Podręcznik użytkownika > Zadania > Dodawanie, modyfikacja i usuwanie zdarzeń

Dodawanie, modyfikacja i usuwanie zdarzeń

Zarządzanie zdarzeniami obejmuje:

• Dodawanie nowego zdarzenia
• Dodawanie nowego przypomnienia
• Dodawanie nowej adnotacji
• Modyfikację informacji o zdarzeniu
• Wycofywanie i usuwanie zadań

Wszystkie wyżej wymienione operacje możemy wykonywać, np. w Kartotece klienta lub w Sprawie z poziomu zakładki Terminarz.

Dodawnie zdarzeń

W module Zadania możemy dodawać cztery typy zdarzeń: Termin, Zadanie, Spotkanie oraz Rozmowa telefoniczna. Aby tego dokonać, klikamy odpowiednią ikonę w Pasku narzędzi lub wybieramy pozycję z listy rozwiniętej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy listy zdarzeń.

W zależności od typu zdarzenia, zostanie wyświetlony odpowiednio zdefiniowany formularz.

Poniżej szczegółowo opisano proces dodawania zdarzenia dla każdego typu:

• Termin
• Zadanie
• Spotkanie
• Rozmowa telefoniczna

Termin

Okno Nowy termin składa się z trzech zakładek: Ogólne, Cechy, Załączniki.


Zakładka Ogólne formularza dodawania terminu

Uwagi dotyczące wypełniania wybranych pól

Zakładka Ogólne

• Dodając zdarzenie, obowiązkowo uzupełniamy pole Temat.
• Aby dodać więcej niż jednego pracownika (może to być element struktury organizacyjnej), klikamy ikonę i przenosimy odpowiednie elementy z okna po lewej stronie do okna Wybrani za pomocą strzałek między oknami lub wciskając klawisz Enter.
• Akcje w polu Klient: Wyszukiwanie, Dodawanie nowego klienta oraz Wstawianie do tematu (wstawianie nazwy wybranego klienta do pola Temat)
• Akcje w polu Numer sprawy: Wyszukiwanie, Tworzenie nowej sprawy oraz Ładowanie listy spraw wybranego powyżej klienta
• Elementy do pola Zasoby dodajemy po kliknięciu ikony . W wyświetlonym oknie przenosimy elementy z sekcji Zasoby do sekcji Wybrane.
• Podając terminy Od, Do, uzupełniamy zarówno datę, jak i godzinę
• Jeśli chcemy, aby zadanie było wyświetlane w Planie dnia, zaznaczamy checkbox plan dnia
• Powtarzalność zdarzenia ustawiamy po kliknięciu przycisku Cykl i uzupełnieniu formularza

Formularz ustalania cykliczności zadania

Zawartość zakładki Cechy jest definiowana indywidualnie w Panelu sterowania

Szczegółowy opis panelu zarządzania załącznikami wyświetlonego w zakładce Załączniku znajduje się w osobnym artykule.

Zadanie

Okno dodawania nowego zadania składa się sześciu zakładek: Ogólne, Dodatkowe, Zasoby, Poprzedniki, Cechy, Załączniki

Zakładka Ogólne formularza dodawania zadania

Uwagi dotyczące wypełniania wybranych pól

Zakładka Ogólne

• W pierwszej zakładce wypełniamy obowiązkowo pole Temat.
• Aby dodać więcej niż jednego pracownika (może to być element struktury organizacyjnej), klikamy ikonę i przenosimy odpowiednie elementy z okna po lewej stronie do okna Wybrani za pomocą strzałek między oknami lub wciskając klawisz Enter.
• Akcje w polu Klient: Wyszukiwanie, Dodawanie nowego klienta oraz Wstawianie do tematu (wstawianie nazwy wybranego klienta do pola Temat)
• Akcje w polu Numer sprawy: Wyszukiwanie, Tworzenie nowej sprawy oraz Ładowanie listy spraw wybranego powyżej klienta
• Podając terminy Od, Do, uzupełniamy zarówno datę, jak i godzinę.
• Jeśli przydzielamy zadanie innemu pracownikowi i chcielibyśmy otrzymać powiadomienie o jego zakończeniu (w momemcie, kiedy będzie ono wykonane w 100% lub oznaczone jako załatwione), zaznaczamy checkbox poinformuj mnie, jeżeli wykonano.

