Rejestracja dokumentów w dziennikach

Rejestracji w module Dzienniki mogą podlegać dokumenty nadesłane lub wysyłane wszystkich typów używanych w systemie. Dokumenty rejestrujemy w dziennikach korespondencji przychodzącej, wewnętrznej lub wychodzącej. Domyślnie w systemie dostępne są:

Dziennik korespondencji przychodzącej
Dziennik korespondencji wychodzącej
Rejestr faktur przychodzących
Rejestr faktur wychodzących.

Panel nawigacyjny Dzienniki

Uwaga
Drzewo dzienników możemy rozbudowywać tworząc własne dzienniki w Panelu sterowania.

Rejestracja

Rejestrację dokumentu rozpoczynamy od wybrania na drzewku w panelu nawigacyjnym Dzienniki odpowiedniego dziennika. Następnie klikamy odnośnik do formularza rejestracji w Pasku narzędzi. W szczególności wybierzemy:

Korespondencję dla pism nadesłanych rejestrowanej w dzienniku korespondencji przychodzącej
Pismo dla pism rejestrowanych w dzienniku korespondencji wychodzącej
Faktura dla faktur rejestrowanych w rejestrze faktur przychodzących.

Uwaga
Aby rejestrować dokumenty wewnętrzne, niezbędne jest posiadanie uprawnienia systemowego Prawo do rejestrów.

Korespondencja

Formularz rejestracji korespondencji

Opis pól

Pole	Opis
Nr ewidencyjny	Numer generowany automatycznie po zapisaniu dokumentu
Nadawca	Pole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim - z listy kontrahentów - nadawcę pisma
Kategoria	Kategorie są definiowane w Panelu sterowania. Wybranie pozycji z listy powoduje uzupełnienie pól: Procedura, Przekaż do oraz Typ zgodnie z definicją kategorii
Dotyczy	Temat pisma
Procedura	Wybór procedury definiującej obieg dokumentu
Przekaż do	Z listy wybieramy pracownika, do którego ma być przekazany dokument po zapisie formularza rejestracji
Data wpływu	Data nadejścia pisma
Data pisma	Data utworzenia pisma (widniejąca na nadesłanym dokumencie)
Nr zewnętrzny	Numer nadesłanego pisma (dotyczy głównie korespondencji urzędowej)
Typ	Rodzaj dokumentu
Forma kontaktu	Informacja o tym, jak wpłynęło pismo
Uwagi	Miejsce na wpisanie dodatkowych informacji o piśmie

Panel Załączniki został opisany w osobnym artykule. W sekcji tej skanujemy oryginał pisma.

W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Następny dokument. Jego kliknięcie powoduje zapisanie dokumentu i umożliwia rejestrację kolejnego (w tym samym dzienniku) bez konieczności ponownego otwierania okna.

Rejestracja pisma wychodzącego

Formularz rejestracji pisma wychodzącego pokrywa się z formularzem dokumentu typu Pismo. Dodatkowo - w lewym dolnym rogu - umieszczony zostały przycisk Następny dokument, którego kliknięcie umożliwia rejestrację kolejnych dokumentów bez konieczności zamykania formularza i otwierania nowego. Przycisk pełni funkcję zapisz i rejestruj kolejny.

Rejestracja faktury

Formularz rejestracji faktury przychodzącej pokrywa się z formularzem dokumentu typu Faktura zakupu. Dodatkowo w lewym dolnym rogu umieszczony zostały przycisk Następny dokument, którego kliknięcie umożliwia rejestrację kolejnych faktur bez konieczności zamykania formularza i otwierania nowego. Przycisk pełni funkcję zapisz i rejestruj kolejny.

Zarejestrowane dokumenty

Po rejestracji dokumentu w dzienniku, wpis ten będzie widoczny również w module Dokumenty.

Na podstawie wartości w polu Data wpływu automatycznie tworzone jest drzewo w panelu Dzienniki. Poniższy rysunek obrazuje, jak zostało rozbudowane drzewo po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji przychodzącej pism w lipcu i sierpniu 2015 roku.

Przykładowy dziennik korespondencji