Wyszukiwanie danych w systemie eDokumenty możliwe jest w wielu miejscach i na kilka sposobów. Zakres wyszukiwania często determinowany jest przez umieszczenie mechanizmu wyszukującego.
Narzędzia wyszukiwania w systemie dzielimy następująco:
Wyszukiwarka zaawansowana dostępna jest po kliknięciu w Panelu bocznym pozycji Szukaj lub - jeśli uprawnienia na to pozwalają - w Pasku wtyczek. Działanie wyszukiwarki opisano na Rysunku 1.
Rysunek 1: Wyszukiwarka globalna
Korzystając z wyszukiwarki globalnej możemy zdefiniować przeszukiwany obszar. W tym celu klikamy przycisk Filtry, a następnie zaznaczamy checkboxy definiujące zakres wyszukiwania.
Uwaga
Aby zaznaczyć/odznaczyć kilka checkboxów za jednym razem, należy przytrzymać klawisz Ctrl. Aby zaznaczyć/odznaczyć wszystkie filtry, klikamy odpowiednią pozycję na końcu listy.
Wyszukiwarka osadzona w większości modułów wygląda podobnie. Jest ona uboższa o listę Kryterium wyświetlania wyników, gdyż wyniki wyświetlane są w tabeli, nad którą jest umieszczona. Nazwy filtrów w wyszukiwarce wewnętrz modułów pokrywają się z nazwami kolumn tabeli, w której zgromadzone są dane.
Wyszukiwarka podstawowa - bez możliwości zmiany obszaru przeszukiwania - towarzyszy najczęściej drzewu folderów/uprawnień i przeszukuje jego zawartość.
Rysunek 2: Wyszukiwarka podstawowa, przykładowe umieszczenie
Uwaga
Wyszukiwarka podstawowa rozszerza się po kliknięciu w pole Szukaj.
Panele filtrów wyświetlane są zazwyczaj w kolumnie obok Panelu bocznego, a ich zastosowanie ma wpływ na zawartość wyświetlaną po prawej stronie – najczęściej danych w tabeli.
Rysunek 3: Przykładowy panel filtrów
Wyróżniamy filtry typu logicznego AND (I) oraz OR (LUB). Informacja o typie logicznym filtra wyświetlana jest obok jego nazwy po prawej stronie i, jeśli tak zdefiniowano logikę, może mieć postać przycisku zmiany typu logicznego. Każdy filtr stanowi grupę, wewnątrz której obowiązuje określony typ logiczny, a kryteria filtrowania mogą mieć postać listy rozwijanej, listy złożonej z checkboxów etc. Wyjątek stanowi typ filtra, w ramach którego można wybrać tylko jeden element.
Między grupami obowiązuje koniunkcja. Wyniki filtrowania generowane są dynamicznie, tzn. nie ma potrzeby klikania dodatkowych przycisków, gdyż przeładowanie listy po prawej stronie następuje za każdym razem po zaznaczeniu checkboxa. Ukrycie elementów filtra następuje po kliknięciu nazwy grupy, a odznaczenie checkboxa jest równoważne odznaczeniu filtra.
Przykład
Zaznaczenie checkboxa Kategoria rozwinęło listę kategorii dokumentów. Typ logiczny dla tego filtra to OR, zatem pod uwagę będzie brana Faktura lub Odbiór sprzętu lub Umowa handlowa lub Zapytanie ofertowe. Jeśli dodatkowo zostały zaznaczone inne filtry, np. Faktura VAT w filtrze Typ dokumentu, to w wynikach filtrowania otrzymamy dokumenty: należące do którejś z wymienionych wyżej kategorii i będące typu faktura VAT.
Najczęściej używane filtry możemy zapisać w postaci tzw. Folderów wyszukiwania. Są one wyświetlane w postaci drzewa w kolumnie obok Panelu bocznego.
Rysunek 4: Panel folderów wyszukiwania
Definiowanie tych folderów jest możliwe na dwa sposoby:
Aby definiować i modyfikować foldery wyszukiwania, z menu górnego wybieramy Ustawienia > sterowania > Ogólne > Foldery wyszukiwania
Rysunek 5: Lista folderów wyszukiwania
Przykładowa kwerenda
(((contid IN (SELECT tbl_id FROM features_opt_view WHERE ftopid =1)) AND (contid IN (SELECT tbl_id FROM features_opt_view WHERE ftopid =3) AND contid IN (SELECT tbl_id FROM features_opt_view WHERE ftopid =4)))) AND (is_del IS FALSE)
Aby zdefiniować nowy folder wyszukiwania, klikamy odnośnik Utwórz folder wyszukiwania w panelu Filtry (Rysunek 3) po uprzednim zaznaczeniu filtrów. Następnie wypełnieniamy formularz Folder wyszukiwania (Rysunek 7) i klikamy OK.
Rysunek 7: Formularz dodawania folderu wyszukiwania z poziomu panelu Filtry