Panel nawigacyjny Dzienniki
Podręcznik użytkownika > Dzienniki > Rejestracja dokumentów w dziennikach
Rejestracji w module Dzienniki mogą podlegać dokumenty nadesłane lub wysyłane wszystkich typów używanych w systemie. Dokumenty rejestrujemy w dziennikach korespondencji przychodzącej, wewnętrznej lub wychodzącej. Domyślnie w systemie dostępne są:
Panel nawigacyjny Dzienniki
Uwaga
Z poziomu Panelu sterowania możemy tworzyć własne dzienniki
Rejestrację dokumentu rozpoczynamy od wybrania na drzewku w panelu nawigacyjnym Dzienniki odpowiedniego dziennika. Następnie klikamy odnośnik do formularza rejestracji w Pasku narzędzi. W szczególności wybierzemy:
Uwaga
Aby rejestrować dokumenty wewnętrzne, niezbędne jest posiadanie uprawnienia systemowego Prawo do rejestrów.
Formularz rejestracji korespondencji
Opis pól
| Nr ewidencyjny | Numer generowany automatycznie po zapisaniu dokumentu | |
| Nadawca | Pole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim - z listy kontrahentów - nadawcę pisma | |
| Kategoria | Kategorie są definiowane w Panelu sterowania. Wybranie pozycji z listy powoduje uzupełnienie pól: Procedura, Przekaż do oraz Typ zgodnie z definicją kategorii | |
| Dotyczy | Temat pisma | |
| Procedura | Wybór procedury definiującej obieg dokumentu | |
| Przekaż do | Z listy wybieramy pracownika, do którego ma być przekazany dokument po zapisie formularza rejestracji | Typ dokumentu |
| Data wpływu | Data nadejścia pisma | |
| Data pisma | Data utworzenia pisma (widniejąca na nadesłanym dokumencie) | |
| Nr zewnętrzny | Numer nadesłanego pisma (dotyczy głównie korespondencji urzędowej) | |
| Typ | Rodzaj dokumentu | |
| Forma kontaktu | Informacja o tym, jak wpłynęło pismo | |
| Uwagi | Miejsce na wpisanie dodatykowych informacji o piśmie |
W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Następny dokument. Jego kliknięcie powoduje zapisanie dokumentu i umożliwia rejestrację kolejnego (w tym samym dzienniku) bez konieczności ponownego otwierania okna.
Formularz rejestracji pisma wychodzącego pokrywa się z formularzem dokumentu typu Pismo. Dodatkowo w lewym dolnym rogu umieszczony zostały przycisk Następny dokument, którego kliknięcie umożliwa rejestrację kolejnych dokumentów bez konieczności zamykania formularza i otwierania nowego. Przycisk pełni funkcję zapisz i rejestruj kolejny.
Formularz rejestracji faktury przychodzącej pokrywa się z formularzem dokumentu typu Faktura zakupu. Dodatkowo w lewym dolnym rogu umieszczony zostały przycisk Następny dokument, którego kliknięcie umożliwa rejestrację kolejnych faktur bez konieczności zamykania formularza i otwierania nowego. Przycisk pełni funkcję zapisz i rejestruj kolejny.
Po rejestracji dokumenu w dzienniku, wpis ten będzie widoczny również w module Dokumenty.
Na podstawie wartości w polu Data wpływu automatycznie tworzone jest drzewo w panelu Dzienniki. Poniższy rysunek obrazuje, jak zostało rozbudowane drzewo po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji przychodzącej pism w lipcu i sierpniu 2015 roku.
Przykładowy dziennik korespondencji
Uwaga
Dokumenty mogą być rejestrowane w dziennikach również z poziomu modułu Dokumenty