Zanim przystąpimy do wprowadzania danych do systemu eDokumenty, musimy odpowiednio przygotować plik *.csv (patrz: przygotowanie pliku *.csv do importu). Aby importować bazę kontaktów z pliku *.csv klikamy ikonę Import z pliku CSV w pasku narzędzi (patrz: Rysunek 1) lub w oknie Osobistej książki adresowej. Importu pokonujemy przy pomocy Kreatora importu osobistej książki adresowej.
Rysunek 1.1: Kreator importu - krok 1
W pierwszym kroku (Rysunek 1.1) wybieramy plik, z którego dane mają zostać zaimportowane i określamy rodzaje separatorów i kodowanie. Dla przykładowego pliku (załącznik przykladowa_baza_kontaktow.csv) parametry te będą następujące:
Klikamy przycisk Dalej i przechodzimy do następnego kroku (Rysunek 1.2), w którym wskazujemy, jakie nagłówki odpowiadają poszczególnym polom w systemie. W tym celu zaznaczamy lewnym przyciskiem myszy nagłówek w sekcji Podgląd importowanego pliku (1, Rysunek 1.2) i przenosimy go do komórki w kolumnie Powiązanie (2, Rysunek 1.2). W załączonym przykładzie element Nazwa przeniesiemy do wiersza z wartością Imię i nazwisko w kolumnie Pole, element Adres email przeniesiemy do komórki obok komórki Email itd. Podczas przenoszenia elementów między kolumnami 1 a 2 wyświetlana jest ikona 3 (Rysunek 2). Pokrywanie wszystkich pól nie jest konieczne.
Rysunek 1.2: Kreator importu kontaktów - krok 2
W sekcji Opcje importu
Nadpisz istniejące kontakty pozwala na określenie, czy import powinien zostać wykonany w trybie dopisywania czy też w trybie aktualizacji. W trybie dopisywania i aktualizacji nie zostaną dopisane te kontakty, dla których w bazie danych odnaleziony zostanie odpowiednik o tej samej nazwie lub numerze NIP lub PESEL. Ponadto w trybie aktualizacji nadpisane zostaną tylko te kontakty, dla których w bazie danych jednoznacznie odnaleziony zostanie odpowiednik o tym samym numerze NIP lub PESEL (zatem w celu przeprowadzenia skutecznego importu w trybie aktualizacji konieczne jest określenie kolumny z numerem NIP lub PESEL).
Przykładowo, podczas importu dwa kontakty o tej samej nazwie i różnych numerach PESEL są traktowane jak dwa różne kontakty, ale dwa kontakty o numerze NIP 6271234567 i różnych nazwach są traktowane jako jeden kontakt.
Pierwszy wiersz jest interpretowany jako nazwy kolumn. Może się jednak zdarzyć, że zawiera on właściwe dane, dlatego zaznaczenie checkboxa Importuj pierwszy wiersz umożliwia jego import.
W przypadku importu bazy kontrahentów możliwe jest wskazanie opiekuna wszystkich importowanych kontaktów. Aby zdefiniować taką osobę, wybieramy ją z listy Opiekun.
Rysunek 1.3: Kreator importu - raport wynik importu
Po wypełnieniu formularza klikamy przycisk Importuj kontakty i potwierdzamy chęć wykonania operacji. Po imporcie wyświetlony zostaje raport (Rysunek 1.3) z podsumowaniem zawierającym informacje o ilości elementów dodanych, zaktualizowanych, bez nazwy, z błędem i zduplikowanych.
Po kliknięciu Zamknij następuje powrót do okna kreatora. Aby przejść do zaktualizowanej listy elementów (w przykładzie - kontrahentów), klikamy przycisk Dalej.
Uwaga
Aby móc dokonać importu z pliku *.csv, użytkownik musi posiadać Prawo do importowania kontaktów z pliku csv (ustawienia w panelu Pracownicy).