Zakładka Dodatkowe formularza dodawania zadania

Zakładka Dodatkowe

• W polu Identyfikator wpisywany jest ciąg znaków (np. SP01Z01), który wykorzystywany jest przy tworzeniu struktury zadań z szablonu projektu i umożliwia dalsze przetwarzanie zadań przez procedury.
• Jeżeli w systemie eDokumenty zainstalowano moduł Kampanie, nazwy aktywnych kampanii będą wyświetlone na liście Kampania
• Z listy Przypomnienie możemy wybrać, z jakim wyprzedzeniem chcielibyśmy otrzymać przypomnienie o rozpoczęciu zadania
• Jeśli chcemy, aby zadanie było wyświetlane w Planie dnia, zaznaczamy checkbox plan dnia
• Jeśli zadanie ma charakter kamienia milowego, zaznaczamy checkbox oznacz jako kamień milowy
• Aby dodać zadanie poza godzinami pracy (szary obszar na kalendarzu), zaznaczamy checkbox rozmieszczaj manulanie. Czas pracy będzie wtedy równy czasowi trwania zadania. Rozmieszczanie manulane jest istnotne na wykresie Gantta. Konsekwencją zaznaczenia tej opcji jest przesunięcie czasu rozpoczęcia zadania - następnika po ręcznym przesunięciu na wykresie zadania - poprzednika.
• Jeśli do zadania zostało utworzone zadanie podrzędne (delegowane), to po zaznaczeniu checkboxa Automatycznie oznacz jako załatwione zadanie źródłowe i jego zakończeniu, status zadania podrzędnego także zmieni się na zakończony

Zakładka Zasoby formularza dodawania terminu

Zakładka Zasoby

W zakładce Zasoby przypisujemy osoby/rzeczy potrzebne do wykonania zadania. Może to być np. tablet w przypadku zadania "przeprowadzenie testów responsywności serwisu" lub inżynier X dla zadania "konsultacje ws. artykułu na temat konstrukcji mostu". Aby dodać pozycje w zakładce Zasoby musimy najpierw zapisać formularz, klikając przycisk Zapisz. Po zapisaniu wyświetlony zostaje Pasek narzędzi z akcjami:

• dodawania zasobu do listy
• edycji zasobu zaznaczonego na liście
• usuwania zasobu z listy
• odświeżania listy

Zakładka Poprzedniki formularza dodawania zadania

Zakładka Poprzedniki

Przed dodaniem poprzednika należy zapisać zdarzenie klikając przycisk Zapisz.

Zadania dodane do listy Poprzedniki są wyświetlane na wykresie Gantta. Dodając poprzednik należy zwrócić uwagę, czy checkbox rozmieszczaj manulanie w zakładce Dodatkowe jest odznaczony (patrz wyżej). Aby dodać element do listy, klikamy przycisk Dodaj poprzedniki (ikona kartki papieru w Pasku narzędzi), po czym wybieramy pozycję z listy w wyświetlonym oknie. Zadania możemy usuwać z listy po ich zaznaczeniu i kliknięciu ikony Usuń w pasku narzędzi.

Uwaga
Poprzedniki możemy dodawać jedynie dla zadań przypisanych do sprawy. Poprzednikami mogą być zadania różnych typów i muszą być przypisane do tej samej sprawy, co edytowane zdarzenie.

Zawartość zakładki Cechy jest definiowana indywidualnie w Panelu sterowania

Szczegółowy opis panelu zarządzania załącznikami wyświetlonego w zakładce Załączniku znajduje się w osobnym artykule.

