Kategorie spraw możemy utożsamy z Wykazem akt. Mają one strukturę drzewa, które możemy rozbudowywać o dowolną ilość podkategorii. Do zarządzania kategoriami wykorzystujemy Pasek narzędzi.
Panel zarządzania kategoriami spraw (teczkami)
Nowa kategoria
Aby dodać nową kategorię, zaznaczamy na drzewie kategorię nadrzędną i klikamy ikonę Nowy. Następnie wypełniamy wyświetlony formularz i klikamy OK.
Okno dodawania nowej kategorii spraw
Element nadrzędny zostaje wybrany na podstawie zaznaczonej na drzewie kategorii. Możemy go zmienić.
W polu Typ wybieramy wartość, która ma wpływ na wygląd kartoteki sprawy (np. w sprawie serwisowej wyświetlane jest pole Urządzenie).
W polu Nazwa wpisujemy nazwę kategorii, która będzie nazwą teczki.
Wartość w polu Znak akt generowana jest automatycznie, jednak możemy ją zmienić.
Wartość w polu Priorytet oznacza kolejność na liście. Generowana jest automatycznie, jednak możemy ją zmieniać.
Z listy Procedura wybieramy procedurę, która będzie domyślnie wybrana w kartotece sprawy tworzonej w teczce o nazwie odpowiadającej tworzonej kategorii.
Z listy Termin załatwienia wybieramy wartość, która wyświetli się jako domyślna w kartotece sprawy utworzonej w teczce o nazwie odpowiadającej kategorii.
Dla spraw handlowych wybieramy typ z listy Typ sprawy handlowej
Zaznaczenie opcji Tryb EZD oznacza włączenie silniejszej ochrony zamkniętych spraw. Nie można do nich dodawać dokumentów bez wznowienia.
Zaznaczenie opcji Workspace (Przestrzeń robocza) oznacza, że użytkownik będący w sprawie, do której ma prawo edycji, będzie miał prawo do edycji dokumentu w tej sprawie.
Edycja i tworzenie teczek
Aby edytować kategorię:
dwukrotnie klikamy jej nazwę na drzewie lub
zaznaczamy ją na drzewie i klikamy ikonę Edycja w Pasku narzędzi.
W oknie edycji kategorii widoczna jest dodatkowa zakładka - Teczki/Dostępność, w której wyświetlona jest lista komórek organizacyjnych oznaczonych jak repozytorium. W trzeciej kolumnie od końca istnieje możliwość zaznaczenia checkboxa, co spowoduje założenie teczki w wybranej jednostce.
Symbol teczki zostanie wygenerowany i wyświetlony w kolumnie Symbol teczki, a w drugiej od końca i ostatniej kolumnie wyświetlone zostaną odnośniki do - kolejno - panelu zarządzania uprawnieniami do teczki, panelu udostępniania teczki wybranym pracownikom lub grupom.
