespondencji seryjnej e-mail - krok 2

W kolejnym kroku określamy opcje generowania listy adresatów. W przypadku, kiedy do listy odbiorców dodany został kontrahent, możemy wybrać, czy wiadomość ma być wysłana pod adres ogólny (kontaktu), domyślnej osoby kontaktowej, osób kontaktowych poza domyślną czy np. pod adres ogólny i domyślnej osoby kontaktowej. Dodatkowo możemy określić, pod które adresy ma zostać wysłana wiadomość w przypadku kontaktu (osoby kontaktowej), który ma więcej niż jeden adres. Wybrane adresy możemy wykluczyć z listy adresatów wpisując je na listę Wykluczenia.

Kreator korespondencji seryjnej e-mail - krok 3

W kroku Finalizacja ustawień:

wskazujemy adres, pod który ma trafić odpowiedź
wybieramy folder, w którym zostaną zapisane wysłane wiadomości
decydujemy, czy wiadomości mają być archiwizowane (zgodnie z ustawieniami konta, z którego wysyłamy wiadomości)
jeśli uruchomiona jest usługa pobierania i wysyłania poczty w tle, możemy ustalić datę i godzinę wysyłki na termin wskazany w polu Rozpoczęcie wysyłki
dla serwerów z limitem liczby wiadomości wysłanych w jednostce czasu określamy maksymalną liczbę wiadomości wysyłanych w jednym pakiecie oraz minimalny interwał czasu pomiędzy rozpoczęciem wysyłania dwóch kolejnych pakietów
aby wysłać testową wiadomość, wpisujemy dowolny adres email w polu Adres e-mail i klikamy odnośnik Wyślij testową wiadomość'
ustalamy liczbę błędów, po której proces wysyłania korespondencji ma zostać wstrzymany. Jeśli działanie ma być kontynuowane, wpisujemy wartość 0 (zero).

Kreator korespondencji seryjnej e-mail - krok 4

W ostatnim kroku wyświetlone zostaje podsumowanie listy adresatów. Po kliknięciu przycisku Dalej rozpoczyna się wysyłka.

Kreator korespondencji seryjnej e-mail - krok 5

Po zakończeniu wysyłki system wyświela raport, w którym wyróżnione sa adresy, pod które wysyłka przebiegła prawidłowo.

Po wysłaniu wiadomości we wskazanym folderze zarchiwizowanych zostanie tyle wiadomości, ile adresatów.