Spotkanie

Formularz dodawania nowego spotkania składa się z trzech zakładek: Ogólne, Cechy oraz Załączniki


Zakładka Ogólne formularza dodawania nowego spotkania

Uwagi dotyczące wypełniania wybranych pól

Zakładka Ogólne

• Dodając zdarzenie, obowiązkowo uzupełniamy pole Temat.
• Aby dodać więcej niż jednego pracownika (może to być element struktury organizacyjnej), klikamy ikonę i przenosimy odpowiednie elementy z okna po lewej stronie do okna Wybrani za pomocą strzałek między oknami lub wciskając klawisz Enter.
• Aby dodać - jako uczestników spotkania - pracowników firmy, którzy mają dostęp do sprawy wybranej w polu Numer sprawy, klikamy ikonę
• akcje w polu Klient: Wyszukiwanie, Dodawanie nowego klienta oraz Wstawianie do tematu (wstawianie nazwy wybranego klienta do pola Temat)
• W polu Osoby wskazujemy uczestników spotkania spoza naszej firmy. Aby dodać osoby kontaktowe klikamy ikonę
• Akcje w polu Numer sprawy: Wyszukiwanie, Tworzenie nowej sprawy oraz Ładowanie listy spraw wybranego powyżej klienta
• Elementy do pola Zasoby (może to być np. rzutnik lub czy samochód służbowy) dodajemy po kliknięciu ikony . W wyświetlonym oknie przenosimy elementy z sekcji Zasoby do sekcji Wybrane

Zawartość zakładki Cechy jest definiowana indywidualnie w Panelu sterowania

Szczegółowy opis panelu zarządzania załącznikami wyświetlonego w zakładce Załączniku znajduje się w osobnym artykule.

Rozmowa telefoniczna

Zdarzenie typu Rozmowa telefoniczna ma charakater czynności dokonanej. Celem wykorzystania tej funkcjonalności jest głównie możliwość rozliczenia pracowników, których zakres obowiązków obejmuje rozmowy telefoniczne.

Zakładka Ogólne formularza dodawania zdarzenia typu Rozmowa telefoniczna

Uwagi dotyczące wypełniania wybranych pól

Zakładka Ogólne

• Dodając zdarzenie, obowiązkowo uzupełniamy pola: Temat (domyślnie jest to Romowa telefoniczna), Klient oraz Rozmówca.
• Akcje w polu Klient: Wyszukiwanie, Dodawanie nowego klienta oraz Wstawianie do tematu (wstawianie nazwy wybranego klienta do pola Temat)
• W polu Rozmówca wskazujemy osoby spoza naszej firmy, znajdujące się w naszej bazie kontaktów. Aby dodać osoby kontaktowe klikamy ikonę
• Wartość w polu czas trwania obliczana jest automatycznie na podstawie godzin rozpoczęcie i zakończenia rozmowy.
• Jeżeli w systemie eDokumenty zainstalowano moduł Kampanie, nazwy aktywnych kampanii będą wyświetlone na liście Kampania
• Zaznaczenie checkboxa ponowny kontakt spowoduje utworzenie Zadania na termin podany w polu obok.

Zawartość zakładki Cechy jest definiowana indywidualnie w Panelu sterowania

Szczegółowy opis panelu zarządzania załącznikami wyświetlonego w zakładce Załączniku znajduje się w osobnym artykule.

Nowe przypomnienia

Aby dodać nowe powiadomienie w module Zadania, klikamy ikonę Nowe powiadomiene w Pasku narzędzi, po czym wypełniamy formularz Przypomnienie i klikamy OK.

Formularz dodawania nowego przypomnienia

Przypomnienie wyświetli się w określonym w polu Kiedy momencie w formie Powiadomienia w lewym dolnym rogu ekranu systemu eDokumenty.

Uwaga
Przypomnienia dodane na etapie modyfikacji zdarzenia zostaną wyświetlone na liście w module Zadania i będą mogłby być z tego poziomu edytowane.

Nowe adnotacje

Aby dodać nową adnotację w module Zadania, klikamy ikonę Nowa adnotacja w Pasku narzędzi, po czym wypełniamy formularz Adnotacja i klikamy OK.

Formularz dodawania nowej adnotacji

Uwaga
Adnotacja ma status załatwione, dlatego, aby wyświetlić ją na liście, musimy zastosować filtr Pokazuj załatwione.

Modyfikacja zdarzeń, przypomnień i adnotacji

Okno edycji w module Zadania (zarówno dla zdarzeń jak i przypomnień oraz adnotacji) możemy wywołać na jeden z trzech sposobów:

• klikając dwukrotnie element na liście
• klkając ikonę Edycja w Pasku narzędzi po zaznaczeniu elementu na liście
• wybierając pozycję Edycja po kliknięciu prawym przyciskiem myszy elementu na liście.

Uwaga
Zdarzenia dodane w kalendarzu jako Wydarzenie korporacyjne są oznaczone na liście w module Zadania ikoną Termin, jednak okno ich edycji pokrywa się z oknem Wydarzenie korporacyjne

Okno edycji zdarzenia - poza Wydarzeniem korporacyjnym - ma postać okna dodawania nowego zdarzenia wzbogaconego o zakładkę Komentarze. Dodatkowo aktywne są akcje w Pasku narzędzi.

Akcje w Pasku narzędzi

Pasek narzędzi w oknie zdarzenia

Akcje, które możemy wykonać korzystając z Paska narzędzi:

• Utworzenie nowego zadania na podstawie edytowanego - akcja występująca jedynie z zdarzeniu typu Zadanie. Dowiedz się więcej o tej funkcjonalności.
• Tworzenie powiązań z innymi zdarzeniami - opcja ta pozwala na utworzenie zdarzenia typu Zadanie, Rozmowa telefoniczna lub Spotkanie, które będzie powiązane z edytowanym zdarzeniem. Informacja o powiązaniu wyświetlana jest w postaci przycisku Otwórz w lewym dolnym rogu w oknie zadania, które utworzono jako powiązane.
• Usuwanie edytowanego zdarzenia
• Wydruk do html-a informacji o osobie zlecającej; osobie, dla której utworzono zdarzenie; treści; dacie wykonania; komentarzy
• Generowanie raportu (o raportach czytaj>>)
• Ustawienie przypomnienia - z listy wybieramy, z jakim wyprzedzeniem przed rozpoczęciem zdarzenia mamy otrzymać powiadomienie z przypomnieniem
• Powiadomienie pracowników - opcja umożliwiająca wysłanie powiadomienia o zdarzeniu do wybranych pracowników lub grupy użytkowników
• Historia - wyświetla okno historii zmian
• Dodawanie wpisu w rejestrze - opcja powoduje dodanie wpisu do wybranego z listy rejestru. Wpis będzie widoczny w module Rejestry, jeśli został on zainstalowany w systemie eDokumenty.

Uwaga
Dla zdarzenia typu Zadanie w lewym dolnym rogu okna edycji pojawia się niebieski trójkąt oznaczający rejestrację czasu wykonywania zadania. Więcej na ten temat można przeczytać w rozdziale Zadania.

Uwagi do edycji przypomnień i adnotacji
Okna edycji przypomnień i adnotacji są takie same, jak okna dodawania tych elementów.

W oknie Przypomnienie aktywny jest przycisk Przełóż, którego kliknięcie powoduje zastąpienie pól z datą i godziną listą rozwijaną. Z listy tej wybieramy czas, o jaki ma zostać przełożone przypomnienie.

Wycofywanie i usuwanie zdarzeń

Wycofywanie zadań

Funkcja wycofywanie zadań jest związana z przydziałem zdarzeń (pole Pracownicy). Jeśli dodając zdarzenie przypisaliśmy je do innego pracownika, to po zaznaczeniu takiego zdarzenia na liście i kliknięciu ikony Wycofaj zadanie jako wartość w polu Pracownicy wyświetli się nasze nazwisko.

Usuwanie zdarzeń jest możliwe na kilka sposobów:

• klikając ikonę Usuń w oknie edycji zdarzenia (nie dotyczy Przypomnień i Adnotacji)
• wybierając pozycję Usuń w menu rozwiniętym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy pozycji na liście
• klikając ikonę Usuń w Pasku narzędzi po uprzednim zaznaczeniu elementów na liście.

Uwaga
Usuniętych zdarzeń nie można przywrócić.